Vis dažniau tai pradedame perteikinėti paprasčiausios plastikinės klaviatūros pagalba. Tačiau netgi tai daryti reikia turėti tvirtų įgūdžių ir nemažai pastangų.
Elektroninių laiškai populiarėti pradėjo 90-ųjų pradžioje, kuomet pasikeitė verslo pasaulis. Jie užima didžiulę dalį jūsų darbo dienos. Tyrimai rodo, kad žmonės paprastai praleidžia 28 proc. savo darbo laiko vien rašydami bei atsakinėdami į el. laiškus.
Kol mes stengiamės dirbti greičiau ir efektyviau, turėtume nepamiršti socialinių taisyklių, lydinčių bet kokią komunikacijos rūšį. Pateikiame kelis patarimus, padėsiančius jūsų komunikaciją elektroniniais laiškais paversti nepriekaištinga.
„Temos (subject)“ eilutę užpildykite aiškiai ir tiksliai
Daugelis mūsų susiduriame su galybe įvairiausių laiškų, skendinčių elektroninio pašto dėžutėje. Jei elektroniniu laišku kreipiatės turėdami kažkokį konkretų pasiūlymą, tą pasiūlymą sukonkretinkite jau pačioje „temos“ eilutėje, pvz. jei kreipiatės dėl darbo, eilutėje įvardinkite pareigas „dėl administratorės (-iaus) darbo“.
Nepamirškite pasirašyti
Kiekvienas elektroninis laiškas privalo būti pasirašytas: nurodykite savo vardą, pavardę, kas jūs esate ir kaip su jumis susisiekti.
Nustatykite savo elektroniniame pašte automatinį parašą, kuris atsirastų po kiekvienu jūsų siunčiamu laišku. Įtraukite visus savo kontaktinius duomenis, idant asmeniui, kuriam rašote laišką, nereikėtų papildomai ieškoti jūsų tel. numerio ar kt. reikiamos informacijos.
Vartokite teisingą kreipinį
Rašyti „labutis, sveikutė ar hi“ nėra profesionalu, nesvarbu, kaip gerai jūs pažįstate adresatą. Jei norite būti labiau formalus, prieš adresato vardą parašykite „miela (-s), brangi (-us)“. Svarbu paminėti ir tai, kad trumpinti adresato vardą (vietoj Silvija rašyti Silva ar vietoj Vytautai – Vytai) negavus tam sutikimo – taip pat nėra etiška.
Nenaudokite humoro
Humoras, visokie juokeliai, ne visada taip pat „skamba“ elektroniniame laiške kaip realybėje. Jei manote, kad kažkas yra juokinga, kyla pavojus, kad laiške adresato tai gali būti suprasta visiškai kitaip arba netgi pasirodyti sarkazmu. Juk laiškais negalima perteikti veido išraiškų, intonacijos, balso tono. Palikite humorą už verslo ribų.
Tikrinkite savo laiško korektūrą
Nesistebėkite, jei būsite kritikuojamas dėl savo laiškų. Pavyzdžiui, jei jūsų laiškas yra pilnas korektūros ir gramatikos klaidų, jūs galite būti palaikytas nerūpestingu, nerangiu ar netgi neišsilavinusiu žmogumi. Visada, visada pasitikrinkite savo laiško rašybą prieš paspaudžiant mygtuką „siųsti“.
„Prieš išsiųsdama el. laišką, aš bent tris kartus jį dar kartą perskaitau. Tikrai neketinu vėliau raudonuoti dėl praleistų raidžių, skyrybos ar to, kad pamiršau įrašyti laiško temą. Juk jame viskas priklauso tik nuo manęs, tai kodėl šios komunikacijos neatlikus nepriekaištingai?“, – teiraujasi nemokamasadresas.lt kūrybos bendradarbė Aistė Sutkutė.
Nebūkite tokie tikri, kad adresatas žino jūsų laiško temą
Net jei tai yra atsakymas į laiškų grandinę, visada pasitikrinkite, ar adresatas supras jūsų laiško priežastį, temą ar kontekstą.
Atsakykite į visus elektroninius laiškus
Skirkite tam laiko ir atsakykite į visus elektroninius laiškus. Net jei ir neturite atsakymo tuo metu, atrašykite ir taip leiskite adresatui žinoti, kad jo laišką gavote ir esate mandagus, neignoruojantis asmuo. Jei laiškas buvo atsiųstas netinkamam asmeniui, taip pat apie tai informuokite laiško siuntėją.
Niekada nesiųskite pikto elektroninio laiško
Geriau susilaikykite nuo agresijos. Jei esate labai piktas, nurimkite ir skirkite laiko laiško apsvarstymui. Jei vis dar jaučiatės piktas, išsaugokite savo laišką „juodraščių“ aplanke, bet jokiu būdu dar jo neišsiųskite. Kai nurimsite ir turėsite laiko suformuluoti mandagų laišką, padarykite tai ir išsiųskite.
Privati medžiaga telieka privačia
Rodyti kolegoms savo gautus laiškus galbūt ir malonu, o kartais tai nutinka tiesiog netyčia. Jei norite pasidalinti labai konfidencialia informacija, geriau darykite tai „akis į akį“ arba netgi telefonu. Atsiklauskite leidimo cituoti asmeninius dalykus laiško turinyje ar prisegtuke.
Nešaukite
Nenaudokite savo elektroniniame laiške šaukiamųjų sakinių bei ženklų. Verslo kalboje vartodamas šauktukus, emocijas („šypsenėles“ ir kt.), visas didžiąsias raides – pasirodysite neprofesionalus ir valiūkiškas. Nenaudokite tokių ženklų, jei adresato nepažįstate nepriekaištingai.
Tik per praktiką išmoksite savo elektroninius laiškus rašyti profesionaliai, tačiau kai tai nutiks, verslo pasaulyje jūs atrodysite daug rimčiau.
Išmokite naudotis BCC ir CC eilutėmis
Jei rašote laišką ne vienam adresatui, įrašykite jų adresus į BCC eilutę, taip jie nematys kam dar šis laiškas buvo siųstas. Jei rašysite į CC eilutę, visi adresatai matys, kam buvo siunčiamas laiškas.