Nusprendus samdyti asmenį, kuris įmonėje dirbtų nuotoliniu būdu, vertėtų nepamiršti, kad sutartį dėl nuotolinio darbo galima pasirašyti arba iškart, arba ją keisti darbo eigoje. Sutartyje gali būti aptarti sugrįžimo dirbti visą darbo laiką darbovietėje atvejai.
Tokioje sutartyje turėtų būti nustatyta, kad darbuotojas gaus kompensaciją už išlaidas, susijusias su jo darbu, darbo priemonių įsirengimu ir naudojimu. Svarbu paminėti ir tai, kas darbuotojui, dirbančiam ne darbovietėje, netaikomos įmonės darbo tvarkos taisyklės. Priimant į komandą tokį narį, sutartyje bus reikalaujama nurodyti, kokiu adresu asmuo dirbs.
Įdarbinus nuotoliniu būdu dirbantį asmenį darbdavys privalo užtikrinti, kad jis bus supažindintas su duomenų apsauga ir kad dirbti jis turės kaip biure dirbantys darbuotojai, 40 val. per savaitę.
„Dažnai verslą pradedantys ambicingi verslininkai paprasčiausiai neturi lėšų įkurti dar ir papildomų darbo vietų. Tokiu atveju pats geriausias variantas yra tiesiog užregistruoti savo įmonę ir turėti toje vietoje virtualų biurą, o bent jau pradžioje samdyti žmones dirbti nuotoliniu būdu.“ savo nuomone dalinasi nemokamasadresas.lt įmonių registravimo specialistas Vytautas Urbonas.
Pateikiame kelias strategijas, padėsiančias jūsų nuotoliniu būdu dirbančius darbuotojus organiškiau prisitaikyti prie komandos, operatyviau bendrauti, būti produktyvesniais ir labiau motyvuotais.
1. Gerinkite komunikaciją
Šiame virtualių technologijų pasaulyje yra labai svarbu atrasti būdą darbuotojams kuo daugiau „plepėti“ internetinėje erdvėje (tiek formaliai, tiek ne), nes jie neturi susitikimų „akis į akį“, jokio asmeniškesnio kontakto. Aiški komunikacija sumažina užduočių atlikimo spragas, taip paverčiant komandas efektyvesniais. Kai kurios efektyvios komunikacijos galimybės yra virtualūs pokalbių kambariai, socialiniai tinklai, virtualios video konferencijos ar kiti bendravimo įrankiais.
Darbuotojai taip pat neturėtų nuvertinti kalbėjimo galios, kartais lengviausia yra pakelti telefoną ir garsiai, emocionaliai pasikalbėti apie idėją ar problemą. Pagerinta komunikacija nėra vien tik apie geresnes praktikas bendravimui ar susitikimams. Įvairiausios detalės, tokios kaip virtualūs aplankai ir dokumentai, turėtų būti sužymėti etiketėmis, nes tai gali ypač pagerinti organizuotumą ir užkirsti kelią nereikalingai komunikacijai, kuomet komanda yra išsibarsčiusi.
2. Daugiau diagramų
Dirbant su nuotoliniu būdu veikiančiomis komandomis labai svarbu užfiksuoti jų produktyvumą: pažiūrėti, kas veikia, o kam prireiks daugiau pastangų. Gera žinia yra ta, kad darbas nuotoliniu būdu dažnai skatina darbuotojo produktyvumo lygį. Tyrimai parodė, jog žmonės, kurie dirbo iš namų, gebėjo atlikti beveik visos darbo dienos (8 val.) užduočių daugiau per visą savaitę negu tie, kurie dirbo biure. Visada sekite darbą, kad pasiektumėte užsibrėžtų tikslų, nustatytumėte kertinius sėkmės rodiklius tiek komandai, tiek individualiems darbuotojams, tuomet pažiūrėkite į tas laiko skaičiavimo ir užduočių valdymo lenteles.
Vis rengiant tokius susirinkimus ar susitikimus su savo nuotoliniu būdu dirbančiais pavieniais darbuotojais padės jums nustatyti, kaip kiekvienas asmuo dirba ir ką jie gali nuveikti, idant geriau sektųsi darbe. Paskirkite jiems bent vieną „atvirų durų“ valandą, kad jie galėtų ateiti ir kreiptis dėl kliūčių, skiriančių juos nuo jų pačių sėkmės.
3. Negailėkite laiko darbuotojo atrankai
Vienas didžiausių naudų samdant nuotoliniu būdu dirbančius darbuotojus yra galėjimas dirbti bet kur, visiškai nesvarbu, kuriam pasaulio kampelyje jie dabar yra. Jei darbas namuose įmonėje užima reikšmingą vaidmenį, labai protinga apie tai užsiminti darbo pokalbio metu.
Jei darbuotojas nėra patyręs darbo nuotoliniu būdu, pasiūlykite jam bandomąjį laikotarpį, kurio metu jis galėtų nuotoliniu būdu padirbėti savaitę per mėnesį ar netgi daugiau ir pažiūrėti, kaip jam tokia sistema prigyja, ar nemažėja produktyvumas. Dirbti iš namų ar kavinės – tikrai ne visiems, todėl suprasti ir pasirinkti tinkamą žmogų tokioms darbo sąlygoms yra nepaprastai svarbu.
4. Nepriekaištinga komandos atmosfera
Būkite protingi ir leiskite nuotoliniu būdu dirbantiems jaustis komandos dalimi, nes jie siekia lygiaverčių įmonės tikslų. Būtina apie viską visada juos informuoti, ar tai būtų tai, kas šiuo metu vyksta įmonėje, ar kas kokiais nors būdais galėtų būti padaryta. Aprūpinkite juos tokiomis pačiomis galimybėmis, nes jie yra lygiaverčiai jūsų kolegos.
Įtraukite juos į biuro konkursus ir siųskite jiems visokią įmonės atributiką (su logotipais), pvz. džemperius ar rašiklius. Taip pat siųskite jiems gimtadienio ar kitų švenčių atvirutes. Kvieskite juos į įmonės vakarėlius, įvykius.
Jei realaus biuro neturite ir tai yra jūsų verslo pradžia, naudojatės, pvz., virtualaus biuro paslaugomis, organizuokitės susitikimus kavinėse ar vieno jūsų namuose. Palaikykite organišką atmosferą, jūsų komandos nariai turi vieni kitus pažinoti gyvai.
5. Konfliktų reguliavimas
Nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai turėtų jaustis galintys gauti pagalbos iš kitų savo komandos narių ir niekada nesijausti ištremti ar ignoruojami. Nieko nėra blogiau nei tai, kuomet nuotoliniu būdu dirbantys kiti komandos nariai jaustųsi sužlugdytais, nes dėl paramos stokos jie negali gerai atlikti savo darbo.
Bendrauti „virtualiais komandos nariais“ suprantamai kartais gali nesisekti ar nervinti – ypač jei esate vienintelis toks. Jūs galite visiškai nesuprasti, ties kuo šiuo metu dirba jūsų komanda, o taip pat galite susidurti su keblumais norint ją pasiekti.
Taip pat gali būti sudėtinga surasti ir įdarbinti žmones, kurie sutiktų dirbti nuotoliniu būdu. Geros naujienos yra tos, kad tai visiškai pagrįsti ir normalūs susirūpinimai, kurie gali būti taisomi visų pirma teisingu ir tvirtu požiūriu, o jei tokį išsiugdėte, tikrai galėsite su savo komanda pasiekti neįtikėtinai daug.