Kaip yra iš tiesų – ar metinius pokalbius jau galime laikyti praėjusia mada, ar visgi jie – būtinybė, atsako mokymų įmonės „Grand Partners“ ugdymo partnerė, organizacijų psichologė Lina Preikšienė.
Nauda ir vadovui, ir darbuotojui
Kaip teigia L. Preikšienė, metiniai pokalbiai yra vadybinis įrankis, kuriuo naudojantis tinkamai, galime išskirti tris naudos gavėjus: pačią organizaciją, vadovus ir darbuotojus. Nors vadovai neretai sako, jog ir taip pasikalba su darbuotojais, todėl metiniai pokalbiai nėra reikalingi, šį argumentą nesunku atremti.
„Net jei kalbatės dažnai, tikriausiai, aptariate kasdienius dalykus. Metiniai pokalbiai padeda suteikti apibendrintą grįžtamąjį ryšį ir aptarti strateginį vaizdą – tai, apie ką kasdien nepasikalbame“, – atkreipia dėmesį ekspertė.
Anot jos, metiniai pokalbiai gali padėti vadovui pagerinti santykį su darbuotojais, perduoti jiems įmonės politiką ir vertybes bei kartu gauti grįžtamąjį ryšį ir sužinoti nuomonę apie save. Jie naudingi vadovui ir tuo, jog padeda numatyti darbuotojo mokymą bei tobulinimą, suprasti jo lūkesčius bei didinti motyvaciją.
Kalbant apie naudą darbuotojui, metinis pokalbis yra puiki galimybė išsiaiškinti, kaip jo darbą vertina vadovas ir išsakyti jam savo nuomonę, sužinoti, kur juda įmonė, pagal tai planuoti asmeninių kompetencijų augimą ir pasijusti vertinamam.
„Vos pradėjus metinių pokalbių tradiciją, tikėtina, jog iškart pamatyti naudą bus sunku – tam reikia laiko ir ji ateina palaipsniui, tačiau jei šis įrankis bus naudojamas netinkamai – juos netinkamai ves ir abi pusės nebus pasiruošusios – naudos taip pat gali būti nedaug“, – perspėja L. Preikšienė.
Nuo strategijos iki asmeninio indėlio
L. Preikšienės teigimu, efektyviai įmonės tikslus pasiekti padeda ne kas kitas, kaip motyvuoti ir kompetentingi darbuotojai, tačiau jiems turi būti aišku, kaip asmeniškai prisideda prie tų tikslų siekimo. Tam, anot ekspertės, padėti gali kaskadavimas – valdymo procesas, kai organizacijos strateginiai prioritetai padalinami kiekvienam padaliniui, skyriui, darbuotojui.
„Kaskadavimas padeda viziją, strateginius prioritetus sudėlioti iki kiekvieno žmogaus indėlio – tuomet darbuotojui tampa aišku, kur link organizacija eina ir kaip jis gali prie to prisidėti, kaip gali tobulėti bei kaip yra vertinamas, o užbaigti metinį pokalbį turėtų susitarimai, – pažymi L. Preikšienė ir priduria, jog metinis pokalbis yra derybos dėl ateities – ko mes vienas iš kito tikimės kitais metais? – Jei susitarimai konstruktyvūs, pamatuojami, jie naudingi.“
Kaip pasiruošti?
Ugdymo partnerės teigimu, ruoštis metiniams pokalbiams turėtų abi pusės – tiek vadovai, tiek darbuotojai.
„Pirmiausia, padalinio, skyriaus vadovas gali padėti pasiruošti savo darbuotojams. Pavyzdžiui, susirinkimo metu pasikalbėti su jais apie strateginius įmonės tikslus ir paskatinti apgalvoti, kaip kiekvienas galėtų prisidėti prie jų įgyvendinimo. Vadovas neturėtų klausti, kokie yra darbuotojo kitų metų tikslai – priešingai, vadovas turėtų įvardinti įmonės ar skyriaus strateginius prioritetus ir klausti žmonių, kaip jie prisidės prie jų įgyvendinimo, nes tik žinodamas, kur link eina komanda, darbuotojas supras, apie ką jam mąstyti. Taip mes užsitikriname, kad darbuotojas ir vadovas į pokalbį ateitų su tam tikrais tikslais ir galėtų susitarti“, – aptaria L. Preikšienė.
