Jau daugelį metų tiriame emocijų mokslą ir jų vaidmenį profesiniame gyvenime. Kalbėdamiesi su tūkstančiais darbuotojų iš viso pasaulio nepaprastai dažnai išgirsdavome klausimų apie tai, kaip geriausiai bendrauti skaitmeniniame amžiuje. Ką daryti, kad netyčia neišsiųstume pasyviai agresyvių žinučių „Slack“ platformoje („Pasikalbėkim“) arba elektroniniame pašte („Tik norėjau priminti, kad neatsakei į mano laišką!“) Kaip rašant rasti tinkamą toną? Ar pridėję šauktuką nuėjote per toli?
Toliau pateikiame keletą patarimų, kaip neprarasti ryšio ir palaikyti savo komandą net ir tada, kai dirbate skirtingose vietose.
1. PRIDĖKITE JAUSTUKŲ (BET NEPERSISTENKITE).
Jaustukai padeda perteikti žinutės toną, prasmę ir emocinius signalus. Jei Liza parašiusi žinutę „Nevėluok!“ pridės kvailą šypsenėle, Molei bus paprasčiau suprasti, kad ji juokauja. Tačiau jei jaustukų naudosite per daug (ypač rašydami žmogui, kurio gerai nepažįstate), galite prarasti profesionalaus darbuotojo įvaizdį. Geriausia prieš prirašant krūvą šypsenėlių pirma pažiūrėti, kaip kitas žmogus reaguoja į jaustukus. Galite laikytis tokios taisyklės: vieno jaustuko vienoje „Slack“ žinutėje ar el. laiške gana – nebent su žmogumi bendraujate pirmą kartą. Tokiu atveju jaustukų geriau nenaudoti išvis.
2. NEPAMIRŠKITE, KAD RAŠYBOS KLAIDOS TAIP PAT PERDUODA TAM TIKRĄ INFORMACIJĄ.
Rašybos klaidos atskleidžia, kad rašydamas žinutę skubu arba esu susijaudinęs (arba kad esu viršininkas ir dėl rašybos klaidų man jaudintis nereikia). Tyrėjas Andrew Brodsky teigia, kad rašybos klaidos sustiprina emocijas: jei Liza išsiųs Molei piktą el. laišką, kuriame pilna rašybos klaidų, Liza įsivaizduos, kad Molė barškino klavišais apimta aklo įniršio. Net jei skubate, skirkite dvi minutes perskaityti, ką parašėte – arba perskaitykite garsiai, kad pastebėtumėte klaidas, už kurių neužkliuvo akis.
3. PATIKRINKITE EMOCINĮ SAVO ŽINUČIŲ TURINĮ.
Prieš išsiųsdami žinutę visada ją perskaitykite, kad įsitikintumėte, jog ji aiški ir parašyta reikiamu tonu. Jei parašysite „Pasikalbėkim“, kai norite pasakyti „Tavo pasiūlymai geri, pasitarkime, kaip įtraukti juos į pradinį projektą“, žinutę gavęs kolega gali imti be reikalo jaudintis. Vieno sakinio „Slack“ žinutės ar el. laiškai dažnai gali pasirodyti pasyviai agresyvūs.
4. TRUMPUOSE SAKINIUOSE SKYRYBA LABAI SVARBI.
Atsakymas „Gerai.“ su tašku gali pasirodyti agresyvesnis negu „Gerai“ be taško. Taškas suteikia sakiniui baigtinumo ir sustiprina neigiamas emocijas. Taip pašnekovui galite pasakyti ne „Gerai, aišku, susitarėme“, o „Šis pokalbis baigtas“. Kai geriau susipažinsite su kolega, atkreipkite dėmesį į tai, kaip jis naudoja skyrybos ženklus. Galbūt jūsų bendradarbių tarpe yra žmonių, kurie po „Gerai“ visada padeda tašką – jei taip, slaptų užuominų jų žinutėse ieškoti neverta.
5. JEI NORITE GERIAU SUSIPAŽINTI SU KOLEGA, NAUDOKITĖS IR KITAIS KOMUNIKACIJOS KANALAIS.
Dviprasmybes neigiamomis dažniausiai palaikome tada, kai žinutėmis arba el. paštu susirašinėjame su aukštesnės grandies kolegomis arba žmonėmis, kurių gerai nepažįstame. Jei Liza parašys gerai pažįstamai kolegei Molei: „Tavo laiškas redaktoriui galėjo būti geresnis“, Molė jos žinutę supras paprastai. Tačiau jei tokią žinutę parašys jos viršininkas arba naujas kolega, ji gali pamanyti, jog laiškas buvo toks siaubingas, kad jai daugiau niekad nebus leista rašyti jokiam redaktoriui. Ką tik pradėję dirbti su nauju kolega renkite vaizdo konferencijas – jos padės sukurti pasitikėjimą. Matydami vienas kito veido išraiškas išmoksite geriau skaityti tarp eilučių ir plepėti bei užmegsite nuoširdžius santykius. O kai kolegą pažinosite geriau, galėsite dažniau naudotis el. paštu.
