Grįžtamasis ryšys: kaip pasiruošti pokalbiui su darbuotoju, kad nekiltų neigiamų reakcijų

Teisingai suteiktas grįžtamasis ryšys gali prisidėti prie kito asmens augimo ir geresnių rezultatų pasiekimo. Tačiau prieš tai svarbu pasiruošti tiek darbuotojui, tiek vadovui.

„Kiekvienam iš mūsų svarbu jausti kitų žmonių kontaktą ir dėmesį. Negaudamas jokio grįžtamojo ryšio darbuotojas ilgainiui gali pradėti jaustis ignoruojamu. Jam pradeda atrodyti, jog nerūpi organizacijai, „įsijungia“ abejingumas“, – pranešime žiniasklaidai sako Lina Žebrauskienė, IT įmonės „Devbridge“ personalo verslo partnerė.

O apgalvotai iškomunikuotas grįžtamasis ryšys ne tik skatina savęs įsivertinimą, motyvuoja tobulėti, bet netgi gali ir sustiprinti tarpusavio santykius komandoje.

Turi būti suteiktas laiku

L. Žebrauskienė pabrėžia, kad grįžtamasis ryšys turi būti konstruktyvus, aiškus, lengvai suprantamas ir nesuasmenintas – dėmesys sutelktas į problemą ar elgesį, o ne į asmenį. Dėl to pateikiami teiginiai turi paaiškinti, kokį poveikį darbuotojo elgesys turi jums, komandai, projektui ir/ar rezultatui.

Jos teigimu, ne mažiau svarbu, kad grįžtamasis ryšys būtų suteiktas laiku, t.y. kuo anksčiau po situacijos, kurią norima aptarti. Jei situacija aptariama praėjus daug laiko, kalbėti tampa sudėtingiau, nes ji gali būti jau nebeaktuali ir užsimiršusi.

„Itin netinkamas pavėluoto grįžtamojo ryšio pavyzdys galėtų būti, jei pradėjus dirbti naujam darbuotojui, grįžtamasis ryšys jam nebūtų suteikiamas. O po keleto mėnesių, matant, kad darbuotojo rezultatai yra prasti, tik tuomet tai aptariama. Natūraliai kyla klausimas – „kodėl tik dabar man tai sakoma?“. O laiku apie tai pakalbėję galite aiškiau suprasti, kokios pagalbos darbuotojui reikia ir teisingai jį nukreipti“, – sako įmonės personalo verslo partnerė.

Grįžtamasis ryšys padeda gauti atsakymus bei aiškiau įsivertinti lūkesčius ir ilgiau įmonėje dirbančiam darbuotojui.

„Kartais pasitaiko atvejų, kad suteikus grįžtamąjį ryšį, išgirstame: „Tikrai? Nežinojau, kad to iš manęs tikiesi.“ Nežinodamas, kaip jam sekasi, darbuotojas negali tobulėti. Tai svarbi kiekvieno vystymosi ir tobulėjimo proceso dalis“, – paaiškina pašnekovė.

Tad vertėtų nepamiršti, kad kiekvienam vertinga išgirsti, jog jo progresas, indėlis komandoje yra matomas – tai paskatina ir motyvuoja kolegas augti toliau.

Kaip priimti

Tam, kad grįžtamasis ryšys atneštų rezultatą, žmogus turi norėti jį išgirsti. Pasak ekspertės, grįžtamojo ryšio gavimas dažniausiai nėra labai malonus procesas, nes dažnai kalbama apie tai, jog kažkas nevyksta arba vyksta ne taip gerai, kaip norėtųsi.

Tai dažniausiai sukelia emocinę reakciją, todėl svarbu aktyviai klausytis, užduoti į situaciją įsigilinti padedančius klausimus bei iš gautos informacijos pasidaryti išvadas – skirti dėmesio ir laiko reflektavimui apie išgirstą informaciją ir faktus – kitaip ji nebus naudinga.

