Į šiuos klausimus atsakė ISM Vadybos ir ekonomikos universiteto Vadovų magistrantūros Organizacijų pokyčių modulio dėstytoja Laura Rimkutė.
Grįžtamojo ryšio davimas ne vienam kelia stresą, tad neretas vadovas, bijodamas prisidaryti daugiau žalos nei naudos, šio proceso tiesiog atsisako. Tačiau nežinodamas, kaip jam sekasi, darbuotojas negali tobulėti. Tad vadovo užduotis – ne tik duoti grįžtamąjį ryšį, tačiau jį duoti teisingai.
Grįžtamojo ryšio davimas lengvas ne visiems
Grįžtamojo ryšio davimo procesas – itin svarbus kiekvienam augti ir tobulėti norinčiam darbuotojui, rašoma pranešime spaudai. Tačiau žmonėms jį priimti ne visada lengva. Kiekvieno žmogaus ego saugo gynybiniai mechanizmai, todėl neretam nemalonius, o kartais ir pozityvius dalykus, priimti gali būti labai sunku. Išgirdus savo paties susidarytam įvaizdžiui grėsmę keliančią informaciją, žmonės neretai patys to nepastebėdami neigia išgirstą tiesą, kaltina kitus ar susiranda „atpirkimo ožį“. Tokios situacijos nėra malonios nei vadovams, nei darbuotojams, todėl lyderiai neretu atveju išvis atsisako grįžtamojo ryšio proceso savo darbe.
Siekiantys grįžtamąjį ryšį gauti ir norintys sužinoti, kaip jiems sekasi, pasižymi stipriu troškimu tobulėti ir stiprinti pasitikėjimą savimi. Juo pasižymintys žmonės jaučia mažiau grėsmės savo susidaryto įvaizdžio subyrėjimui, todėl gali atviriau žiūrėti į aplinkinių jiems parodytas klaidas. Toks atvirumas sudaro sąlygas mokytis iš savo nesėkmių, o ne jas atmesti ir neigti. Tad sugebėjimas paprašyti grįžtamojo ryšio ir jį priimti yra brandžios asmenybės požymis. Brandai pasiekti reikia dirbti su savimi ir užsiimti saviugda. Sustiprinus sugebėjimą klausytis, išmokstama padėkoti už išsakytus dalykus, nereaguoti į juos taip priešiškai, užduoti į situaciją įsigilinti padedančius klausimus bei iš gautos informacijos pasidaryti išvadas.
Grįžtamasis ryšys turi būti duodamas laiku ir vietoje
Grįžtamojo ryšio kultūra organizacijoje kuriama nuosekliai ir pamažu. Jo svarbą ir naudą savo kompanijoje išryškinti siekiantys vadovai tai turėtų daryti pavyzdžiu – ne tik suteikti, bet ir paprašyti atsiliepimo. Tinkamai grįžtamąjį ryšį priėmęs vadovas suteiks darbuotojams stimulo nebijoti jį duoti ir ateityje. Mat grįžtamąjį ryšį sunkiau duoti griežtą hierarchinę struktūrą turinčioje įmonėje. Kuo organizacija plokštesnė, tuo kolektyvui su vadovu bendrauti paprasčiau ir lengviau. Tad kuriant grįžtamojo ryšio kultūrą, reikia atsižvelgti ne tik į asmenines darbuotojų savybes, jų auginimą, bet ir į įprastą bendravimo kultūrą organizacijoje.
Siekiantys grįžtamąjį ryšį duoti teisingai, turėtų vadovautis keliomis esminėmis taisyklėmis. Pavyzdžiui, jis turi būti duodamas tinkamu laiku, t.y. iškart po situacijos, kurią norima aptarti. Jei apie įvykį norima diskutuoti po jo praėjus daug laiko, apie jį kalbėti tampa gerokai sunkiau. Situacija jau užsimiršus, nebeaktuali, todėl darbuotojas nesupranta, kodėl vadovas prie jos grįžta.
Kitas gero grįžtamojo ryšio kriterijus yra konkretumas. Kai kurie vadovai kalba apibendrintai ir nesugeba konkrečiai įvardinti, kas buvo atlikta gerai ar prastai. Apibendrintai pasakomi dalykai dažniausiai lieka nesuprasti, todėl grįžtamasis ryšys palieka silpną poveikį. Taip pat svarbu įsitikinti, kad jis būtų duodamas tinkamoje aplinkoje ir tinkama forma. Neigiami dalykai vienareikšmiškai turėtų būti komunikuojami ne prie kitų akių, tačiau asmeniškai. Negana to, reikalinga ir saugi bei įkvepianti atmosfera, kad darbuotojui kiltų noras augti, o ne užsisklęsti.
Grįžtamasis ryšys padeda gauti atsakymus ir vadovui, ir darbuotojui. Tai svarbi kiekvieno iš jų vystymosi ir tobulėjimo proceso dalis. Mokant duoti ir gauti informaciją, pokyčių galima pasiekti tiek kompanijos veikime, tiek sutrumpinti darbuotojo kelią asmeninių tikslų siekime.