Taigi, vis dažniau sudarant darbo sutartis su naujais darbuotojais, bendrovės naudojasi galimybe pasirašyti darbo sutartis ne įprastu, o elektroniniu parašu. Kodėl? Tai patogu ir saugu – nei darbuotojui, nei darbdaviui nereikia fiziškai susitikti pasirašyti dokumentų, o taip pat elektroninio parašo funkcionalumas yra saugus – elektroninis parašas leidžia lengvai nustatyti pasirašančio asmens tapatybę ir kt. Vis dėlto, nors iš pirmo žvilgsnio darbo sutarčių pasirašymas elektroniniais parašais atrodo vien pliusus turintis mechanizmas, svarbu nepamiršti, kad darbo sutartis yra susitarimas tarp dviejų šalių dėl darbo sąlygų, ir darbo sutarčių pasirašymas elektroniniais parašais turi būti atliktas tinkamai.
Darbo sutarčių pasirašymas mišriu būdu
Mišraus pasirašymo būdo, t. y. kai viena sutarties šalis darbo sutartį pasirašo el. būdu, o kita paprastuoju, teisės aktai nenumato, todėl šis pasirašymo būdas nėra rekomenduojamas, nes nėra išsaugojamas parašo autentiškumas, o tai reiškia ir kad sutarties galiojimas gali būti kvestionuojamas. Taigi, jei jau darbo sutartis ar jos priedai pasirašinėjami elektroniniu būdu, tokį būdą turėtų naudoti abi darbo sutarties šalys.
Jei darbo sutartis pasirašoma paprastuoju būdu, tačiau norima visus darbo sutarties pakeitimus (priedus) pasirašinėti kvalifikuotais el. parašais, vertėtų atkreipti dėmesį į darbo sutarties ir jos priedų saugojimą, kad nekiltų situacijų, kai popierinė darbo sutartis saugojama vienu būdu, o priedai – kitu.
Darbo sutarčių pasirašymas nekvalifikuotu el. parašu
Jei darbo sutartis pasirašoma nekvalifikuotu el. parašu, kyla didesnė rizika ginčams dėl darbo sutarties galiojimo, kadangi pagal Lietuvos darbo kodeksą, darbo sutartis turi būti rašytinė ir pasirašoma abiejų sutarties šalių, o būtent kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia prilygsta rašytiniam parašui. Svarbu paminėti, kad pasirašinėjant darbo sutartį kvalifikuotu el. parašu, juo turėtų naudotis abi darbo sutarties šalys ir tai turėtų būti vienas elektroninis dokumentas. Remiantis Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, darbo sutartis sudaroma raštu dviem egzemplioriais ir po vieną egzempliorių reikia įteikti kiekvienai darbo sutarties šaliai, tačiau jei darbo sutartis pasirašoma elektroniniu parašu, kuris neatitinka kvalifikuoto el. parašo reikalavimų, sudaromas tik vienas dokumentas, taigi, tokiu atveju gali kilti rizika, kad vienai iš darbo sutarties šalių bus perduotas neoriginalus dokumentas, o tai reiškia, kad bus pažeidžiama pareiga sudaryti darbo sutartį pagal teisės aktų reikalavimus.
Dokumentų valdymo sistemos svarba
Kiekvienas darbdavys, prieš pradėdamas pasirašinėti darbo sutartis el. parašu, turi nuspręsti, ar bendrovė tikrai sugebės užtikrinti elektroninių dokumentų valdymą bei saugojimą, tai reiškia, ar bendrovėje bus įdiegta tinkama bei saugi dokumentų valdymo sistema ir vieną kartą pasirašius darbo sutartį el. būdu, visi daromi darbo sutarties pakeitimai bus taip pat atliekami el. būdu (tiek darbdaviui, tiek darbuotojui pasirašant kvalifikuotais elektroniniais parašais).
Vis dėlto darbo sutarčių pasirašymas elektroniniais parašais pats savaime yra sudėtingesnis būdas nei pasirašymas paprastuoju („rankiniu“) būdu, nes tokiu atveju bendrovėje turi būti įdiegta dokumentų valdymo sistema, o tokios sistemos neturint, vėlgi, kyla rizika dėl ginčų, susijusių su darbo sutarties galiojimu bei jos saugojimu.
Reikėtų atkreipti dėmesį, kad po darbo sutarties pasibaigimo, darbo sutartis turi būti saugoma net 50 metų, taigi, jeigu darbo sutarties dokumentai pasirašomi el. parašu, privaloma užtikrinti, kad tie elektroniniai dokumentai nedings ir bus saugomi reikiamą laikotarpį.
Rekomendacijos: elektroninis parašas vs tradicinis
Nors darbo sutarčių pasirašymas elektroniniu būdu ir tapo labai patogus būdas susitarti dėl darbo santykių, vis dėlto rekomenduojama atkreipti dėmesį į tokią pasirašymo būdo specifiką, kad nekiltų rizikos dėl ginčų ir dokumentai būtų saugomi pagal teisės aktų reikalavimus. Jei bendrovei nepavyktų užtikrinti visų reikalavimų pasirašant sutartis el. parašu, rekomenduojama naudoti įprastą sutarčių pasirašymo būdą.