„Inventorizuoti“ apskaitos darbus, atrodo, būtų gera idėja, kai buhalteris skundžiasi, kad daug ko nespėja, arba kai pats įmonės vadovas negauna reikiamos informacijos iš apskaitos padalinio. Tuo tikslu, pirmiausia, pats buhalteris, finansininkas ar apskaitininkas galėtų atlikti savo veiklos auditą, tarsi peržvelgti savo darbo laiko „fotografijas“, užduodamas sau klausimą: „Kur dingsta mano darbo laikas?“
Gali paaiškėti visai netikėtų dalykų! Pavyzdžiui, didžiąją darbo laiko dalį buhalteris atlieka visai ne buhalterinius darbus. Tarkime, dalyvauja susirinkimuose, kuriuose jam visai nebūtina gaišti brangaus savo darbo laiko. Arba vadovas buhalteriui paveda darbus, kuriuos galėtų atlikti administratorė. Arba buhalteris didžiąją darbo laiko dalį bendrauja su klientais, bandydamas susigrąžinti pirkėjų skolas.
Priežasčių dėl darbo laiko stokos buhalterijos padalinyje gali būti gausybė. Todėl pateikiu dažniausiai pasitaikančias situacijas, kai buhalterinių darbų atlikimo laikas gali būti tikrai sumažintas – net kartais.
Derėtų nubrėžti aiškias ribas
Ką turėtų daryti pats buhalteris ar finansininkas? Pirmiausia, tai stebėti, kaip per tam tikrą periodą jis išnaudoja darbo laiką. Taip pat kiekvieną darbą atlikti sąmoningai ir užduodant sau klausimą – ar tai yra rutininis darbas, kurį gali atlikti žemesnę kvalifikaciją turintis bet kuris įmonės ar apskaitos padalinio darbuotojas? Jeigu atsakymas teigiamas – nedelsiant rutininius ir aukštos kvalifikacijos nereikalaujančius darbus perduoti administratorei, sandėlio apskaitininkui ar kitam atitinkamam darbuotojui. Arba „įdarbinti“ robotą – t. y. skaitmenizuoti tam tikras ūkines operacijas.
Aukštesnės kvalifikacijos apskaitos padalinio darbuotojams palikus tik sudėtingesnius ir nerutininius darbus, tenka imtis kito stebėjimo – kiek laiko per darbo dieną ar darbo savaitę prireikia buhalterio ar finansininko komunikavimui su įmonės vadovybe, interesantais ne iš įmonės ar pačiais apskaitos padalinio darbuotojais? Pasitaiko, kad nesibaigiantys posėdžiai, pasitarimai, konfliktinių situacijų sprendimas užima vos ne pusę darbo dienos. Praktiškai nėra kada ramiai susikaupus dirbti, nes į buhalterį nuolat kreipiasi bet kuris įmonės darbuotojas. Išeitis yra: tiesiog nubrėžti ribas, kokiu metu negalima visiškai trukdyti buhalterio ir kada yra laikas komunikavimui.
Svarbu ir tai, ar Apskaitos padalinyje yra naudojamas automatinis buhalterinių dokumentų apdorojimo būdas? Jeigu dokumentai vis dar į apskaitos sistemą suvedami rankiniu būdu, tikėtis, kad buhalteris turės laisvo laiko ir jam nereikės dirbti viršvalandžių, būtų naivu. Jei ne visos rutininės operacijos, tai bent didžioji jų dalis turėtų būti apdorojama automatiniu būdu. Ypač patartina nedubliuoti duomenų ir naudotis apibendrinta duomenų apskaitymo galimybe. Aiškiausias pavyzdys galėtų būti toks: kai įmonė turi elektroninę parduotuvę, kuri nėra susieta su įmonės buhalterinės apskaitos programa. O juk duomenis apie mėnesio pardavimus į apskaitos programą galima būtų įvesti apibendrintai – vienu įrašu, o ne įvedinėjant kiekvieną pardavimo dokumentą dar kartą.