6. JEI GALITE RINKTIS, RINKITĖS VAIZDO SKAMBUČIUS.
Projektų valdymo programinę įrangą kuriančioje įmonėje „Trello“ įprasta vaizdo skambučius naudoti net tada, kai nuotoliniu būdu dirba tik vienas komandos narys. Tada niekas nesijaučia užmirštas ir lengviau užtikrinti, kad visi gaus reikiamą informaciją. Tyrimai atskleidžia, kad maždaug 65 proc. komunikacijos yra nežodinė. Kai nenaudojate vaizdo skambučių, netenkate veido išraiškomis ir kūno kalba perduodamų emocinių signalų. Žinoma, kartais vaizdo skambučių surengti nepavyksta, tačiau jei turite tokią galimybę, pasistenkite įprasti ja naudotis.
7. SIŲSDAMI „SLACK“ ŽINUTES NURODYKITE, AR JOS SKUBIOS.
Naudojantis „Slack“ labai paprasta paprašyti: „Ar gali užmesti akį?“ arba „Gal galėtum prie šio dokumento pridėti savų idėjų?“ Tačiau siųsdami tokias žinutes užkraunate kitiems žmonės darbo. Dėl to, kad bendradarbiai jūsų žinutes gauna iškart, jie laiko jas labai skubiomis ir mano, kad atsakyti reikia nedelsiant. Tad prieš siųsdami prašymą geriau paklauskite: „Ar turi laiko?“ arba „Nieko skubaus – bet gal galėsi man padėti, kai turėsi laiko?“ O jei kolega įsijungia režimą „Netrukdyti“, būkite pagarbūs ir netrukdykite.
8. NEPANIKUOKITE.
Jei gavę el. laišką pasijuntate įniršę, sunerimę arba apkvaitę iš laimės, atrašykite tik kitą dieną. O dar geriau – palaukite, kol nurimsite, ir su tuo žmogumi pasikalbėkite akis į akį. Taip galėsite geriau išreikšti savo emocijas ir už jų slypinčius poreikius, o ne tik pirmąją savo reakciją. O kai atsakysite, iš pradžių perskaitykite žinutę ir pabandykite pažvelgti į ją kito žmogaus akimis. Kartais įsivaizduoti, ką pamanys kitas žmogus, bus lengviau, jei žinutę pirma išsiųsite sau. Papildomas patarimas – adresatą į reikiamą langelį įrašykite tik tada, kai būsite pasiruošę žinutę išsiųsti.
9. JEI BŪTINAI REIKIA TEIGIAMO ATSAKYMO, VENKITE EL. LAIŠKŲ.
Ko nors prašant akis į akį tikimybė, kad sulauksite teigiamo atsakymo, net 30 kartų didesnė, negu rašant el. laišką. Tyrimai atskleidžia, kad el. paštu pateiktus prašymus žmonės laiko nepatikimais ir nesvarbiais. Tačiau jei dėl ko nors deratės el. paštu, geriau pirma susitikti akis į akį arba pasikalbėti paprastu ar vaizdo skambučiu.
10. JEI REIKALAS NĖRA ITIN SKUBUS, NESIŲSKITE EL. LAIŠKŲ IR „SLACK“ ŽINUČIŲ NEDARBO METU.
Net jei pridursite: „Gali neskaityti / neatsakyti iki pirmadienio“, vis tiek gali būti, kad kolega apie jūsų laišką galvos visą savaitgalį, o gal netgi jaus spaudimą atsakyti iškart. Išsaugokite el. laišką juodraščių skyrelyje ir išsiųskite vėliau.
Daugiausiai skaitmeninių nesusipratimų įvyksta todėl, kad rašydami negalime pasinaudoti nežodiniais signalais, kurie kalbantis akis į akį suteikia labai svarbios emocinės informacijos. Šie patarimai gali padėti, tačiau pats geriausias sprendimas – paimti telefoną ir paskambinti arba pasinaudoti vaizdo skambučiu.