Ji pažymi, kad pokalbio metu turėtų būti aptarta ir vertybinė dalis, t.y., kiek darbuotojas elgiasi pagal organizacijos vertybes: „Pavyzdžiui, jei organizacijos vertybė yra komandiškumas, svarbu aptarti, koks darbuotojo elgesys atitinka šią vertybę, o gal kažką reikėtų keisti.“
Kaip teigia organizacijų psichologė, pasitaiko įmonių, kurios metiniams pokalbiams ruoštis pradeda dar rudenį – vadovai klausia darbuotojų, kaip jie mato ateitį, kas yra svarbu, ir atsakymus perduoda vadovybei, o ši, atlikusi analizę, suformuoja strateginius prioritetus ir tada pradeda kaskadavimą. Ekspertė pastebi, jog kaskadavimo procese ypač naudinga aptarti ir skyrių, padalinių bendradarbiavimo galimybes, siekiant strateginių įmonės tikslų.
Po metinių pokalbių L. Preikšienė rekomenduoja vadovams susirinkti į vertinimą ir pasikalbėti apie tuos darbuotojus, kurie viršija tikslų pasiekimo lūkesčius, kurie yra pavyzdys kitiems, pamąstyti, kaip juos išsaugoti. Taip pat aptarti darbuotojus, kurie visiškai nepasiekė tikslų arba jų elgesys neatitinka organizacijos vertybių, bei įvertinti, ar galima padaryti kažką, jog jiems būtų lengviau, ar visgi atėjo laikas atsisveikinti.
Vertinti reikia asmeninį indėlį, o ne rodiklius
L. Preikšienė dalinasi, jog yra organizacijų, kurios naudoja metinių pokalbių įrankį jau ne vienus metus, tačiau vis dar yra darbuotojų, kurie netiki jo nauda, vadinasi, įrankis naudojamas netinkamai.
„Dažnai pasitaikanti klaida yra ta, kad kai mes kaskaduojame tikslus, tai darome kopijuodami. Pavyzdžiui, strateginis tikslas gali būti sumažinti darbuotojų kaitą 7 procentais, tačiau toks pats tikslas skirtingus padalinius demotyvuos, nes nėra aišku, kaip prie to kiekvienas gali asmeniškai prisidėti. Kalbantis su kiekvienu žmogumi, turi būti vertinamas asmeninis kiekvieno darbuotojo indėlis, o ne bendras rodiklis“, – teigia ekspertė.
Ji dalinasi, jog Lietuvoje ir pasaulyje populiarėjanti tendencija – kelti vadinamuosius „okearus“ (ang. OKR – Objectives and Key Results), kurie palengvina vertinimo procesą: „Pavyzdžiui, mūsų tikslas yra atlikti tyrimą, vadinasi, išskaidome jį etapais – suformuota anketa, anketa pateikta darbuotojams, surinkti rezultatai, atlikta analizė, pristatyti rezultatai. Tokiu būdu iškelti tikslai yra lengviau pamatuojami, taip pat galime procentais įvertinti etapus, numatyti terminus.“
Pradėkite nuo paprasto klausimo
L. Preikšienė pastebi, jog metinis pokalbis ir jo rezultatas stipriai priklauso nuo darbuotojo ir vadovo tarpusavio pasitikėjimo, todėl jei jį darome ne pirmą kartą, pasitikime vienas kitu, galime kalbėtis ir nuotoliniu būdu. Tačiau jei visgi yra abejonių, ar tikrai pavyks užtikrinti atvirumą, tuomet verčiau rinktis gyvą susitikimą, nes buvimas šalia suartina. Jei toks pokalbis vyksta pirmą kartą, tuomet gyvas kontaktas gali padėti atsikratyti nerimo.
