„Metinis pokalbis yra įrankis, panašus į peilį. Juo galima ir papjauti, ir išdrožinėti puikų kūrinį. Klausimas, kaip esi tą įrankį įvaldęs ir kaip jį panaudoji. Pažangiose Lietuvos įmonėse metinių pokalbių tradiciją skaičiuoja jau keliolika metų, tačiau ir jos dažnai ieško specialistų pagalbos, nes tai nėra paprastas procesas“, - teigia verslo konsultacijų ir mokymų bendrovės „Grand Partners“ vyriausioji konsultantė Lina Preikšienė.
Dažniausia klaida, kurią daro vadovai ir jų pavaldiniai per metinį pokalbį – neteisingai suformuluojami, pernelyg abstraktūs ir interpretacijų dėl rezultato keliantys ateinančių metų tikslai.
„Siekiamus rezultatus turi būti lengva įvertinti. Jei užsibrėžiame tikslą „patobulinti gamybos procesus“, turėtumėme galvoti ir kaip suvoksime, ar tikslas pasiektas, ar ne. Nustatytos pardavimų ar gamybos apimtys ar klientų nusiskundimų skaičiai ir panašiai – tai rezultatai, kuriuos galima objektyviai pasverti. Interpretacijos vertinant rezultatus gali virsti abipusiu nusivylimu“, - sako L. Preikšienė.
Konsultantės teigimu, net jei tikslai konkretūs, vadovas turėtų prisiimti atsakomybę už adekvatų jų vertinimą. Kartais darbuotojai mėgsta pagudrauti ir nusistatyti lengvai įgyvendinamus tikslus. Tokiu atveju vadovas turi ne ginčytis ir nepritarti darbuotojo iškeltiems tikslams, bet klausti darbuotojo, ko reikia, kad šis kitąmet nuveiktų daugiau. Lygiai taip pat, jei darbuotojas užsibrėžia neįgyvendinamus tikslus, vadovas turėtų klausti, kaip specialistas tokius tikslus planuoja įgyvendinti. Tikslus ir pasiektus tarpinius rezultatus derėtų peržiūrėti metų viduryje.
Antroji klaida, kuri gali apkartinti ne tik pokalbį, bet ir visus metus – metinio pokalbio painiojimas su pokalbiu dėl didesnio atlyginimo. Metinio pokalbio metu derėtų kalbėti apie darbuotojo siekius, planus ir jų įgyvendinimui būtinas priemones, o pokalbį apie atlyginimą ir premijas atidėti kitam kartui.
„Kita vertus, jei bendrovėje yra aiškiai nusistovėjusi atlyginimų ir premijų politika, o darbuotojas su vadovu metinio pokalbio metu nusistato konkrečius tikslus ir siektinus rezultatus, ateityje lengviau kalbėtis ir apie premijas bei atlyginimo kėlimą. Tačiau tai turėtų būti atskiro pokalbio tema, nes dažniausia finansiniai klausimai nustelbia kitus, o kilus aršioms diskusijoms, metinis pokalbis apskritai tampa neproduktyvus“, - pastebi specialistė.
Trečiasis neigiamas dalykas, galintis nutikti per metinį pokalbį – objektyvios informacijos stoka. Pokalbiui reikia pasiruošti iš anksto, o ne improvizuoti: vadovas turi žinoti, ką pasakys grįžtamojo ryšio laukiančiam pavaldiniui, o šis – ką norėtų aptarti su vadovu.
„Po metinio pokalbio abiejų nuotaika turi būti gera ir orientuota į bendrą rezultatą, todėl metiniam pokalbiui turi pasiruošti ir vadovas, ir darbuotojas. Vadovas darbuotojui turi pateikti faktus apie jo rezultatus, elgesį ir kitus svarbius dalykus, o ne pamąstymus, kuriuos vėliau darbuotojas bandytų nuginčyti. Tuo tarpu darbuotojas turėtų nebijoti išsakyti faktus vadovui, kad šis taip pat tobulėtų. Metinio pokalbio metu reikia išsakyti tiesą“, - pataria konsultantė.