Dokumentas nuo neigiamo poveikio veiksnių tampa neatpažįstamas, neįskaitomas – praktiškai jame nelieka informacijos. Norint viso to išvengti, reikia tinkamai saugoti dokumentus ir žinoti visus neigiamo poveikio veiksnius, kurie gali pakenti saugomiems dokumentams. Šiame straipsnyje susipažinsime ir aptarsime neigiamo poveikio veiksnius dokumentų atžvilgiu.
Išvengti dokumentų senėjimo neįmanoma
Dėl natūralių procesų visai išvengti laikmenų senėjimo procesų ir kitimo neįmanoma, nes:
1) medžiagose, iš kurių pagamintos laikmenos, nuolat vyksta cheminiai procesai, kurių sustabdyti neįmanoma. Jie keičia, ardo, sendina laikmenas. Šiuos procesus galima tik sulėtinti sudarius optimalias saugojimo sąlygas bei atliekant konservavimą, restauraciją;
2) labai svarbi ir aplinka, saugojimo sąlygos, naudojimas. Visus dokumentus nuo pat jų sukūrimo veikia įvairūs neigiamo poveikio veiksniai, kuriuos galima sugrupuoti į kelias grupes: fizinio poveikio veiksniai, biologinio poveikio veiksniai, cheminio poveikio veiksniai. Visi šie veiksniai veikia vienu metu ir dėl jų poveikio dokumentai nyksta, informacija dingsta negrįžtamai.
Fizinio poveikio veiksniai: temperatūra, drėgmė ir šviesa
Neigiamo fizinio poveikio veiksniams galima priskirti temperatūrą, drėgmę ir šviesą. Įvairūs temperatūros pokyčiai sąlygoja santykinės drėgmės pokyčius. Tiesioginis temperatūros poveikis iššaukia dimensinius pokyčius – dėl šiluminio plėtimosi, kylant temperatūrai, laikmenos/dokumentai plečiasi, o krintant – traukiasi. Vandens garavimas sukelia popieriaus, pergamento dehidrataciją.
Netiesioginis poveikis – kylant temperatūrai pagreitėja cheminės reakcijos. Su temperatūra neatsiejamai yra susijusi drėgmė. Drėgmė - tai vanduo, garų pavidalu išsilaikantis ore. Kylant temperatūrai vandens masė garuose taip pat auga. Ypač pavojingi staigūs temperatūros ir drėgmės svyravimai, kurie iššaukia popieriaus fizinės struktūros stresą.
Archyvuose visose saugyklose yra privalomi temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai – thermohigrometrai, kurie matuoja drėgmės ir temperatūros rodmenis. Rodmenys kiekvieną dieną yra fiksuojami specialiuose dokumentuose.
Šviesa sukelia laikmenų senėjimą, rašalų, spalvų blukimą
Šviesa –elektromagnetinis spinduliavimas, kurio bangos ilgis yra matomas akiai arba kitaip – elektromagnetinis spinduliavimas nuo infraraudonųjų iki ultravioletinių spindulių. Šviesos pluoštą galima išskaidyti, tada gaunamas spektras. Popieriaus nykimui labai didelį poveikį turi visų rūšių šviesa, ypač pavojingi ultravioletiniai spinduliai, kadangi UV poveikis inicijuoja chemines reakcijas ore – ozono susidarymą, sieros ir azoto oksidaciją; sukelia laikmenų senėjimą, rašalų, spalvų blukimą.
Jei dokumentai yra laikomi patalpoje, kurioje yra daug saulės spindulių, jie geltonuoja, praranda savo spalvą, labai greitai išblunka dokumento įrašai. Pabandykite atlikti paprasčiausią ekspermentą ir palikite dokumentus ten, kur juos pasiektų saulės spinduliai.
Po kurio laiko pamatysite aiškų rezultatą, kaip yra išbukę, pageltonavę lapai ir rašalas. Šviesos stiprumas matuojamas liumenais – tai 1m2 tenkantis šviesos srautas, kurio vienetas yra liuksas, 1 lx = 1 lm/m2. Apšvietimas darbo vietoje neturi viršyti 240 liuksų.
Biologinio poveikio neigiami veiksniai: gyvi organizmai Jūsų dokumentų archyve
Gyvų organizmų sukeltas visų rūšių neigiamas poveikis veiksniams vadinamas biologinio poveikio veiksniu. Ten, kur saugomi dokumentai, dažniausiai sutinkami šie gyvi organizmai: mikroorganizmai, vabzdžiai ir graužikai. Bakterijos (Bacillus cereus, Bacillus cirirculans, Bacilus subtilis) - primityvūs daugiausia vienaląsčiai organizmai, kurie labai greitai dauginasi skystyje.
