DIENA
6. Venkite susitikimų, kuriuose Jums dalyvauti nebūtina.
Per daug dažnai žmonės vaikšto į darbinius susitikimus vien iš smalsumo. Šių susitikimų metu gali nutikti taip, kad Jums bus paskirtos papildomos užduotys arba pats jas prisiimsite. Galite būti įtrauktas į naujai sukurtą darbinę grupę, nors grupės veikla jokios tiesioginės naudos Jūsų darbui neturės.
Panašus pavojus – pasiūlymai „išgerti kavos ir paplepėti“, kurių galima sulaukti tiek iš kolegų, tiek iš seniai matytų bičiulių.
Uždavę klausimą apie TIKSLĄ, Jūs galėsite kontroliuoti situaciją ir spręsti, reikia Jums to ar ne. Jei nuspręsite, kad reikia, padarykite dar vieną sprendimą – aiškiai apsibrėžkite susitikimo trukmę.
7. Venkite neplanuotų, skubių ir impulsyvių veiklų.
Statistiškai iš 10 „skubių ir degančių“ darbų tik 1-2 būna tikrai skubūs, o visi kiti gali palaukti savo eilės. Išlaikykite vidinę ramybę tuo metu, kai panikos apimtas kolega, kuris, ko gero, neplanuoja savo laiko, atbėga pas Jus ir bando sukelti tokią pat paniką Jums. Ramiai išsiklausinėkite, kodėl tai skubu? Pasidomėkite, ar gali tai padaryti kas nors kitas? O gal galima tai atidėti?
Ta pati taisyklė galioja ir su panikos apimtais klientais bei vadovais. Tuo atveju, jei Jūs atidėsite savo užduotis ir kibsite į „gaisrų gesinimą“, turėkite omeny, kad dalis Jūsų suplanuotų darbų bus neatlikta, o Jūsų produktyvumas, užgesinus gaisrą, dažniausiai bus kritęs.
Kodėl mes imamės „gesinti gaisrus“? Pagrindinės priežastys yra trys: norime išlikti draugiškais ir patogiais prieš aplinkinius; bijome pasakyti argumentuotą „ne“ vadovui arba klientui; gyvename autopiloto būsenoje ir nesusimąstydami reaguojame į visus aplinkos dirgiklius.
8. Darykite pertraukas.
Ar žinote kuo skiriasi patyręs sportininkas nuo jauno ir be patirties? Jauniklis atėjęs į sporto salę čiumpa didelius svorius ir dirba per daug intensyviai, kai tuo tarpu turintis patirtį atletas dirba nepersitempdamas ir skubėdamas tiek, kiek to reikalauja situacija. Kitą dieną jaunasis entuziastas sporto salėje nepasirodo, nes jam skauda visus kūno raumenis, o senasis ir toliau su malonumu sportuoja.
Pertraukos – individualus dalykas, bet galiu parekomenduoti tokį daugeliui tinkantį periodiškumą: valanda nepertraukiamo darbo – 5 min. pertrauka. Dvi valandos nepertraukiamo darbo – 10 min. pertrauka. Trys valandos darbo – 15 min. pertrauka. Fiziologiškai žmogui, dirbusiam be pertraukos tris valandas, būtina pailsėti. Geriausia pertrauka – protinės veiklos pakeitimas fizine ir atvirkščiai.
Jei manote, kad galite intensyviai dirbti be jokių pertraukų, ko gero, esate vienas iš jaunųjų entuziastų, kuris greitu metu savo kailiu patirs, o gal jau ir patiria, kas yra lėtinis nuovargis, padidėjęs išsiblaškymas, vidinis nerimas, įtampa ir atminties spragos.
9. Skirkite vieną valandą itin svarbiems darbams.
Ši valanda ypatinga tuo, kad jos metu Jūsų niekas negali trukdyti. Jokių telefono skambučių ar sms žinučių, jokių elektroninių laiškų, jokių „Ar galiu užduoti vieną klausimą?“ iš kolegų pusės. Jei reikia, užrakinkite kabineto duris. Jei neturite savo kabineto, užimkite pasitarimų kambarį arba susiraskite kitą ramią vietą.
