Artėja metinis pokalbis? Ekspertė pataria, kaip jam pasiruošti – tai svarbu ir darbuotojui, ir darbdaviui

Metinis pokalbis – tai galimybė su vadovu aptarti ne tik rezultatus, bet ir kitas aktualias temas. Ar reikia jam ruoštis, apie ką kalbėti ir kokių temų neliesti?

Apie tai pasakoja „Academia Dominorum“ partnerė, projektų vadovė, mentorė Vilma Butrimaitė-Mikšionė. Pasak jos, norint sklandžiai aptarti savo pasiekimus, pristatyti rezultatus, veikloje kylančius iššūkius ar priemones, kurių padedami darbuotojai galėtų tobulinti savo kompetencijas, šiam pokalbiui reikia atsakingai pasiruošti.

„Kokią dalį darbo laiko praleidžiate kalbėdamas su savo vadovu akis į akį?“ Tai klausimas, kuris veda prie bendradarbiavimo tarp darbuotojo ir vadovo, sklandaus užduočių aptarimo, būdų ne tik pasiekti rezultatus, tačiau ir tobulinti savo kompetenciją pasirinkimo. Viena dažniausių pokalbio tarp darbuotojo ir vadovo formų – veiklos valdymo pokalbis. Ir visiškai nesvarbu: ar tai metinis, pusmetinis ar kartą per ketvirtį organizuojamas pokalbis“, – sako ekspertė, daugiau nei dešimt metų dirbanti mokymų srityje.

– Vilma, ar reikia (jei taip, kodėl) darbuotojui ruoštis metiniam pokalbiui, ar tai tik vadovo pareiga?

– Pasiruošimas metiniam veiklos vertinimo pokalbiui yra abipusė atsakomybė, neišskiriant nei vadovo, nei darbuotojo. Darbuotojas turėtų galėti vadovui pateikti informaciją ne tik apie savo veiklą, pasiekimus ir kylančias problemas, bet ir pasiruošti atsakyti į klausimus apie savo tobulėjimo ir karjeros perspektyvas. Metinis pokalbis darbuotojui – puiki galimybė išsakyti savo nuomonę ir pasiūlymus.

Ruošdamasis pokalbiui, darbuotojas turėtų atkreipti dėmesį ne tik į savo, bet ir į įmonės tikslus. Apgalvoti, ko buvo tikimasi, ką pavyko pasiekti, ko nepavyko pasiekti, dėl kokių priežasčių nepavyko? Taip pat svarbu nepamiršti ir pasigirti, ką pavyko įgyvendinti geriausiai, kokių asmeninių rezultatų pasiekė. Ruošiantis pokalbiui, ne mažiau svarbu apgalvoti ir išsikelti ateinančio laikotarpio (pusmečio ar metų) tikslus. Ir, žinoma, nusimatyti tobulėjimo kryptį, ką norėtų tobulinti ir kokių resursų tam gali prireikti.

Ruoštis pokalbiui darbuotojui gali padėti įvairūs papildomi įrankiai, pavyzdžiui, pokalbio planas, pasiekimų ir tobulėjimo sąrašas, tikslų nustatymo formos ir kita. Daugelis organizacijų turi tam skirtas formas.

– Dažnai minime, kad per pokalbį vadovas turėtų suteikti darbuotojui grįžtamąjį ryšį. O ar darbuotojas turi suteikti tokį ryšį vadovui. Jei taip, kaip tai tinkamai padaryti, ypač, jei grįžtamasis ryšys nebus vien tik pagyros vadovui, bet ir konstruktyvi kritika?

– Taip, darbuotojas turi suteikti vadovui grįžtamąjį ryšį. Tai svarbu, kad abi pusės suprastų, kaip dirbti efektyviau, kaip didinti bendradarbiavimą. Grįžtamasis ryšys gali būti teikiamas tiek žodžiu, tiek raštu. Tik čia norėčiau akcentuoti, kad kritika, nesvarbu, kam skirta, vadovui ar darbuotojui, turėtų būti pateikiama pagarbiai ir konstruktyviai. Svarbu pabrėžti, kad kritika skirta ne asmenybei, o darbui, naujiems planams. Pavyzdžiui, darbuotojas gali pasakyti: „Man atrodo, kad galėtume pagerinti bendravimą komandoje. Kaip galėtume tai padaryti?“ arba „Matau galimybių plėsti įmonės veiklą“ ir panašiai.

– Tobulėjimo galimybių paieška. Ar darbuotojas turi jaustis nepatogiai, jei yra sričių, kuriose norėtų patobulinti savo žinias ir įgūdžius. O gal tai kaip tik viena iš šio pokalbio temų?

– Ne, darbuotojas neturėtų jaustis nepatogiai, jei yra sričių, kuriose norėtų patobulinti savo žinias ir įgūdžius. Tai normalu ir netgi sveikintina. Tobulėti būtina ne tik norint siekti karjeros aukštumų, bet ir prisidėti prie organizacijos tikslų siekimo. Tai gali būti viena iš pokalbio temų, kai galima aptarti mokymosi ar kitas tobulėti skirtas galimybes ir formas.

