Daugelis vadovų sutiktų su pastaruoju teiginiu, kita vertus, nedaugelį pavyktų įkalbėti ieškoti problemos sprendimo būdų. Daugumai susirinkimų našta, el. laiškų rašymas ir visos su bendradarbiavimu susijusios užduotys tėra foninis triukšmas – būtini, bet nebūtinai malonūs darbo elementai. Žmonės pripažįsta, kad įmanoma patobulinti darbo eigą, visgi neskuba įvesti naujovių į darbo procesus.
Kai 2017 m. „Microsoft“ pristatė darbo laiko analizės mechanizmą, tikėtasi, kad įvardinę problemas („Nejaugi tiek valandų skiriu el. laiško rašymui?“), žmonės imsis reformų. Ši analizė atskleidė, kad dauguma žmonių neturi aiškaus suvokimo, kiek jų darbo laiko turėtų būti skiriama bendradarbiavimui su kolegomis ir kokio užmokesčio jie turėtų pageidauti už darbo laiką ir už laiką skirtą galvojimui, idėjų generavimui ir pan.
Laikas skiriasi, priklausomai nuo pareigybių, bet, trumpai tariant, protinį darbą dirbantiems žmonėms reikia daugiau laiko savo užduotims atlikti, nei numatyta jų dienotvarkėse. Štai kodėl daug strategijų, biudžetų, prezentacijų, įvairių projektų rašomi savaitgaliais prie valgomojo stalo, kai vaikai užmiega. 2021 m. portalo „Asana“ atlikto tyrimo „Anatomy of Work Index“ duomenimis, tik 25 proc. dirbančių žmonių darbo laiko yra skiriama vertę kuriančiam darbui, kuriam atlikti jie buvo pasamdyti.
Dėl pandemijos radikaliai pakitę darbo procesai – proga pakeisti įvairioms užduotims skiriamo laiko standartus. Individualiu lygmeniu, kiekvienas darbuotojas privalo aiškiai suvokti, kiek darbo laiko turi skirti įvairioms užduotims. Tarkime, programuotojas, tekstų kūrėjas, teisininkas ir t.t. mažiausiai 40 proc. darbo laiko turėtų skirti intensyviam protiniam darbui. Labiau organizacinio pobūdžio profesijos atstovams vertėtų bent 25 proc. laiko skirti protiniam darbui.
Palyginus savo darbotvarkę su šiais standartais, žmonės dažniausiai ištinka šokas. Susirinkimai, susitikimai, projektų atnaujinimai – tokios ir pan. užduotys užima didžiąją dalį mūsų darbo laiko. O kur dar laiškais užtvindyta el. pašto dėžutė, klausimai, žinutės... Nepanikuokite. Keli nesudėtini veiksmai žymiai palengvins jums gyvenimą.
Atsiverskite kalendorių, nusimatykite tris–keturias būsimas savaites. Tada atlikite šiuos tris veiksmus:
-Sudarykite darbo procesų blokus (mažiausiai po pusantros valandos), atsižvelgiant į savo energijos didžiausio kiekio laikus.
-Įvertinkite kiekvieną būsimą susitikimą. Ar tikrai būtinas jūsų dalyvavimas? Jei susitikimas skirtas pasikeisti informacija, galbūt yra galimybė gauti šią informaciją raštu ir perskaityti?
-Sutrumpinkite savo susitikimus iki 25–45 min. Atrodytų, ne kažin kiek laiko susitaupo, bet patikėkite – pasitelkus šį metodą, per dieną sutaupysite bent valandą laiko.
Visos organizacijos lygmeniu metas atidžiai peržiūrėti, koks vieni kitų laiko naudojimas yra priimtinas. Kiekvienas neaiškios paskirties, iki galo neapgalvotas susitikimas yra sugaištas laikas be naudos, be konkretaus rezultato. Kiekvienas visiems siunčiamas el. laiškas, kuriame nėra konkrečių pavedimų, svarbios informacijos, apkrauna darbuotojus, o naudos neduoda.
Gyvename tokiu laiku, kai nevalia švaistyti laiko. Kiekviena minutė brangi, žmonėms reikia rūpintis savo sveikata, vykdyti pareigas šeimai. Nustoję švaistyti laiką darbo metu, tapsite maksimaliai produktyvūs, pakaks laiko iš tiesų svarbioms užduotims.