1. būdas – Agile metodologija
Valdant sudėtingus projektus, galima pasitelkti Agile projektų valdymo metodologiją, kurią išplėtojo informacinių technologijų profesionalai sudėtingiems IT projektams suvaldyti. Terminas Agile pradėtas naudoti 2001 metais 187 autorių pasirašytame ir paskelbtame Agile Manifeste, kuriuo siekiama efektyvesnio programinės įrangos kūrimo proceso bei geresnės kokybės rezultato.
Agile Manifeste teigiama: „kurdami programinę įrangą ir padėdami ją kurti kitiems, mes randame geresnius būdus tai daryti. Dirbdami mes vertiname: Žmones ir jų bendravimą labiau nei procesus ir įrankius; Veikiančią programinę įrangą labiau nei išsamią dokumentaciją; Bendradarbiavimą su klientu labiau nei derybas dėl kontraktų; Reagavimą į pokyčius labiau nei plano vykdymą.“
Agile vertybės ir principai vengia organizacijoms ir komandoms priskirti konkrečius metodus ar procedūras. Agile suteikia gaires, kaip rinktis metodus ir procedūras, kurios geriausiai tiktų konkrečiai komandai. Agile padeda komandoms pasiekti lankstumą bei mobilumą. Tai reiškia, jog komandos, kurios vadovaujasi Agile principais ir vertybėmis, geba prisitaikyti bei nuolatos tobulėti pasirinktoje veiklos srityje.
2. būdas – Kanban metodas
Kanban yra Agile projektų valdymo metodologijos metodas. Agile suteikia gaires, kaip rinktis metodus ir procedūras, kurios geriausiai tiktų konkrečiai komandai bei padeda prisitaikyti bei nuolatos tobulėti pasirinktoje veiklos srityje. Iš japonų kalbos išvertus kanban reiškia vizualinį signalą.
Kanban metodas leidžia sprendimus priimti einamuoju laiku, prisitaikyti prie kintančių poreikių, atliekant reikalingus tobulinimus ir stengiantis sumažinti kaštus. Kanban metodas – tai besitęsiantis procesas. Kanban leidžia patobulinimus vykdyti nuolat ir greitai.
Kanban metode yra sąrašas užduočių, kurios turi būti atliktos. Pavyzdžiui, yra kūrimo, testavimo ir pristatymo dalys. Tarkime, kūrimo dalyje yra trys užduotys, trys paslaugos, kurias reikia sukurti. Atlikus kūrimo dalį, kitas komandos narys atlieka testavimo dalį, dar kitas pristatymo, o užduotys kiekvienam iš jų nuolat atnaujinamos ir kiekvienas iš komandos narių žino, ką turi atlikti. Kanban yra besitęsiantis programinės įrangos kūrimo procesas.
Kanban darbo organizavimo sistema leidžia vizualizuoti darbą, apriboti nebaigtą darbą ir maksimizuoti efektyvumą. Žmonės, dirbantys paslaugų ir technologijų srityje, dažnai daro nematomą, nematerialų darbą. Kanban padeda vizualizuoti savo darbą, taigi leidžia jį geriau suvokti, parodyti kitiems, leisti visiems jausti bendrumą bei pasitenkinimą atliktomis užduotimis.
Didelė dalis organizacijų Kanban pritaiko sukurdami Kanban darbų lenteles, kurias pildo kortelėmis ir nusistato darbo atlikimo laiką.
Kanban užduočių lentelė leidžia vizualizuoti visas užduotis, kurias komanda atlieka. Vienoje lentelės pusėje yra pradedami daryti darbai, kitoje pusėje – jau įvykdytos užduotys. Lentelė vizualiai leidžia pamatyti, kokioje stadijoje yra atliekama užduotis ir kada ji jau įvykdyta perkeliant korteles į skirtingus lentelės langelius, kurie lentelėje suskirstyti į šiuos etapus: užduotis, šiandien, vykdoma, sustabdyta, įvykdyta. Tokios lentelės gali būti pakabinamos ant sienų, langų ar sukurtos pasinaudojant virtualiais įrankiais tokiais kaip Trelo ar Jira.
Kanban lentelės tikslas – kategorizuoti visas vykdomos užduoties stadijas. Kanban kortelės turi turėti pavadinimą, apibūdinimą, savininką, ten taip pat galima žymėti terminus. Kortelės taip pat turi savo atskirą istoriją.
Komandos nariai palieka tam tikrus atnaujinimus kortelėje, kai ji juda iš vienos stadijos į kitą. Kanban kortelės turėtų būti pakankamai mažos, kad komanda matytų užduočių atlikimo progresą ir užduotims įvykdyti būtų skirta pakankamai laiko.
Užduotys taip pat neturėtų būti tokios didelės, kad jas įvykdyti reikėtų keleto savaičių, taip pat neturėtų būti itin mažos, pažyminčios kiekvieną smulkų žingsnį. Kanban lentelė leidžia ne tik matyti užduotis, bet ir pamatuoti visos komandos progresą.