Kas yra asmens duomenys, privatumas ir kaip jį saugoti, diskutuojama vis dažniau. Advokatų kontoros TGS teisininkė Viktorija Minkevičiūtė sako, kad svarbu suprasti, jog visa tai apima ne tik asmens duomenis (tokius kaip vardas, pavardė, asmens kodas, atvaizdas, el. paštas ar telefono numeris, bet ir gyvenimo aprašymą, hobius, gyvenamąją vietą ir kita).
„Vykdant darbuotojų atrankas labai svarbu išlaikyti balansą ir teirautis tik to, kas yra reikšmingai susiję su darbuotojo paieškomis“, – akcentuoja ji.
Ar dar naudojamas CV?
Nors vis dažniau, ypač darbuotojų „medžioklėje“, gyvenimo aprašymo pirmajam pokalbiui gali net neprireikti, CV vis dar yra svarbus elementas darbuotojų atrankose. Čia, pasak teisininkės, reikėtų pradėti nuo to, kad kandidatų CV yra skirti tik atranką vykdantiems asmenims: personalo skyriui ir vadovams – kiti asmenys jų matyti neturėtų.
CV saugojimo tvarka turėtų būti apibrėžta bendrovės asmens duomenų saugojimo tvarkoje ir jos turėtų būti paisoma. „Nepriimtų į darbą kandidatų duomenys turi būti sunaikinami per 6 mėnesius po atrankos, nebent kandidatas sutinka, kad jo duomenys būtų saugomi ilgiau (pavyzdžiui, siekiant įsidarbinti vėliau).
Tvarkant asmens duomenis darbo tikslais turi būti užtikrinta pagarba žmogaus orumui, privatumui ir asmens duomenų apsaugai, ypač siekiant laisvai vystytis darbuotojo asmenybei, taip pat individualių ir socialinių santykių darbo vietoje galimybes. Darbdaviai turėtų priimti duomenų apsaugos politiką, taisykles, kitus vidinius duomenų naudojimo dokumentus, lokalinius aktus“, – vardija teisininkė.
V. Minkevičiūtei antrina ir bendrovės „Simple search“, užsiimančios aukščiausio lygio vadovų „medžiokle“, partnerė Irma Simonkevičienė. Anot jos, viena didžiausių klaidų, kurias daro darbdaviai, – galvoja, kad CV nėra itin konfidenciali informacija.
„Net jei „medžiojamas“ kandidatas atsiunčia CV, dar nebūtinai reiškia, kad jis nori darbo pasiūlymo. Galbūt tik išsiuntęs CV jis turės galimybę susitikti su potencialiu darbdaviu ir patyrinėti darbo galimybę. Todėl vykdant tiesioginę paiešką CV visada yra itin konfidenciali informacija iki kol kandidatas įsidarbina įmonėje“, – sako I. Simonkevičienė.
Darbovietė neturėtų prašyti kartu su CV pateikti ir nuotrauką, nes nesėkmingos atrankos metu darbuotojas galėtų kreiptis dėl diskriminacijos lyties, rasės ar etninės kilmės pagrindu.
Darbuotojų atranka soc. tinkluose
Vis dažniau darbuotojų atrankoje dalyvaujantys žmonės sako pastebintys, kad darbdaviai būsimą darbuotoją tikrina ir socialiniuose tinkluose. Vis dėlto ir čia advokatų kontoros TGS teisininkė pataria prisiminti taisyklę – gerbti darbuotojo privatumą.
„Jeigu darbuotojas jums nenurodė savo „Facebook“ anketos, jos ieškoti neturėtumėte. Darbdavių įdarbinimo tikslais renkami asmens duomenys turi būti aktualūs, atsižvelgiant į darbo pobūdį, todėl siūloma apsiriboti sparčiai populiarėjančia „LinkedIn“ platforma. Darbdaviai turėtų kuo labiau sumažinti asmens duomenų tvarkymą ir apimti tik tuos duomenis, kurių reikia konkrečiais atvejais siekiamam tikslui“, – sako teisininkė.
Advokatė primena, kad darbdaviai turėtų rinkti asmens duomenis tik tiesiogiai iš kandidato ir tik būtinais atvejais iš trečiųjų šalių. Jeigu darbovietė kandidatą tikrina soc. tinkluose, labai svarbu aiškiai apibrėžti, kokiais tikslais ši informacija naudojama ir kaip bus saugoma.