Ši valanda – tai metas, kuomet darbuojatės ties pačia svarbiausia ar svarbiausiomis užduotimis arba ieškote sprendimų didžiausiems iššūkiams. Jūs 100 proc. viso savo dėmesio skiriate tik vienai veiklai. Nustebsite, kiek daug įžvalgų ir netikėtų sprendimo galimybių Jus aplankys šiomis ypatingomis valandomis.
10. Nevenkite nemalonių darbų.
Itin dažna situacija, kuomet žmogus sąmoningai atidėlioja užduotis, kurios yra nemalonios. Tai gali būti pokalbis su kolega ar vadovu, bloga naujiena klientui, ataskaitos parengimas ir t.t. Žiūrėkite į šias užduotis kaip į iššūkius, kurie atsiranda Jūsų kelyje į sėkmę. Įveikę kiekvieną iš jų, Jūs augsite kaip asmenybė, sumažinsite streso ir įtampos lygį savo darbe bei paliksite užnugaryje tuos, kurie su savo iššūkiais susidoroti negalės.
Jei tokias veiklas atidėliosite, jos taps savotiškomis pūliuojančiomis žaizdomis, kurios su kiekviena diena kels vis daugiau fizinio ir psichologinio skausmo. Ar Jums to reikia?
VAKARAS
11. Skirkite 10 min. analizei.
Trumpai peržvelkite dienos darbus ir palyginkite išsikeltus planus su gautais rezultatais.
Psichologai, dirbantys vadybos srityje pastebėjo, kad tie, kurie sugeba rasti laiko dešimt minučių trunkančiai dienos veiklų analizei, sumažina pasikartojančių klaidų skaičių nuo 15 iki 30 procentų ir maždaug tiek pat procentų padidina savo veiklos kokybę. O tie, kurie uždaro ofiso duris neturėdami dienos reziumė, greitu laiku vėl užlipa ant to paties grėblio.
12. Sudarykite darbų planą sekančiai dienai.
Planuoti ryte gali tik tie, kurie apie savo dienos užduotis sužino tik ryte atvykę į darbą. Visiems kitiems nuoširdžiai rekomenduoju planuoti vakare. Turint vakare sukurtą planą, kitos dienos ryte jį bus galima ramiai peržvelgti ir, jei reikia, pakoreguoti. Planuojant atminkite, kad negalima užpildyti 100 proc. sekančios dienos laiko, nes dalis darbų dažniausiai užtruks ilgiau nei Jūs galvojote, dalis veiklų bus ir neplanuotos. 60-70 proc. užpildykite, o 30-40 proc. palikite netikėtumams.
Atminkite, jog aplaidaus laiko planavimo pasekmės nepasirodo taip greitai, kaip skausmas prisilietus prie įkaitusio lygintuvo pado. Jos ateina daug lėčiau, bet ir trunka daug ilgiau, nei skausmas nusideginus pirštą.
Šiandien ambicingam ir veikliam žmogui sugebėti planuoti laiką bei veiklas yra daug svarbiau nei kada nors anksčiau. O kaip Jums tai sekasi daryti, geriausia parodo Jūsų vidinė savijauta. Jei pasibaigus darbo dienai Jūs esate išsekę, suirzę, nepatenkinti savo veiklos rezultatais, jaučiate įtampą ir matote, kad su kiekviena diena darbų apimtys nuolat auga – Jums būtina kuo skubiau užsiimti savo veiklos efektyvumo klausimais.
O tuos, kurie tiek dieną, tiek ir vakare išlieka energingi, kurie planuoja savaitėmis ar net mėnesiais į priekį, pasitiki savo komanda ir puikiai deleguoja darbus – nuoširdžiai sveikinu, nes Jūs išlaikėte vieną svarbiausių sėkmingo žmogaus egzaminų.