Tinkamas darbų paskirstymas pasiteisina
Be to, stebuklingai dingsta darbo laikas, pildant įvairiausias lenteles, deklaracijas, ataskaitas kitokiu formatu nei įmonės turima buhalterinės apskaitos programa. Mokesčių administratoriui pateikiamos deklaracijos yra privalomos ir šį darbą teks atlikti. Tačiau nesudėtingas mokesčių deklaracijas gali parengti žemesnės kvalifikacijos darbuotojai. Ypač, jei tokios deklaracijos yra susijusios tik su vienu apskaitos segmentu – pavyzdžiui, darbo užmokesčio skaičiavimu.
Įmonės vadovui ar kitiems darbuotojams pateikiama informacija turėtų būti susisteminta iš jau įtrauktų į buhalterinės apskaitos programą duomenų. Tai reiškia, kad pats buhalteris galėtų pasiūlyti suformuoti vienu mygtuko paspaudimu pateikiamą ataskaitą ar suvestinę. Nes duomenų pateikimas papildomai rengiamose lentelėse yra nereikalingas laiko gaišimas. Kartais vadovai prašo ir besidubliuojančios informacijos. Derėtų stebėti, kad tie patys duomenys vadovybei būtų pateikiami vieną kartą.
Neišnaudojamos teisės aktų galimybės darbo palengvinimui
Ilgesnę darbo patirtį turintiems darbuotojams kartais pakiša koją inercija. Tiksliau, jie net nesusimąsto, kad atlieka rutininius, visiškai nereikalingus darbus. Arba nesigilina į galimybes supaprastinti apskaitos procesą, pasinaudojus teisės aktuose apibrėžtomis galimybėmis.
Pavyzdžiui, statybinėje organizacijoje nupirkus statybinių medžiagų ir nuvežus į vieną iš statybos objektų, galima patarti nepajamuoti kiekvienos statybinių medžiagų eilutės iš sąskaitos, o apskaitoje vienu įrašu užregistruoti šį žaliavų padidėjimą, atliekant statybos darbus. Juk kokia prasmė visas eilutes detaliai užpajamuoti ir tuojau pat vėl viską nurašyti tam statybos objektui? Galima tai daryti apibendrintai.
Laiko sąnaudų taupymas šiuo atveju akivaizdus. Jokiame teisės akte nėra aiškiai pasakyta, kaip konkrečiai turi būti įvedami apskaitos dokumentai. Jeigu kokiai kontroliuojančiai institucijai būtų įdomu, kokios statybinės medžiagos panaudotos atliekant statybos darbus, visada informaciją galima būtų gauti iš pirminio apskaitos dokumento – pirkimo PVM sąskaitos-faktūros.
Arba kita situacija, kai Darbo kodekse yra numatyta, kad vienas iš galimų darbo laiko režimų yra individualus. Tai reiškia, kad darbuotojui nereikia sudaryti darbo grafiko, svarbu, kad būtų susitarta dėl darbo krūvio per dieną, savaitę ar mėnesį. Ir nubrėžiamos ribos: kokiomis dienomis ir kokiu laiku turi būti atliekamas darbas. Tokiu atveju darbuotojas pats gali planuoti darbo laiką, laikydamasis Darbo kodekse numatytų maksimalių darbo ir poilsio laiko ribojimų.
Apibendrinant galima teigti – jeigu vis trūksta darbo laiko, priežasčių reikėtų ieškoti kasdieniuose rutininiuose darbuose, negebėjime įsidiegti skaitmenizavimo įrankių, perteklinės informacijos pateikime vadovybei. Ir dar daugiau priežasčių gali daryti įtaką neefektyviam buhalterijos darbui.
O ko reikėtų atsisakyti ir kokius darbus atlikti būtina – turėtų nuspręsti aukštos kvalifikacijos buhalteris ar finansininkas. Arba tam pasamdyti privatų konsultantą. Praktika rodo, kad atlikus buhalterinės veiklos auditą, galima sutaupyti ne tik darbo laiko, bet ir darbuotojų.