Mentorius sako, kad visi veiksmai, vykstantys įmonėje, tiek suplanuoti visų, tiek ir tas vienas, kurį atliko konkretus žmogus, yra procesai, sukuriantys įmonės galutinį rezultatą.
„Procesai – tai mūsų darbo ritualai. Jei jie neaprašyti, tuomet galime būti tikri, kad juos suprantame skirtingai. Dar daugiau naudos atneša apsirašyti sėkmės procesai. Jie ateityje ir toliau sistemingai generuoja dabar gaunamus rezultatus. Maža to, tiksliai aprašytos sistemos padės dalintis geriausia įmonės praktika su būsimais komandos nariais, kuomet reikės juos apmokyti įmonės darbo specifikos. Aprašyti veiklos procesai yra sėkmingo verslo sudėtinė dalis, išbaigta bei standartizuota instrukcija, be kurios net nėra galimybės pagalvoti apie verslo pardavimą. “, – įsitikinęs koučingo specialistas.
P. Petraukas atkreipia dėmesį, kad galvojimas procesais verslo savininkus išlaisvina nuo didžiosios dalies pasikartojančių reikalų sutvarkymų įmonėje. Aprašytas, iškomunikuotas ir aptartas darbo veiklos modelis sumažina klaidų tikimybę, pagerina klientų pasitenkinimą ir sukuria daugiau asmeninės laisvės, kuomet verslo savininkui ar vadovui nėra būtina kiekvieną kartą visiems aiškinti, ką daryti.
„Norimų rezultatų galima tikėtis tada, kai įsivardinsite ir užsirašysite visą veiksmų procesą, kuris yra daromas ir kuris priveda prie to rezultato, kurį ir norite keisti. Keisis veiksmai – keisis ir rezultatas. O veiksmai keičiasi tada, kai keičiasi mąstymas“, – sako mentorius.
Geriausia strategija – į procesų kūrimą būtina įtraukti komandą
„Nebūtų teisinga tikėtis, kad visą savo verslą galima sistemizuoti per vieną naktį. Geriausia strategija, kurią iki šiol esu stebėjęs – pačioje pradžioje verslo savininkas ar įmonės vadovas savo darbuotojams pristato procesinio mąstymo idėją ir tada visi kartu imasi tvarkyti sugedusį ar trūkstamą procesą, kuris ir kuria didžiausią vargą versle“, – sako P. Petrauskas, pridurdamas, kad kiekvieno komandos nario indėlis, pastangos ir įžvalgos apie tai, kaip viskas gali būti padaryta geriausiai, prisideda prie visų įsitraukimo, kuriančio įmonės bendradarbiavimo kultūrą ir nuolatinį augimą įvairiose situacijose.
Įmonės „Tegra State“ vadovas Povilas Staigis, kuris taip pat yra vienas iš „Swedbank“ organizuotos akademijos mentorių, sako, kad jei yra darbas, yra ir procesas arba net keli procesai. Jei tą patį darbą daro du darbuotojai, ir procesas – nereglamentuotas, procesų tam darbui bus ne vienas, o mažiausiai penki. Nes kiekvieną kartą, kiekvienas žmogus tą patį darbą darys kitaip. Ir tai lemia klaidas, chaosą ir nepatenkintus klientus.
Labiausiai pasiteisino procesų išsigryninimas ir jų užrašymas
Verslininkė pastebi, kad jei procesai nevaldomi ir teka sava vaga, gali atsirasti vėlavimai, reikia daugiau investuoti į medžiagas, kurių jau reikėjo, o jų dar neturi, taip pat gali atsirasti gamybos prastovos arba atvirkščiai toks krūvis, kad net ir savaitgaliais dirbant visai komandai nesugebėtų padaryti laiku.
„Kol kolektyvas mažas ir pati skiriu pakankamai dėmesio, tad procesai vyksta gan sklandžiai. Tačiau augant apimtims, didėjant kolektyvui, o taip pat norint savo energiją skirti ir kitoms veikloms, privalome susikurti sistemą ir tą jau pradėjome daryti. Pagrindinis principas, kuriuo vadovaujuosi – klientas turi gauti savo užsakymą laiku net jei turime „verstis per galvas". Tikiu, kad susitvarkius procesą, tai užtikrinsime neturėdami streso, papildomų išlaidų, neefektyviai panaudojamo laiko“, – sako V. Orkinė.
Prieš kuriant verslą, moteris sako apie procesų valdymą nesikonsultavusi, bet džiaugiasi galėdama gauti konsultacijas ir patarimus dabar, dalyvaujant „Swedbank“ organizuojamoje „Kiekvienas gali“ smulkaus verslo akademijoje. Paklausus, kurie sprendimai labiausiai pasiteisino, V Orkinė sako, kad tai yra sprendimas apsirašyti procesus, aptariant juos kartu su kolegomis, ir net tai, kas atrodo savaime aišku ir suprantama, įsivardinti ir užrašyti.