– Ar galima per tokį pokalbį aptarti atmosferą padalinyje, kitų kolegų indėlį? Kodėl tai palanku arba nepalanku?

– Ir taip, ir ne. Jeigu kalbama apie kolegų, kaip komandos, indėlį, tada tokia pokalbio tema galėtų būti. Svarbu aptarti darbo atmosferą, kolegų bendradarbiavimą ir galimus būdus, kaip gerinti komandinį darbą. O jeigu planuojama aptarinėti tik kolegų indėlį ir neįvykdytas ar nepasiektas užduotis, tai nekorektiška ir neetiška. Noriu akcentuoti – metinis veiklos vertinimo pokalbis vyksta tarp vadovo ir darbuotojo, apie jų rezultatus, naujus planus ir siekius. Todėl ir pokalbis turėtų būti apie judviejų planus, pasiekimus ir kitus klausimus.

– O jei kalbėtume apie pasiūlymus, kaip tobulinti procesus, gerinti bendradarbiavimą. Koks darbuotojo indėlis galėtų būti šiomis temomis?

– Taip, atmosfera padalinyje ir kitų kolegų indėlis gali būti šio pokalbio tema. Darbuotojas gali pasidalinti savo pastebėjimais ir pasiūlymais, kaip pagerinti atmosferą padalinyje ir bendradarbiavimą su kolegomis. Tai gali būti ateinančiam periodui prisiimti jo tikslai, kurie padėtų gerinti organizacijos efektyvumą, procesų tobulinimą ir bendradarbiavimą. Tai puikus pavyzdys, kaip kiekvienas gali prisidėti prie efektyvesnio organizacijos darbo.

– Ką daryti, jei vadovas akivaizdžiai ateina nepasiruošęs pokalbiui? Arba turi einamųjų „degančių“ reikalų ir neskiria pakankamai dėmesio pokalbiui. Paprašyti kito laiko?

– Labai liūdna, jeigu tokių atvejų vis dar pasitaiko. Deja, girdžiu, kad vis dar taip būna. Vis dėlto, jeigu vadovas ateina akivaizdžiai nepasiruošęs pokalbiui, jis gali turėti tam svarbių priežasčių. Tokiu atveju darbuotojas gali tiesiog pasiūlyti atidėti pokalbį, kad vadovas galėtų pasiruošti ir susitarti dėl naujo susitikimo laiko.

Jeigu vadovas nesutinka pokalbio atidėti, darbuotojui rekomenduočiau būti pasiruošus pačiam ir pokalbio metu pateikti kuo daugiau informacijos, kurią buvo numatyta aptarti. Ir būtinai pratęsti pokalbį kitą kartą, kai abi pusės bus tinkamai pasiruošusios. Pokalbio metu su vadovu labai svarbu palaikyti atvirą ir konstruktyvų dialogą, siekiant aptarti visus klausimus, ir kartu bendradarbiaujant kurti tokią darbo aplinką, kurioje būtų gera dirbti ir norėtųsi siekti rezultatų.

– Na o kaip vadovui tinkamai pasiruošti metiniam pokalbiui su darbuotoju?

– Kiekvienam vadovui metinis pokalbis su darbuotoju turėtų būti svarbi darbo dalis. Pokalbio metu vadovas ir darbuotojas paprastai kartu aptaria praėjusių metų rezultatus, keliamus tikslus ir tobulėjimo galimybes. Tinkamas pasiruošimas šiam pokalbiui padeda užtikrinti, kad jis būtų naudingas abiem pusėms. Ruošiantis pokalbiui, vadovui rekomenduojama numatyti pokalbio datą ir laiką, suplanuoti pokalbį, kuriame būtų numatyta darbuotojo tobulėjimo sritys, einamųjų metų tikslai, karjeros galimybės, atlygio peržiūra ir t.t.

– Ar turi vadovas ruoštis minėtam pokalbiui?

– Būtinai. Prieš pradedant ruoštis pokalbiui, rekomenduojama nusistatyti, kokius bendrus tikslus keliate pokalbiui. Gal norėsite aptarti, pavyzdžiui, praėjusių metų rezultatus, darbuotojo tobulinimosi galimybes, atlygio klausimą ir kitus dalykus. Prieš pokalbį rekomenduoju turėti kuo daugiau informacijos apie darbuotojo veiklą, jo pasiekimus, rezultatus. Galima peržiūrėti darbuotojo pateiktas ataskaitas ir kitas priemones. Taip pat labai svarbu skirti pakankamai laiko pasiruošimui. Tai padės užsitikrinti, kad pokalbis būtų sklandus, išvengti klaidų ir neatsakytų klausimų.

– Kaip teisingai suteikti grįžtamąjį ryšį darbuotojui metinio pokalbio metu?

