Gali juoktis, badyti pirštais, bet bent jau pamąstyk. Praėjusiojo šimtmečio pabaigoje atlikta medicininė studija parodė, kad papildžius žmogaus dietą vos 200 gramų keptų pupelių per dieną, jo išmetamų dujų kiekis padidėja nuo 1,8 litro iki vidutiniškai 3,5 litro per dieną.
Skaičiuojant labai grubiai, gausiai užkandžiaujančio žmogaus organizmas per parą pagamina maždaug 200 mililitrų anglies dioksido ir apie 10 mililitrų metano. Panašų kiekį dujų 10 žmonių valdyba vidutiniškai pagamina per 2,5 val. trukmės savaitinį valdybos posėdį.
„Sveiki, atnešiau bandelių mūsų breistormingui!” – pradžiugina miela kolegė. „Ačiū, ne! – šypsosi kita. – Aš su savimi turiu keptų riešutų“. „Aš – sausainukų ir šokolado, gal kas nori?“ – bruka trečia. O gal kam obuolių? Bananų? Razinų?
Ne veltui vardinu šiuos įprastus mūsų susirinkimų, susitikimų, posėdžių, simpoziumų ir konferencijų palydovų. Tad jeigu priklausai Y kartai, gali net atsiprintinti juokingą memą: „Per šį susirinkimą mes padidinome XXX litrų CO2 emisijos kiekį. Saugokime ozono sluoksnį!”
Susirinkimai kainuoja
Ir net, jeigu anksčiau išdėstyta ironiška autoriaus atrodo per drąsi, turi pripažinti, kad susirinkimai kainuoja. Jei imtume vidutinį vadovo atlyginimą, apie 3400 Eur per mėnesį, ir padalintumėm šį skaičių iš vidutinio mėnesio valandų skaičiaus – 170 val., galima teigti, kad viena 10 žmonių vadovų valanda susirinkime kainuoja 200 eurų.
2019 metų vasarį „Harvard Bussines review“ straipsnyje „Kodėl jūsų susirinkimai smirdi, ir ką su jais daryti“, profesorius Steven‘as G. Rogelberg‘as teigia, kad iš tų 23 val., kurias vadovai praleidžia susirinkimuose per savaitę, bent trečdalis (~8 val.) yra visiškai neproduktyvios. Tyrimai liudija, kad 9 iš 10 žmonių prisipažįsta mėgstantys užsisvajoti susirinkimų metų, o 73 proc. pripažįsta, kad išnaudoja susirinkimų laiką atlikti kitiems darbams.
O dabar 23 valandas padauginus iš 52 (savaitės dienų skaičiaus) ir padauginus iš 200 EUR per vieną valandą, gausime skaičių, kuris mus nustebins – 239 tūkst. eurų. Tokia yra mūsų 10 vadovų susirinkimų kaina per metus. Savo ruožtu – 83 tūkst. eurų – už tiek pinigų laiko iššvaistyta veltui. Yra paskaičiuota, kad „Fortune 50“ bendrovės patiria apie viso patiria apie 75 mln. dolerių nuostolių kasmet vien dėl neefektyvių susirinkimų.
Ir čia net nepriskaičiuojama susirinkimų metu priimtų / nepriimtų sprendimų įtakos organizacijos veiklai ir plėtrai. „Sėdėjimas mytuose yra naujasis rūkymas“, – skelbia naujojo pasaulio pranašai. O mes, ofisų planktonas, nuoširdžiai vadiname susirinkimus „laiko rijikais“, „siurbėlėmis“, „gaišatimi“, „galvos skausmu“, ir, paradoksas, nuolat juose dalyvaujame.
Ar keisime susirinkimų kultūrą?
Pripažink, žmonės nemėgsta, nevirškina ir nekenčia susirinkimų, nes jie yra nykūs, neaktualūs, neįdomūs ir nuobodūs, kaip nevykusi Rusijoje pagaminta meksikietiško serialo kopija.
Kiek kartų sukandę dantis laukėme, kol tas nykus ir neįdomus finansininkas pasijungs savo prakeiktą laptopą, komunikacijos nykštukų choras liausis klegėjęs, pardavimų patinai liausis matavęsi išdidumu, o savimi patenkinta marketingo vadovė patirs orgazmą prezentuodama nykiausią reklaminę kampaniją pasaulyje?
Kiek yra kartota, kad 90 proc. susirinkimų klaidų sudaro proceso, o ne turinio klaidos? Nėra darbotvarkės, pagarbos trūkumas, prasta susirinkimo kontrolė, nemokėjimas įtraukti, neadekvatus sprendimų priėmimas – atrodo, visi matome, kad karalius nuogas, bet nieko pakeisti. regis, negalime.
Prancūzų absurdo genijus Jean‘as Paul‘is Sartre‘as savo garsioje pjesėje „No Exit“ rašė: „Pragaras – tai yra kiti žmonės.“ Ne, brangusis, pragaras yra kitų žmonių susirinkimai.
Tuo metu, kai jie:
- Nežino darbotvarkei;
- Nepritaria tikslams;
- Negirdi kalbančiojo;
- Nemato krypties;
- Neturi plano, ką daryti toliau...
...ir nesupranta, kas čia, po galais, vyksta!
Štai dėl ko po sunkios darbo savaitės jautiesi nieko iš esmės nepadaręs, o lekuoji kaip nuvargęs šuva. Tai kaip gi išmokyti žmones mylėti susirinkimus ir jiems ruoštis? Kaip paversti susirinkimą įdomiu iššūkiu, improvizacija, žaidimu ir pozityvo užtaisu? Padiskutuojam? Padžiazuojam?
Vadovavimas susirinkimui
1. Pasiruošti adekvačiai. Ir suprasti tai reikia adekvačiai. Kiekvienas susirinkimas – kaip ir vaikas – privalo turėti tėtį/mamą. Ta saldi tėvystės pareiga – jei jau tapai tėčiu ar mama, vaikas absoliučiai priklauso nuo tavęs: susirinkimo tikslas, trukmė, dalyviai, kvietimas, darbotvarkė, moderavimas, sprendimų įvairovė, balsavimas.
2. Moderuoti aktyviai. Ir tam nusiteikti. Pasisveikinimas, atidarymas ir uždarymas. Nesibaigianti energija ir geras humoro žiupsnis kišenėje. Aiškumas ir tikslingumas. Kiekvienas susirinkimas yra skirtingas, todėl skiriasi ir jų moderavimas. Ataskaitinis visuomet bus neįdomus, todėl reikia paieškoti gero icebreaker‘io. Trumpas protmūšis, „Youtube“ video, įdomi reklama, meme ar giphy paveiksliukas, žmogau, apsižvalgyk, už lango XXI amžius! Kokį būdą naudosi idėjų generavimui? Pasikartojai metodus ir technikas (e.g. šakninės problemos analizę, „5 Kodėl?“, „Žuvies kaulų“ diagramą, etc.)? Žinai, kaip kviesi žmones balsuoti už sprendimą, kaip skaičiuosi balsus ir kaip simboliškai įtvirtinsi sprendimų priėmimą? Valio, pusė darbo jau padaryta.
3. Išmintingai valdyti konfliktus. Tinkamai paskirstyti susirinkimo dalyvių roles, įkvėpti kuklesnius ir nuraminti aktyviausius, ypač tą akimirką, kai emocijos užkunkuliuoja lyg garvežio krosnis. Stabdyti trolius, visuomet stebėti laiką ir darbotvarkę. Stenografuoti idėjas, pastabas, pasiūlymus. Klausti ir klausyti. Demonstruoti pagarbą kiekvienam, kuris skiria savo laiką tavo susirinkimui ir teikti grįžtamąjį ryšį visiems, kodėl ir kas nepavyksta atlikti taip, kaip buvo sugalvota.
4. Sėkmingai uždaryti susirinkimą. Apibendrinti, padaryti išvadas, padėkoti, pagirti ir paskelbti kito numatomo susitikimo tikslus ir datą. Susirinkti padėkas, komplimentus ir aplodismentus. Ir nepamiršti to, kas buvo sutarta. Kaip yra sakęs produktyviausias pasaulio siaubo romanų rašytojas Stephen‘as King‘as, „čia tik mėgėjai sėdi ir laukia įkvėpimo, o tokie kaip mes – stojasi nuo kėdžių ir žengia prie darbų“. Tad ar pasiruošęs pradėti naują nenuobodų susirinkimą? Sėkmės!
Tomas Staniulis, „Person premier“ konsultantas, lektorius ir rašytojas, vedantis mokymus apie komunikaciją, organizacijų ugdymą ir tobulėjimą.