Rekomendacijų etiketas
Neretai kandidatuojant į pareigas, būsimas darbdavys pasiteirauja ir ankstesnių vadovų rekomendacijų, anot teisininkės, jau šiame sakinyje yra raktinis žodis „pasiteirauti“. Naujasis darbdavys gali rinkti kandidato, pretenduojančio eiti pareigas, rekomendacijas, susijusias su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis: iš buvusio darbdavio – prieš tai informavęs kandidatą, o iš esamo darbdavio – tik kandidatui sutikus. Kai kandidato yra prašoma pateikti darbdavio rekomendacijas, kandidatas pats rūpinasi rekomendacijų gavimu.
Kiek kitokia situacija yra susiklosčiusi tiesioginių paieškų (galvų medžioklės) srityje, kurioje į kandidatą neretai kreipiamasi būtent dėl išgirstų rekomendacijų.
Bendrovės „Simple search“ partnerė I. Simonkevičienė sako, kad tokioje darbuotojų atrankoje vertinamas gyvas, asmeninis kontaktas ir jis išlieka esminiu bendraujant dėl darbo pasiūlymų. „Ieškant vadovų taip pat remiamasi rekomendacijomis, tiesioginiais ir netiesioginiais atsiliepimais rinkoje, turimu asmeninių kontaktų tinklu. Jei seniau nuotoliniai susitikimai su kandidatais buvo išimtis, tai pamažu tampa įprasta praktika. Žinutė soc. tinkluose tapo vienu iš būdų užmegzti asmeninį kontaktą“, – sako ji.
Įspėjamieji signalai darbo pokalbyje
Sėkmingai atranką pasiekusiems darbuotojams V. Minkevičiūtė paaiškina, kad pirminiuose atrankos etapuose neturėtų būti prašoma pateikti specialių kategorijų asmens duomenų, tokių kaip teistumas, sveikata, dokumentų kopijos ir kita. Vėlesniuose etapuose klausti apie darbuotojo išsilavinimą, sveikatą bei teistumą galima tik tuo atvevu, jeigu tais susiję su būsimomis pareigomis.
Asmenybės testai ir interesų konfliktų deklaravimas bendrovių praktikoje kartais yra naudojami, tačiau kol kas nėra susiformavusi teismų praktika, kuri apibrėžtų juos drausti ar leisti.
Darbo pokalbio metu taip pat neturi būti prašoma pateikti asmens kodo, duomenų apie šeiminę padėtį, finansinę padėtį, kredito istoriją, žalingus įpročius, pomėgius ir kita, šių duomenų atskleidimas ne tik galėtų pažeisti darbuotojo privatumą, bet ir būti pagrindu diskriminacijai. Atitinkamai darbo pokalbio metu neturėtų būti klausiama jokių klausimų, kurie nėra susiję su kandidatuojama darbo vieta, išsilavinimu ir darbo patirtimi.
„Labai dažnai galima išgirsti tokių, tačiau neturėtų būti klausiama, kodėl kandidatas išėjo iš darbo, kokie ankstesnės įmonės trūkumai privertė priimti tokį sprendimą ir panašiai. To darbdavys galėtų klausti tik savo darbuotojo, nusprendusio išeiti iš darbo. Vis dėlto, jeigu darbuotojas darbo pokalbio metu ar CV pats atskleidžia atitinkamą asmeninę informaciją, tai galima išklausyti ir nėra būtinybės atsisakyti priimti CV“, – paaiškina teisininkė.
Įspėjamasis signalas, kad įmonė neapdairiai elgiasi su asmens duomenimis gali būti ir pokalbio metu pasakojama informacija apie kitus kandidatus ar darbuotojus, – pastebi žmogiškųjų išteklių specialistė I. Simonkevičienė.
Darbuotojų atrankos metu svarbu tinkamai paruošti erdvę ir atkreipti dėmesį, kad ant darbo stalo ir matomoje vietoje nebūtų palikti dokumentai ar kiti užrašai su asmens duomenimis, prisijungimai prie įvairių sistemų, kitų kandidatų gyvenimo aprašymai.