Kartais kokia nors vienkartinė situacija išsprendžiama vadovo įsakymu arba surašoma nuolat veikianti įmonės vidaus tvarka. Jau įprasta, kad įmonė turi vidaus tvarkos taisykles, kuriose aptariamos bendrosios nuostatos – kaip darbas organizuojamas toje įmonėje: nuo darbo laiko nustatymo, režimo iki darbuotojų atleidimo tvarkos. Tačiau šios taisyklės dažnai yra šabloninės – pačiai įmonei didelės naudos neatnešančios, nes, galima sakyti, daugiau patvirtintos dėl formalių reikalavimų tenkinimo.
Vadovas pasitelkia specialistus
Kas turi sukurti vidaus tvarkas įmonėje? Atsakymas labai paprastas – vadovas organizuoja įmonės veiklą. Vadinasi, jis ir nustato įmonės veiklos reglamentavimą nuo kasdienio darbo organizavimo ir vidaus kontrolės priemonių sukūrimo. Aišku, vadovui neįmanoma turėti visų kompetencijų, ypač specifinių žinių, todėl vidaus tvarkos kuriamos, sudarius įmonės specialistų darbo grupę arba tai daro konkrečias pareigas atliekantis darbuotojas.
Pavyzdžiui, teisininkas ir personalo specialistas puikiausiai parengs Suminės darbo laiko apskaitos taikymo tvarką arba Atostogų suteikimo tvarką. Visais atvejais šios tvarkos turi būti tvirtinamos vadovo parašu, o kartais – ir valdybos ar akcininkų susirinkimo, jeigu vadovas neturi suteiktų įgaliojimų tam tikrų reglamentų nustatymui ir tvirtinimui.
Kaip sukurti tvarkas?
Konsultantai dažnai sulaukia klientų užsakymų aprašyti jų įmonėje taikomą darbo organizavimą ir sukurti atitinkamą lokalų teisės aktą. Galbūt tai yra efektyvesnis darbas, nes konsultantas turi ne tik teorinių žinių, bet dažnai ir praktinių įgūdžių, ir yra surašęs jau ne vieną lokalų teisės aktą. Visgi tokio užsakymo trūkumas – laiko stoka, nes ne visada konsultantai turi laiko įsigilinti į visus įmonėje vykstančius procesus ir atsižvelgti į smulkiausius niuansus. Todėl nusipirktos vidaus tvarkos dažnai būna šabloninės – tarsi svetimkūniai. Sudarytos dėl formalumo ir tiesiog padėtos į stalčių.
Geriausios praktikos pavyzdžiai rodo, kad įmonės darbuotojų sudarytos tvarkos apima visus tuo metu aktualius probleminius klausimus. Pavyzdžiui, jeigu įmonei aktualu reglamentuoti atostogų suteikimo tvarką, joje gali būti aprašytas atostogų įforminimas: „Atostogos įforminamos darbuotojo prašymu, kurį vadovas vizuoja ir perduoda į Apskaitos skyrių“. Šis paprastas sakinys leidžia sutaupyti darbo laiko ir nerašyti vadovo įsakymo dėl atostogų. Aišku, galima ir detaliau aprašyti – prieš kiek dienų turi būti pateikiamas prašymas dėl atostogų ir panašiai.
Kartais, sudarant tam tikras vidaus tvarkas, pasitelkiamas vienas ar kitas teisės aktas. Pavyzdžiui, reglamentuojant suminę darbo laiko apskaitą, galima būtų vadovautis LR Darbo kodekso 115 straipsnio nuostatomis bei Darbo laiko ir poilsio laiko ypatumų ekonominės veiklos srityse aprašu, patvirtintu Vyriausybės 2017 m. birželio 21 d. nutarimu Nr. 496. Todėl šioje tvarkoje galėtų būti aptarta:
1. Kuriems padaliniams / darbuotojams taikoma suminė darbo laiko apskaita.
2. Apskaitinio laikotarpio trukmė – pradžia ir pabaiga.
3. Grafikų paskelbimo darbuotojams tvarka, terminai, grafikų keitimo tvarka.
4. Kaip skaičiuojamas darbo užmokestis – taikant pastovią algą ar mokant už faktiškai dirbtas valandas.
5. Kaip apmokama, kai darbuotojai neišdirba viso nustatyto laiko.
6. Kaip kompensuojami viršvalandžiai, iki kada darbuotojas turi pareikšti savo pageidavimus.
7. Valandinio darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarka (jeigu reikalinga).
8. Kasmetinių atostogų suteikimo taisyklė – darbo dienomis pagal penkių dienų darbo savaitę ar savaitėmis.
9. Kitos taisyklės pagal poreikį.
Reglamentuoti tiek, kiek reikia
Daugelio įmonių atstovai įsitikinę, kad įmonės vidaus tvarkos turi būti didelės apimties. Kartais tai tikrai neišvengiama, jeigu tvarkoje reikia aprašyti didelės apimties reglamentavimo spektrą. Ryškiausias to pavyzdys galėtų būti Apskaitos politika arba nuo šių metų gegužės 1-osios įsigaliosianti Ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarka.
Darbo santykių atskirų klausimų reglamentavimui galima būtų pasitelkti ir mažesnės apimties atskiras tvarkas: Komandiruočių įforminimo ar Atsiskaitymo grynaisiais pinigais tvarką.
Galima pasvarstyti, jog tvarka gali būti sudaryta, pasitelkiant paveikslėlius, o ne tekstą. