1. Planuokite iš vakaro.
Prieš miegą visada skiriu laiko pasiruošti rytojui. Peržiūriu dienotvarkę, kokie susitikimai laukia, kokius darbus reikia užbaigti. Taip pat paruošiu kavos virimo apartą, kartais susirašau būtiniausiu darbus. Kelios minutės planavimui vėliau sutaupo daug laiko.
2. Anksčiau kelkitės.
Anksčiau atsikėlus lieka daugiau laiko pasiruošti ateinančiai dienai. Kuo anksčiau atliekate užduotis, tuo daugiau laisvo laiko lieka tą dieną. Pvz., prieš darbą, kuris prasideda 8:30 val., aš jau būnu peržiūrėjusi dienotvarkę, apsilankiusi sporto klube ir pakeliui nusipirkusi kavos.
3. Išskirkite pagrindinį tikslą.
Išskirkite pagrindinį ilgalaikį tikslą. Žmonės dažnai veltui švaisto laiką, tuščiai praleidžia dieną vien todėl, kad neturi aiškaus tikslo, užduoties. Jei prie stalo prieina žmogus ir ima prašyti to, kas visiškai nesusiję su jūsų užduotimi, tvirtai atsakykite: „Ne, ne dabar.“ Arba: „Kažkas kitas kompetentingiau atsakys į šį klausimą.“
4. Per dieną atlikite keturias–penkias užduotis iš darbų sąrašo.
Visada visiems rekomenduoju ir pati taip darau – neilgas darbų sąrašas, kurio darbai per ilgai neatidėliojami. Kiekvieną dieną išrinkite keturias–penkias užduotis ir jas atlikite. Nepervargsite ir išliksite produktyvūs.
Naudojuosi užrašine „Google Keep“, kuri puikiai sinchronizuoja užrašus mobiliajame telefone ir kompiuteryje. Su šia užrašine galima atsitiktiniu būdu parinkti užduotis, pvz., „žmonės, su kuriais turiu susipažinti būsimose kelionėse“, „temos straipsniams“, „paslaugos, programėlės, kurias noriu pažiūrėti“. Priedas – labai smagu ištrinti jau atliktų užduočių sąrašą.
5. Susikurkite sau tinkamą kalendoriaus sistemą.
Susikurkite sau tinkančią kalendoriaus sistemą ir tikrinkite kelis kartus per dieną. Neįmanoma išlikti organizuotam, jei nepamenate datos, laiko, susitikimo vietos ir kitokių su darbu susijusių dalykų. Kaip sako sena patarlė – jei nepavyksta planuoti, planuokite nesėkmę.
6. Suskirstykite tikslus pagal prioritetiškumą.
Sudarykite tikslų, užduočių sąrašą, o paskui kiekvieną iš jų įvertinkite ir vykdykite pirmiausia svarbiausias, paskui – vidutinio svarbumo, galiausiai – mažiausios svarbos užduotis. Kaip kažkada pasakė rašytojas Markas Twainas: „Jei jūsų laukia darbas – suvalgyti varlę, geriausia tai padaryti iš pat ryto. Jei teks suvalgyti dvi varles, geriausia pirma suvalgyti didesnę.“
7. Užduotis išskaidykite į smulkius etapus.
Suskirstykite užduotis į mažesnius etapus, į kiekvienos dienos veiksmus. Tarkime, jūsų tikslas – per metus tam tikru kiekiu padidinti pardavimus. Padalinkite šį skaičių – į mėnesius, savaites, galiausiai – į dienas. Tada žinosite, kiek reikia padaryti per vieną dieną, siekiant tikslo, ir atitinkamai suplanuosite dieną.
8. Skirkite laiko atsakyti į el. laiškus.
Norint būti produktyviam, reikia išlikti susikaupus. Būtent todėl skirkite tam tikrą laiką, per kurį atsakysite į el. laiškus. Jei vos gavę laišką, pulsite atrašinėti, ir taip visą dieną – nieko kito nenuveiksite. Būsite kur kas produktyvesni, jei atsakinėjimui į laiškus per dieną numatysite kelis laikus.
9. Dienos metu darykite pertraukėles.
Skatinu klientus dienos metu daryti kelias pertraukėles, kad neišsektų ir neperdegtų. Mano mėgstamiausias būdas – nustatyti laikmatį, kuris primintų, kad atėjo laikas 5 min. pertraukėlei po darbo laikotarpio (įprastai – po 25 min darbo).