Kaip pagerinti dokumentų pasirašymo patirtį su klientais?
Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu palengvina procesą ne tik verslui, bet ir patiems klientams. Pasak Kristinos Gabrilavičiūtės, „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovės, klientų patirtis yra vienas iš pagrindinių šių dienų konkurencingumo aspektų – ji gali sukurti arba didelį pranašumą, arba trūkumą. Pabandykite įsivaizduoti, kaip patogu būtų pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, o ne keliauti į kokią nors fizinę vietą vien dėl parašo? Nesvarbu, kokiai pramonės šakai priskiriamas verslas, kuomet susiduriama su poreikiu pasirašyti dokumentus su klientais, elektroninės operacijos smarkiai pagerina procesus. Peržvelkime kelias situacijas, kurių metu dokumentai pasirašomi būtent su klientais:
- Visuose verslo sektoriuose bet kokios rūšies sutartys gali būti pasirašomos elektroniniu būdu. Kadangi klientai tikisi visus pirkimus ar užsakymus įvykdyti iš namų, galite net viršyti jų lūkesčius pasiūlydami galimybę operatyviai pasirašyti ir paslaugų sutartis, nuomos sutartis bei kitus dokumentus per nuotolį – neatsižvelgiant į vietą, kurioje esate.
- Jei dirbate finansų sektoriuje, paskolų ir lizingo procesai yra svarbūs ir jums, ir jūsų klientams. Pavyzdžiui, įvairių paskolų sutarčių pasirašymas – ar tai būtų būsto, ar studentiška paskola – tampa daug paprastesniu procesu. O taip pat galėsite nuotoliniu būdu pasirašyti automobilių, sunkiasvorių automobilių ir žemės ūkio įrangos bei kitas lizingo sutartis. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu neabejotinai įgalina finansų institucijas greitai patenkinti klientų poreikius bei pagerinti jų patirtį. Tai naudinga tiems, kurie neturi laiko fiziškai atvykti į banko skyrių – ypač patogu nuotoliu pasirašyti trišales sutartis, nes nereikia visoms šalims gaišti laiko susitikimams, kuriuos suderinti neretai būna itin sudėtinga.
- Draudimo sektoriuje draudimo polisai taip pat gali būti tvarkomi elektroniniu būdu. Suteikdami galimybę savo klientams bet kuriuo metu ir bet kur pasirašyti naujus draudimo polisus ir kitus dokumentus, o taip pat internetu pateikti prašymus bei patvirtinamuosius dokumentus, patvirtinančius jų kilmę ir galiojimą teisiškai privalomais elektroniniais parašais, jūs ne tik supaprastinate procesą, bet ir užtikrinate dokumentų saugumą.
Kaip pasirašyti dokumentus su tiekėjais?
Nors, priklausomai nuo veiklos srities, dokumentų pasirašymas su tiekėjais ar partneriais kartais gali būti keblus, visgi dokumentų pasirašymo elektroniniu parašu procesai gali sutaupyti jums laiko.
- Laiku nepasirašytos sutartys organizacijai gali padaryti daug žalos – nuo pavėluoto svarbių išteklių praradimo jums ar jūsų partneriams iki sandorių žlugimo. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu pagreitina procesus, todėl minėtų problemų tikrai galėsite išvengti.
- Popieriniai dokumentai dažnai pasimeta, ypač kai tuo pačiu metu reikia rinkti parašus ir atlikti kitus darbus, pvz., pristatyti ar priimti prekes. Kartais reikia pasirašyti sutartis ar patvirtinti užsakymus, bet kas atsitinka su dokumentais vėliau? Jei jie nėra tinkamai rūšiuojami ar kur nors tvarkingai sudedami – jie tiesiog pasimeta, o tai reiškia, kad pradingsta ir rašytiniai įrodymai. Pasirašius dokumentus elektroniniu būdu, visi jie lieka sistemoje ir prireikus lengvai surandami.
- Pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu taip pat patogiau norint atlikti pasikartojančius veiksmus. Jei jums reikia rinkti parašus, o jūsų partneriams nuolat pasirašinėti, tai ilgainiui tampa varginančiu procesu, kuris, pasirašant elektroniniu parašu, bus kur kas paprastesnis, nes nebesvarbi tuomet nei jūsų fizinė lokacija, nei laikas, o taip pat viską galima atlikti iš karto.
Svarstant galimybę pereiti prie el. pasirašymo, pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovės, patariama gerai išanalizuoti paslaugų teikėją: „Peržiūrėkite kontrolinį klausimų sąrašą, pavyzdžiui: ar teikėjas užtikrina nepertraukiamą paslaugų prieinamumą? Ar leidžia kurti ir patvirtinti kvalifikuotus el. parašus, atitinkančius „eIDAS" reglamento, apibrėžiančio elektroninio parašo naudojimą Europoje, reikalavimus? Ar vidinės sistemos ir verslo procesai atitinka tarptautiniu mastu pripažintus informacijos saugumo valdymo standartus? Ar palaikomi dokumentų formatai ir dydžiai, kuriuos reikia pasirašyti? Ar yra pakankamai įvairių pasirašymo ir papildomų dokumentų valdymo įrankių? Ar pasirašymo metu suformuojama kvalifikuota laiko žymą? Jei jūsų atsakymai yra teigiami, tai didelė tikimybė, kad ką tik radote savo el. pasirašymo paslaugų teikėją."
Fizinis dokumentų pasirašymas su išoriniais partneriais gali užtrukti net iki 4 dienų: pasirašymo, spausdinimo, skenavimo, siuntimo procesas užima per daug laiko. Kalbant apie administracinį darbą ir įvairių pasirašytų dokumentų tvarkymą, vis daugiau įmonių pasirenka elektroninį pasirašymą. Nuo su klientais iki su tiekėjais susijusių dokumentų – viską galima rūšiuoti bei pasirašyti nuotoliniu būdu. Perėjimas prie elektroninio pasirašymo, priklausomai nuo jūsų poreikių, dažniausiai nereikalauja papildomų programinės įrangos diegimo ar kitų žmogiškųjų išteklių – anaiptol, jis sutaupo daug laiko ir pinigų.