Sutvarkius vos porą procesų, iškart sumažėjo problemų ir reikalingų gesinti gaisrų
„Prieš pradedant dalyvauti akademijoje, didžiausias iššūkis atrodė kaip padaryti, kad viskas veiktų sklandžiai net man nedalyvaujant. Didžiausia klaida – galvojimas, kad viską pati padarau geriausiai ir einamųjų darbų nedelegavimas. Jei komanda yra įgalinta priimti sprendimus, aiškiai žino už ką atsako, kokios yra kiekvieno nario pareigos, darbus padarys tikrai ne prasčiau, o dažnai ir geriau. Taigi, dabar esu tikra, kad su minėtu iššūkiu susidorosime, – neabejoja juvelyrikos studijos savininkė.
Paklausus, ką naujo davė mokymai, kalbant apie procesų valdymą, V. Orkinė sako, kad pirmiausia davė suvokimą, kad laikas strateginiams darbams turi būti suplanuotas ir reguliarus, t.y. norint auginti savo veiklą ji privalo tam nuolat skirti laiką, o ne tik tiek, kiek liko po visų einamųjų darbų.
„Taip pat, kad aiškios užduotys ir atsakomybės įgalina kolektyvą veikti efektyviai ir tiksliai kaip laikrodis. Kad visus procesus, net ir pačius paprasčiausius, galima ir reikia apsirašyti ir tai ne tik padeda veikti efektyviau - visiems tampa aišku, kas už ką atsako, bet taip pat padeda į kolektyvą įeiti naujokams“, – vardija gautas žinias verslininkė.
V. Orkinė sako pastebėjusi, kad susitvarkius vos porą pagrindinių procesų, jau sumažėjo problemų ir "gaisrų", kuriuos reikia gesinti. Taigi, visa komanda yra motyvuota ir norinti dar daugiau susistyguoti, nes ne tik rezultatai bus geresni, bet ir dirbti bus lengviau ir maloniau.
„Po Kalėdinės karštinės, iškart po Naujųjų metų pirmąjį ketvirtį planuojame apsirašyti visus procesus, sukonkretinti kiekvieno komandos nario pareigas, įgaliojimus ir atsakomybes, įskaitant ir mano pačios“, – šypsosi juvelyrikos studijos savininkė.
R. Sorakaitė: pasibaigus mokymams, labai aiškiai matome savo kelią
Dar viena akademijoje dalyvavusi verslininkė, įmonės „Rojaus obuoliai“, tiekiančios maitinimą privatiems vaikų darželiams, vadovė Rūta Sorakaitė sako, kad jiems, kaip ir kiekvienai įmonei, procesų valdymas yra labai svarbus: „Neturint sistemos, negalėtume valdyti procesų. Mums yra labai svarbu informacijos surinkimas, naujų klientų paieška, patenkinti kliento poreikius: laiku įvykdytas užsakymas, laiku pristatytas, produkto kokybė. Taip pat be galo svarbus ilgalaikis bendravimas su klientu“.
R. Sorakaitė sako, kad jos vadovaujamame versle trūksta sistemos, kuomet atrodo, kad visi žino kas ką daro, bet pastebinti, kad vis iškyla kažkokie nesusipratimai, kaip, pavyzdžiui, kelis metus darbuotojos, pabaigusios darbus visą valandą ankščiau išeidavo namo ir tai tapo sistema.
„Dabar, kai pereiname prie šaldytos produkcijos gamybos, darbų padaugėjo ir reikia jau dirbti pilnas 8 darbo valandas, darbuotojai nėra labai patenkinti. Todėl, dabar kuriama nauja, kiekvienam gerai suprantama sistema“, – apie šiuometinę veiklą pasakoja įmonės vadovė.
Prieš kuriant verslą verslininkė sako dėl procesų valdymo vadovavusis savo patirtimi ir nuojauta: „Esu iš tų žmonių, kur daug sprendimų padarau vedama nuojautos. Bet tai nereiškia, kad nieko nepaskaičiuoju ar, kad nepagalvoju apie pliusus ir minusus. Pačioje verslo pradžioje labai daug darbų atlikau pati. Bet žingsnis po žingsnio darbai buvo paskirstyti ir man jų liko vis mažiau. Šiai dienai turiu atsakingus asmenis, kurie yra atsakingi už gamybą, jos išvežimą, pardavimus ir finansus“.
Verslininkė atvira, dalyvavimas „Kiekvienas gali“ smulkaus verslo akademijoje jai buvo geriausias dalykas, kas įvyko per paskutinius porą metų.
„Mokymai davė labai daug – pamatėme, ką darome ne taip, kur yra spragos, ką reikia keisti, gal ko atsisakyti. Taip pat peržiūrėti savo sistemą ir ją patobulinti, sukonkretinti darbų atlikimą, kad nebūtų viena pareigybė „virėja“, bet kiekvienai virėjai priskirti konkrečias pareigas, sudarant sutartį su kiekvienu žmogumi. Taip pat susipažinau su sėkmingais verslininkais, gavau daug žinių per paskaitas, daug praktinių patarimų iš mentorės, finansų ekspertės Odetos Bložienės. Pasibaigus šitiems mokymams, jau matome kelią, kuriuo galime pradėti eiti su šaldyta produkcija“, – nuoširdžiai džiaugiasi R. Sorakaitė.