Suteikiant grįžtamąjį ryšį ne mažiau svarbus emocinis fonas. Kai kuriais atvejais, jei emocijų yra per daug, netgi patariama perkelti pokalbį kitam laikui.

„Pamenu situaciją – įmonėje vykusių mokymų metu vienos komandos vadovas pasidalijo savo patirtimi, kai pats būdamas dar jaunu specialistu, neturėdamas daug patirties, bet būdamas itin ambicingu, gavo grįžtamąjį ryšį iš savo vadovo dėl ambicijų valdymo bei nuoseklesnio augimo plano. Tuomet sureagavo itin aršiai – prieštaravo, nenorėjo sutikti su išsakytais argumentais, tačiau po kurio laiko tai apgalvojo, tinkamai pritaikė ir suprato, koks svarbus buvo tas pokalbis ir kaip jis prisidėjo prie tolesnio karjeros kelio“, – pateikia pavyzdį L. Žebrauskienė.

Svarbus reguliarumas

Personalo verslo partnerė akcentuoja, kad nauda galima tik tuomet, jei abi pusės įžvelgia grįžtamojo ryšio galimą naudą bei prasmę.

Ji išskiria tris aspektus, kurie padės besiruošiant grįžtamojo ryšio pokalbiui:

* Darbuotojui patartina aktyviai klausytis bei skirti laiko išgirstų faktų apgalvojimui ir refleksijai;

* Vadovui – nepasiduoti baimei dėl galimos neigiamos darbuotojo reakcijos ir būti užtikrintam dėl ketinimų ir savo vaidmens. Taip pat nepamiršti, jog būnant vadovu, viena iš atsakomybių yra prisidėti prie komandos narių augimo bei tolesnio jų karjeros kelio;

* Ruošiantis grįžtamojo ryšio pokalbiui ne tik apgalvoti, kaip kuo aiškiau perteikti informaciją, bet tuo pačiu pasitelkti nuoširdžią empatiją dėl darbuotojo ateities/ perspektyvos.

„Įmonėje taikome praktiką, kad vadovai su darbuotojai turi reguliarius susitikimus. Jie vyksta ne rečiau kaip kartą per mėnesį, o atskirais atvejais gali būti ir dažniau – kas savaitę ar dvi. Jų metu aptariamas ne tik grįžtamasis ryšys, bet ir augimo kelias, tobulėjimas bei progresas“, – teigia ekspertė.

Ji taip pat dalijasi, jog organizacijoje įdiegtas 360 laipsnių veiklos vertinimo procesas, kurio dalis yra nuo vieno iki dviejų kartų per metus, arba atitinkamai pagal individualią darbuotojo situaciją (augimo planą, situaciją projekte ir pan.), renkamas grįžtamasis ryšys iš komandos narių. Be to, ir darbuotojai skatinami teikti kolegoms grįžtamąjį ryšį tiesiogiai ir laiku, kad jis būtų neuždelstas ir veiksmingas, o ne laukiant grįžtamojo ryšio rinkimo proceso.

Siekiant, kad tam kolegos turėtų įgūdžių, organizacijoje praktiniai grįžtamojo ryšio mokymai vykdomi ne tik vadovams, bet ir visiems įmonėms darbuotojams.

„O po įvykusių grįžtamojo ryšio pokalbių, kad jie iš tikrųjų būtų prasmingi, vertėtų susitarti dėl galimų tolimesnių žingsnių, o jei reikalinga – ir dėl tobulėjimo plano bei reguliarių aptarimų, kaip sekasi to plano siekti“, – apibendrina L. Žebrauskienė.

***

Šis straipsnis yra specialaus „Delfi Karjera“ projekto ciklo „HR žvilgsnis“ dalis. Ankstesnį ciklo tekstą rasite ČIA. Ciklas skirtas perteikti personalo vadovų, žmogiškųjų išteklių specialistų įžvalgas dėl gerovės darbuotojams sukūrimo ir patarimus, kurie gali praversti ieškant darbo ar keliant kvalifikaciją.