– Grįžtamasis ryšys yra svarbi pokalbio su darbuotoju dalis. Tai padeda darbuotojui suprasti, kaip jis yra vertinamas ir kokias sritis gali tobulinti. Kalbant su darbuotoju svarbu būti konstruktyviam ir supratingam. Pabrėžti jo stiprybes, bet taip pat atkreipti dėmesį ir į tas sritis, kuriose galima ir reikia tobulėti. Nepakanka pasakyti darbuotojui, kad jis dirba gerai, ar kad jis turėtų tobulėti. Būtina pateikti konkrečius pavyzdžius, kurie iliustruotų darbuotojo stipriąsias ar silpnąsias puses. Jei kalbama apie tobulintinas sritis, būtina pasiūlyti aiškius veiksmus, kaip žmogus galėtų tobulėti. Ir, jeigu reikia pagalbos, pasiūlyti ją.

– Jei darbuotojo rezultatai nepriekaištingi, tačiau elgesys ir demonstruojamos vertybės netinkamos (pavyzdžiui, nesidalija informacija su kolegomis). Ką tokiu atveju daryti vadovui?

– Tokiu atveju svarbu pagirti už puikius rezultatus, tačiau tuo pačiu pateikti pastabas ir apie netinkamą elgesį. Tiesą sakant, tokiais atvejais, nereikia laukti metinio veiklos pokalbio, apie tokias situacijas su darbuotoju reikia nedelsiant pasikalbėti, pabrėžiant, kaip tai kenkia ir daro neigiamą poveikį įmonės rezultatams bei kolegoms. Jeigu reikia, pasiūlyti darbuotojui pagalbą, kartu ieškoti sprendimų, kurie galėtų pagerinti jo elgesį. Svarbu nepalikti savieigai tokios situacijos.

– Pokalbis su darbuotoju yra skirtas ne tik apžvelgti praėjusius metus, bet ir einamųjų metų tikslus. Kaip sukurti tokį pokalbį, kuris būtų motyvuojantis, uždegantis, o ne atvirkščiai?

– Pokalbio metu svarbu skatinti ir pabrėžti pasiekimus. Diskutuoti apie naujus tikslus, pasiūlyti konkrečią pagalbą. Norint, kad metinis pokalbis su darbuotoju būtų motyvuojantis ir uždegantis, vadovas turėtų pradėti pokalbį nuo darbuotojo pagyrimų. Tokia taktika padės darbuotojui atsipalaiduoti, jaustis geriau.

Diskutuojant apie tai, kaip darbuotojas gali tobulėti ir augti profesinėje srityje, jis pasijaus įvertintas ir motyvuotas siekti naujų tikslų. Motyvaciją kelia ir išreikštas pasitikėjimas. Papildoma nefinansinė motyvavimo priemonė gali būti ir tiesiog išreikštas pasitikėjimas darbuotojo kompetencija bei profesionalumu. Žinoma, kiekvienas darbuotojas yra unikalus ir skirtingas, todėl tai, kas motyvuoja vieną darbuotoją, gali nemotyvuoti kito. Todėl svarbu pažinti ir suprasti kiekvieną darbuotoją, jo individualius poreikius bei ambicijas.

– Jei darbuotojas niekada nerodo noro mokytis naujų dalykų, įgyti naujų įgūdžių, prisiimti papildomų atsakomybių, bet darbus, savo pareiginių nuostatų ribose, atlieka tinkamai. Ką tokiu atveju patartumėte daryti vadovui?

– Tokiu atveju, pirmiausia, vadovas turėtų išsiaiškinti ir suprasti, kodėl darbuotojas nerodo noro mokytis ir augti. Gali būti, kad darbuotojas yra patenkintas savo dabartine padėtimi ir pareigomis. Taip pat gali būti, kad darbuotojas jaučiasi nepasitikintis savo gebėjimais mokytis naujų dalykų ar prisiimti papildomų atsakomybių. Perpratus priežastis, galima priimti sprendimą, ką daryti toliau. Pavyzdžiui, jei darbuotojas jaučiasi nepasitikintis, galima jam padėti augti ir tobulėti. Pakalbėjus su darbuotoju apie jo tikslus bei norus, galima padėti jam nusistatyti realius ir pasiekiamus tikslus.

– O jei darbuotojas metinio pokalbio metu nori kalbėti tik apie atlygio peržiūrą. Ar tai tinkama tema metiniam pokalbiui?

– Atlygis yra labai svarbi darbuotojo motyvacijos dalis, todėl apie tai gali būti kalbama, tačiau svarbu, kad pokalbis neapsiribotų tik šia tema. Reikia suvokti, kad metinis pokalbis yra galimybė aptarti įvairias temas, ne tik atlygio. Ir vadovas turi užtikrinti, kad visos temos būtų įtrauktos į pokalbį, o darbuotojas jaustųsi suprastas, išklausytas ir jaustų palaikymą.