1. Atidėkite pašalinius darbus vėlesniam laikui
Visus darbus, nesusijusius su susitikimo tema, būtinai atidėkite vėlesniam laikui arba juos atlikite pertraukos metu. Taip pat reikėtų vengti žvilgčiojimo į telefono ar kompiuterio ekraną, kai tai visai nebūtina. Tokiu savo elgesiu blaškote pašnekovą ir rodote mažą susidomėjimą aptarinėjama tema.
Tokią išvadą galima daryti remiantis naujausiu „Samsung Flip“ tyrimu, atliktu Baltijos šalyse. Net 44 proc. apklausoje dalyvavusių lietuvių teigia, kad susitikimo produktyvumui įtakos turi visų įsitraukimas į bendrą darbą, o žmonės, kurie vienu metu atlieka kelias užduotis ir nekreipia dėmesio į diskusiją, tikrai neprisideda prie tikslo įgyvendinimo.
2. Stenkitės išklausyti kolegas ir priimti jų nuomonę
Neretai pasitaiko, kad susitikimo metu įsivyrauja karšta diskusija, tačiau nebandykite peršaukti savo kolegų tam, kad jie išgirstų jūsų nuomonę. Tai toks pat erzinantis dalykas, kaip ir atlikti kelis darbus vienu metu.
Beveik 50 proc. apklausoje dalyvavusių respondentų iš Lietuvos sako, kad susitikimų metu labiausiai trukdo vienu metu išsakomos kelios nuomonės ir bandymas kalbėti garsiau už kitus. Jei gavote kvietimą ir dalyvaujate susirinkime, tai jūsų nuomonė yra svarbi ir ji bus išklausyta po to, kai kiti nustos kalbėti. Venkite šaukti ir nutraukinėti kitų dalyvaujančiųjų mintis.
3. Pasidalinkite idėjomis ir užrašais po susitikimo
Atliktas tyrimas atskleidė, kad net 33 proc. apklausoje dalyvavusių asmenų teigia, jog pasibaigus surinkimui daug svarbių dalykų ir nuomonių tiesiog pasimiršta. Todėl būkite draugiškas ir pasidalinkite savo užrašais bei pastebėjimais po susitikimo su kolegoms, juk tai taip paprasta išmaniųjų technologijų laikais, kai kiekvienas neabejotinai naudojamės atminties raktu, elektroniniu paštu, „debesų“ talpykla ir kitomis priemonėmis. Būtent pasidalintos idėjos ir nuomonės yra vienas iš susitikimo produktyvumą lemiančių veiksnių.
4. Nevėluokite į susitikimą ir planuokite laiką
Yra posakis – „laikas pinigai“, todėl viena svarbiausių elgesio taisyklių, kurios privalote laikytis darbe – niekada nevėluokite. Net 49 proc. tyrime dalyvavusių teigia, kad susitikimai prasideda ir baigiasi laiku itin retai. Planavimo stoka jūsų gyvenime daug ką gali pasakyti apie vertybes, kuriomis vadovaujatės, todėl gerbkite savo kolegų brangų laiką.
Įsivaizduokite, kad neatvykus numatytu metu, visą aptartą informaciją kolegos turės jums asmeniškai pakartoti. Taip pat jei susitikimą rengiate jūs, labai kruopščiai suplanuokite jo eigą ir laikykitės plano.
5. Nenukrypkite nuo plano
Daugiau nei pusė apklausoje dalyvavusių asmenų teigia, kad susitikimo metu yra dažnai nukrypstama nuo temos, todėl neretai dėl laiko stokos tiesiog kai kurie klausimai yra atidedami kitam kartui arba susirinkimas užtrunka ilgiau nei tikėtasi. Patikėkite, tikslus plano sudarymas ir jo laikymasis smarkiai padidins susitikimo produktyvumą.
Prieš susirinkimą nuspręskite, kuriuos klausimus būtina aptarti diskusijos metu, taip pat suplanuokite, kiek laiko skirsite kiekvienai temai aptarti. Svarbiausia, kad diskusijos organizatorius arba moderatorius tiksliai laikytųsi jūsų paruošto plano. Nepamirškite, kad visus pastebėjimus ar pamąstymus nesusijusius su aptarinėjama tema su kolegomis galima pasidalinti ir pertraukos metu.