Nepalankiose sąlygose, esant drėgmės ir deguonies stygiui, jie pereina į ramybės būseną - sudaro endosporas arba cistas, bet išlieka gyvybingos. Pelėsiai (Aspergillus, Penicillum – aukšliagrybiai, Fusarium – grybšiai, Cladosporium, Mucor – dumbliagrybiai) - tai bendrinis sporinių grybų genčių pavadinimas. Tiriant archyvų ir bibliotekų saugyklas, kur yra saugoma daug dokumentų, buvo rasta daugiau nei 300 pelėsių rūšių.
Sparčiausiai pelėsiai dauginasi aukštoje temperatūroje esant didelei santykinei drėgmei. Tad, jeigu Jūsų saugomi dokumentai patenka į drėgmę, yra didelė tikimybė, kad juose yra daug gyvų nematomų organizmų, kurie yra pavojingi gyvybei. Todėl tvarkant, liečiant seniai saugomus dokumentus, reikia užsidėti vienkartines pirštines ir baigus gerai nusiplauti rankas. Vabzdžiai – popieriaus kandys, „knygų graužikai“ – Psocoptera, Coleoptera, Anobiidae, Lepisma saccharina - sidabrinė avižėlė, Liposcelidae – pelėsiavabalis – pakenkia įvairių laikmenų dokumentus lervų ir suaugusių vabzdžių stadijoje. Vabzdžiai graužia ir naikina dokumentus tiesiogine to žodžio prasme. Graužikams priskiriamos pelės, žiurkės. Graužikų gali pasitaikyti daugiausia nesandariai įrengtuose rūsiuose, kur saugomi seni dokumentai.
Cheminio poveikio veiksniai: dokumentus nematomai veikia visą laiką
Daugumą dokumentų laikmenų veikia įvairios cheminės reakcijos. Vienos jų vyksta visą laiką dėl natūralių aplinkos sąlygų, t.y oksiduojasi, kitos, kurias sukelia cheminės medžiagos, išsiskiriančios iš užterštos aplinkos, teršia, tai ozonas, anglies dvideginis, sieros dioksidas, azoto dioksidas.
Visa tai yra pagrindinis cheminės žalos šaltinis. Taip pat verta išskirti reakcijas, kurios sukelia vidinius laikmenų veiksnius, t.y cheminės medžiagos, kurios buvo panaudotos laikmenų gamyboje arba informacinio signalo įrašymui. Čia daugiau yra kalbama apie videojuostas ar senovines kasetes.
Oksidacija – pagrindinė, nesuvaldoma neigiama cheminė reakcija
Oksidacija yra tipiškas cheminio poveikio pavyzdys. Tai yra kurios nors medžiagos jungimasis su deguonimi. Oksidacija pagreitina popieriaus senėjimą, pažeidžia dokumento celiuliozės struktūrą.
Oksidacijos išvengti neįmanoma. Oras yra įvairių dujų mišinys – deguonies, anglies dvideginio, ozono, azoto, sieros junginių, inertinių dujų. Kartu su oksidacija šios dujos virsta kitais cheminiais junginiais, dažnai rūgštimis. Sieros dioksidas ir azoto dioksidas jungiasi su vandeniu ore suformuodami sieros ir azoto rūgštį, kuri turi naikinantį poveikį popieriui ir kitoms laikmenoms.
Kaip išsaugoti savo dokumentus?
Aplinkoje, kurią sukūrė civilizuota visuomenė, yra daugybė kenksmingų veiksnių, kurie naikina mūsų saugomus dokumentus, tiek asmeninius, tiek įmonės. Daugeliu atvejų tuos neigiamo poveikio veiksnius neįmanoma pašalinti iš aplinkos, realiai galima tik sumažinti ar sušvelninti jų poveikį dokumentams.
Įmonėms, kurios ruošiasi įrengti dokumentų saugojimo vietas, verta pasinaudoti Lietuvos Archyvų Departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. balandžio 5 d. Generelinio direktoriaus įsakymu. Nr. V-49 „Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklės“.
Norint išvengti dokumentų saugojimo neigiamo poveikių veiksnių, kuriuos mes patys galime kontroliuoti, verta atkeipti dėmesį, kur yra laikomi dokumentai. Patys didžiausi dokumentų saugojimo „priešai“ yra įvairūs spinduliai ir drėgmė, taip pat staigus temperatūrų skirtumas. Todėl įmonėje ar asmeniškai saugant dokumentus, verta pagalvoti apie jų saugojimo vietą. Juk dokumentai mūsų praeitis, jei tinkamai jų neišsaugosime ateityje, negalėsime pagrįsti savo praeities.