Įrašas temos eilutėje turi būti glaustas ir aiškus
Štai keletas tinkamo temos įrašo pavyzdžių: „Pakeista susitikimo data“, „Skubus klausimas dėl pristatymo“, „Rekomendacijos pasiūlymui“. Žmonių impulsą perskaityti el. laišką dažnai lemia įrašas temos eilutėje, todėl jis turi glaudžiai sietis su adresatui (-ams) rūpimais klausimais ir iškylančiomis problemomis.
El. pašto adresas turi skambėti solidžiai
Jei dirbate įmonėje, derėtų naudoti įmonės el. pašto adresą. Tačiau jei naudojatės asmeniniu el. paštu (pvz., esate laisvai samdomas darbuotojas ar kt.), turėtumėte pasirūpinti, kad el. pašto adresas skambėtų solidžiai. Bus geriausia, jei į jį įtrauksite savo vardą ir pavardę: tada adresatas iš karto žinos, nuo ko gavo laišką. Jokiu būdu nenaudokite tokio adreso, kuris galbūt atrodė šmaikštus mokyklos laikais, tačiau yra suvis netinkamas naudoti darbe.
Pagalvokite, ar visada reikia spausti „Atsakyti visiems“
Niekam neįdomu skaityti iš 20 asmenų gaunamus laiškus, niekaip nesusijusius su asmeniniais reikalais. Deja, ne visada pavyksta tokių laiškų nepaisyti, nes apie juos informuoja išmaniuoju telefonu siunčiamos žinutės arba kompiuterio ekrane iškylantys pranešimai. Tikrai neturėtumėte spausti mygtuko „Atsakyti visiems“, jei siunčiamas el. laiškas nėra aktualus visiems adresatams.
Pateikite informacijos apie save
Pateikite adresatui šiokios tokios informacijos apie save. Paprastai jis turi žinoti jūsų vardą (-us) ir pavardę, pareigas, įmonės, kurioje dirbate, pavadinimą, taip pat kontaktinius jūsų duomenis, pvz., telefono numerį. Informacijos apie save skiltis gali būti netiesiogiai reklaminio pobūdžio, tačiau kokių nors prierašų arba pagražinimų reikia vengti.
Vartokite formalius išsireiškimus
Šiukštu nepradėkite laiško neoficialiu pasisveikinimu, o kreipdamiesi į konkretų asmenį netrumpinkite jo vardo.
Stenkitės atsakyti į visus gaunamus el. laiškus
Kad ir kaip sudėtinga atsakyti į visus gaunamus el. laiškus, vis dėlto privalote pasistengti tai padaryti. Ši taisyklė galioja ir tuo atveju, jei laišką gavote atsitiktinai (jis nebuvo skirtas jums), ypač jei akivaizdu, kad siuntėjas tikisi sulaukti atsakymo. Nors kartais atrodo, kad atsakyti tikrai nebūtina, savo reakcija pademonstruosite etiketo išmanymą, o tai išteis svarbu, ypač jei laiško siuntėjas – jūsų kolega.
El. pašto adresą įtraukite paskiausiai
Kad el. laiškas atsitiktinai nenukeliautų į asmens, kuriam nėra skirtas, pašto dėžutę, el. pašto adresą įtraukite tik baigę rašyti ir patikrinę tekstą.
Gerai įsitikinkite, kad nurodėte reikiamą gavėją
Įvedant gavėjo vardą iš adresatų sąrašo į eilutę „Kam“ reikia būti ypač atidiems.
Rinkitės lakonišką šriftą
Įmantrus ir žaismingas šriftas tikrai nėra tinkamas dalykinei korespondencijai, todėl kolegoms skirtus laiškus rašykite pasirinkę įprastos spalvos ir dydžio šriftą. Atminkite, kad dėstoma informacija, visų pirma, turi būti lengvai perskaitoma. Tinkamiausiu paprastai laikomas 10 arba 12 dydžio „Arial“, „Calibri“ arba „Times New Roman“ šriftas. Rekomenduojama spalva – juoda.