Vadybinę sistemą „LEAN“ išbandžiusios ligoninės mano, kad išeitis yra: tai platforma, kuri sukuria terpę procesų tobulinimui bei problemų sprendimui ne tik strategiškai, bet ir „čia ir dabar“ principu. Viena iš ligoninių diegianti šią sistemą visose pakopose – Respublikinė Vilniaus psichiatrijos ligoninė (RVPL), rašoma pranešime spaudai.
Kartu keičiasi ir ligoninių vidinė kultūra
RVPL vadovo patarėjas Danas Bakša, šiuo metu dalyvaujantis „LEAN“ sistemos diegime, mano, kad ją verta taikyti ne pavieniuose atvejuose, o visoje įstaigoje. „Norint pakeisti darbuotojų įpročius, visų pirma reikia pakeisti jų požiūrį. Tai sunku padaryti, jeigu procesų tobulinimas ir sąlygų šiam tobulinimui kūrimas nėra visą įstaigą vienijanti idėja – įstaigos kultūros dalis“, – motyvą grindžia D. Bakša. „Viskas prasideda nuo mokymų apie pačią sistemos esmę: kokie yra „LEAN“ veikimo principai, kaip jie jau veikia kitose įstaigose. Mokymų metu darbuotojai pradeda generuoti pirmąsias savo idėjas ir netgi kurti sprendimus, kaip jas įgyvendinti. „LEAN“ įrankių dėka nemažai šių idėjų tampa realybe.“
Momentinis problemų sprendimas
„KAIZEN“ nuolatinio mokymosi lenta – vienas pagrindinių „LEAN“ įrankių. Lentoje patys darbuotojai užrašo visas problemas bei sprendimus, kuriais būtų galima išspręsti ar patobulinti esamą situaciją tam tikrame struktūriniame vienete (ligoninės atveju – skyriuje). Lenta privalo būti prieinama visų grandžių personalui, o jos pildymas – sistemingai moderuojamas, fiksuojant įgyvendintus pokyčius. „Turime puikių pavyzdžių apie iniciatyvas, kurias sukūrė patys darbuotojai. Pavyzdžiui, slaugos administratorės pasiūlė idėją, kaip galime padėti pacientams socializuotis maitinimo procese: jie bus kviečiami padėti išnešioti maistą ligoninės gydomųjų skyrių maitinimui skirtose patalpose. Taip palaikomi socialiniai gebėjimai, sukuriamos galimybės neatsiriboti bei neiškristi iš režimo, kuriuo gyvename už ligoninės sienų“, – pasakoja vyresnioji slaugos administratorė Laura Morkūnaitė – Junevič.
Nematomas nuostolis – neišnaudoti darbuotojų talentai
Kiekvienas darbuotojas yra konkrečios srities profesionalas, tačiau kartais neįvyksta situacija, kuriose jis galėtų šį savo talentą atskleisti. „LEAN“ sistema, o ypač – „KAIZEN“ lenta sukuria sąlygas kiekvieną iki šiol neliestą idėją paversti žingsniu į priekį. „Tarp darbuotojų pasiūlytų idėjų – ne tik idėjos apie maitinimą, bet ir pasiūlymai, kaip sujungti reabilitaciją bei ekologiško darželio poreikį, ar naujos laboratorijos planas, kuriame personalui judėti bus daug patogiau. Talentus galime realizuoti ir labai tiesiogiai, pavyzdžiui, plėsdami vidines paslaugas, kurias teiks tam tikrų gebėjimų turintys darbuotojai: kineziterapeutai, mitybos specialistai ar kiti“, – pasakoja D. Bakša.
Šimtai nereikalingai nueitų kilometrų
Be „nematomo nuostolio“ „LEAN“ sistemoje nuolatos fiksuojami ir kiti, apčiuopiamesni, bet taip pat sunkiai pastebimi nuostoliai. „Nuostoliu galime vadinti ne tik nuostolingai išleistus pinigus ar žaliavas, bet ir veltui suvaikščiotus kilometrus migruojant per patalpas, tuščiai išeikvotą laiką, kai ieškome ne vietoje padėtų daiktų, ar veltui eikvojamą darbuotojų energiją, kai jie atlieka darbus ne pagal savo pajėgumą“, – pasakoja D. Bakša. „RVPL atveju vienas ryškiausių tokių nuostolių pavyzdžių būtų iki šiol vykdyta skalbinių atvežimo bei surinkimo sistema: ypač sunkius skalbinių maišus gana didelius atstumus nešiodavo bei juos į surenkančią mašiną pakraudavo moterys. Atliktais skaičiavimais, svoris, kurį jos sunešiodavo per mėnesį vertinamas jau ne kilogramais, o tonomis! Šį nuostolį mažinome dviem žingsniais: pirmuoju sumažinome atstumą iki skalbinių surinkimo bei atvežimo taško (dabar vairuotojas atvyksta prie pat skyriaus, todėl skalbinius nešti reikia kur kas trumpiau), antruoju šią atsakomybę perleidome fiziškai stipresniems ir kitas funkcijas atliekantiems vyrams, taip pat sutaupoma brangaus pagalbinio personalo laiko“, – aiškino ligoninės ūkio skyriui vadovaujantis Mindaugas Mačiulaitis.
Įkvėpimas struktūriniams pokyčiams
Kartais „LEAN“ išprovokuotos idėjos gali daryti įtaką ir sprendimus kuriant struktūrinius pokyčius. „Tarkime, pastebėjome, kad iš personalo pusės fiksuota daug rūpesčio dėl išorinių maisto tiekėjų.
Netinkama maisto temperatūra, ne visada esanti galimybė užtikrinti produktų kokybę: ne viena užfiksuota problema privedė prie sprendimo vėl grįžti prie vidinio maitinimo, kurį, pradedant meniu kūrimu, baigiant maisto dalinimu, galės kontroliuoti mūsų pačių specialistai – šios srities profesionalai“, – aiškina D. Bakša ir papildo, kad laiko šiems pokyčiams įgyvendinti taip pat sutaupė į pagalbą pasitelkus „LEAN“: pagalbinio slaugos personalo laiką, kurį sugaišdavo tampydami skalbinius ilgais koridoriais, nuo šiol dalinai galėsime panaudoti tobulinant procesus vienoje svarbiausių grandžių – virtuvėje.
Kokios „LEAN“ perspektyvos Lietuvos ligoninėse? Ne vienoje ligoninėje su šia sistema susidūręs ir visu pajėgumu ją diegiantis RVPL D. Bakša mano, kad sistema tikrai veikia nuosekliai ją taikant. „Jos stiprybė yra tai, kad idėjos, kaip išnaudoti „LEAN“ įrankius plinta ne tiek vertikaliai, kiek horizontaliai: iš skyriaus į skyrių, kol „apima“ visą ligoninę. Kažkuria prasme „LEAN“ sistema galėtų pakeisti netgi kai kurias profsąjungų funkcijas, nes čia įtraukiamas kiekvienas – skirtingai nei profsąjungų atveju, kur išlieka ne visada objektyvi ir ne visada produktyvi vidinė hierarchija“.