Dažniausiai pasitaikančios klaidos
1. Atidėliojimas. Laukiama veiklos vertinimo pokalbių ar geresnės progos ir taip laikas nusikelia pusę metų ir daugiau, kai apie tai kalbėti nebeatrodo aktualu ir adekvatu. Todėl kalbėkite iš karto, kai pastebite nepriimtiną elgesį ar gaunate faktus.
2. Asmens, o ne jo konkretaus elgesio vertinimas, generalizavimas. Čia susiduriame su hiperbolizavimu („tu visada”), vertinimu („tu visiškai nesugebi susitvarkyti su…”), etikečių klijavimu („tu tinginys”).
3. Grįžtamasis ryšys iš trečių lūpų, kai kalbame ne apie tai, ką mes patys matėme, patyrėme, bet apie tai, ką mums kažkas sakė. Išeina sugedęs telefonas, kai nesusidėlioję faktų ir remdamiesi prielaidomis, galime susigadinti tiek savo vardą, tiek santykius su kolega, kuriam suteikiame grįžtamąjį ryšį.
4. Išsakoma kritika be tolimesnių veiksmų sutarimo. Jei po pokalbio nėra aišku, kas ką turi padaryti, jei nesekama, ar laikomasi susitarimų, pajudėti teigiama linkme bus kur kas sunkiau.
Vienas esminių momentų yra suprasti, kad tai pokalbis, o ne monologas ar dar blogiau ginčas. Tad svarbu stebėti pašnekovo kūno kalbą, daryti pauzes ir leisti pasisakyti, patvirtinti ar paneigti, tai kas yra sakoma. Turi būti sudaroma saugi aplinka, kurioje bandoma keisti situaciją, o ne bausti, gėdinti.
Kokie įrankiai padeda geriau suteikti grįžtamąjį ryšį?
Greičiausiai esate girdėję apie legenda tapusį „sumuštinio metodą“, kai grįžtamasis ryšys yra suteikiamas sluoksniavimo principu: teigiami žodžiai – neigiami aspektai – teigiami žodžiai.
O ar esate girdėję apie SBI modelį? Grįžtamasis ryšys struktūruojamas šio modelio pagalba padeda geriau suprasti, ką ir kodėl mes komentuojame. Taip pat leidžia pašnekovui pareflektuoti, kokią įtaką jo veiksmai turi aplinkiniams. Vadovaujantis šiuo įrankiu išvengsime prielaidų, kurios dažnai nuliūdina, piktina žmones ir gadina santykius. Kaip tai veikia praktiškai?
Jei norite taikyti SBI, pirmiausia reikės paprašyti leidimo suteikti grįžtamąjį ryšį, kai leidimas duotas, vadovautis tokiu principu:
1. S (Situation) – apibūdinkite, kur ir kada nutiko situacija, apie kurią kalbate. Tai padės pašnekovui suprasti kontekstą.
2. B (Behavior) – apibūdinkite konkretų elgesį, apie kurį ir norite pasikalbėti. Elgesys apie kurį kalbate turi būti pastebėtas asmeniškai, o ne iš nuogirdų, kažkieno subjektyvių pasakojimų, kurie gali būti klaidingi.
3. I (Impact) – apibūdinkite, kokią įtaką turėjo elgesys jums asmeniškai ir aplinkiniams. Reiktų kalbėti pirmuoju asmeniu („Aš“, „Man“).
Pavyzdys: Šiandien susitikimo dėl projekto metu (S) pasakei, kad mano komanda pateiks reikiamus darbus iki trečiadienio (B). Pasijutau (I): kad negerbi manęs, kaip komandos vadovo, nepaklausęs, ar mums terminai tinka ir neturime kitų įsipareigojimų (o galbūt priešingai: pajutau, kad labai pasitikimi manimi, kaip vadovu, tikėdamas jog susitvarkysiu su tokiu trumpu terminu).
Kas toliau? Kai išsakomas grįžtamasis ryšys, tai nėra pabaiga. Reikia pašnekovui duoti laiko apgalvoti, kas buvo pasakyta, kad būtų galima eiti prie konkrečių veiksmų, kurie padės tobulėti ar spręsti situaciją. Jei suteikiamas pozityvus grįžtamasis ryšis, tuomet reikia padėti pagalvoti, kaip tai gali padėti ateityje, kaip savo stiprybes panaudoti.
Apie grįžtamąjį ryšį kalbėsime vis dažniau
Bendra tendencija – įmonėse vis dažniau ne tik kalbama, bet ir praktiškai bandoma kurti grįžtamojo ryšio kultūrą, perkami mokymai, praktikuojamasi vieni su kitais. Vis dažniau pabrėžiama ir teigiamo grįžtamojo ryšio nauda bei gebėjimas pastebėti ir elgesį įvardinti garsiai. Tačiau pasakyti „puikiai padirbėjai“, „šauniai!” neužtenka. Svarbu sukonkretinti, kas tiksliau turima galvoje (kad ir to paties SBI modelio pagalba), nes tai ne tik įkvepia, motyvuoja, bet ir padeda tobulėti bei geriau panaudoti savo potencialą.
Tiesa ir ta, kad dalis įmonių atstovų yra priversti apie tai galvoti ir imtis veiksmų. Jau dabar situaciją darbe ženkliai keičia jaunoji karta, kuriai itin svarbus dažnas grįžtamasis ryšys ir suvokimas, kad jie prisideda prie sėkmingo įmonės darbo. Ir sakydami dažnas, turime galvoje, kad norima žinoti, kaip pavyko atlikti kiekvieną patikėtą užduotį. Prašyti pakomentuoti, kaip sekėsi, atrodo kaip savaime suprantamas dalykas, o tai kai kuriuos vyresnės kartos atstovus verčia dūsauti, bet kita vertus – ir tobulėti!