„Kai susitinkate su darbuotoju, kiekvienam vadovui siūlau pradėti nuo paprasto klausimo – kokie tau buvo metai? Nepulkite iškart matuoti, kiek ir ką pasiekėte. Toks paprastas klausimas padeda atsakyti, kiek įžangos reikia, – vienas pašnekovas nenori veltis į asmeninį pasidalinimą, kitas jaučia įtampą, todėl kalbėti reikia tol, kol tos įtampos neliks, nes jai esant išsijungia racionalus mąstymas ir dėl tikslų konstruktyviai nesusitarsime. Po įžangos galima keliauti prie praeitų metų, aptarti, kaip sekėsi, kokie tikslai pasiekti, kokios kompetencijos išugdytos, kokios vertybinės elgsenos būdingos, o paskui keliauti į kitus metus – ko reikia, ką darbuotojas mokysis ir kt.“, – pataria ekspertė.
Anot L. Preikšienės, pokalbio struktūroje svarbu, jog visada bet kokio klausimo pirmiausia klaustumėte darbuotojo, o vėliau į tą patį klausimą atsakytų ir vadovas: „Lygiai taip pat ir apie vertybes, ir kitų metų tikslus – nors tai gali atrodyti kaip žaidimas, bet logika tokia, kad kuo daugiau pasako pats darbuotojas, tuo labiau jis prisiima atsakomybę ir įsipareigojimus.“
L. Preikšienė rekomenduoja pokalbį baigti aiškiais susitarimais: „Vienas iš paskutinių rekomenduojamų klausimų – kaip darbuotojas matytų savo vadovą, kokių rekomendacijų jam turėtų? Gali būti, jog kažkam įsipareigos ne tik darbuotojas, bet ir vadovas, galbūt tikslų siekime darbuotojas prašys pagalbos ar informacijos, todėl baigti pokalbį reikėtų aiškiais susitarimais – kas ką darys ir kada susitiksime aptarti tarpinius rezultatus.“
Pokalbio formaliuosius klausimus, anot ekspertės, rekomenduojama dokumentuoti – popieriuje turėtų atsirasti praėjusių metų tikslų vertinimas ir susitarimai, kurie gali būti naudingi ateityje objektyviai vertinant darbuotojus.
Produktyvumas yra proceso klausimas
Nors atrodo, kad vis daugiau įmonių atsisako metinių pokalbių, kaip teigia L. Preikšienė, tai tiesa tik iš dalies – organizacijos atsisako formalumų, o pokalbių pobūdis tampa mažiau struktūruotas, tačiau jie nedingsta. „Yra daugybė sistemų, kurios padeda išskaidyti tikslus, sudėlioti juos laiko rėmuose, tačiau pagrindiniai strateginiai ir vertybiniai klausimai lieka ir jie turi būti aptarti – tiesiog nebevadiname to veiklos vertinimu“, – teigia ekspertė.
„Kaip kuo geriau vesti metinius pokalbius kalbėti galime nuolat, tačiau aš neįsivaizduoju, kaip be šio įrankio galima vadovauti“, – ar metiniai pokalbiai yra praėjusi mada, ar būtinybė, apibendrina L. Preikšienė.
Anot jos, svarbu nuolat auginti kompetenciją juos vesti kokybiškai, aiškiai formuoti strateginius tikslus, teikti ugdantį grįžtamąjį ryšį: „Jei jūsų darbuotojai sako, jog ir taip nespėja, todėl laiko metiniams pokalbiams nėra, siūlau sustoti ir pagalvoti, kaip pakeisti procesus, nes tai, ką darėte anksčiau, – nebetinka. Produktyvumas nėra tik asmeninis reikalas – tai procesų efektyvumo klausimas, todėl apmąstykite, kaip pakeisti procesą, kad galėtume efektyviai dirbti ir laiko tikslų aptarimui pakaktų.“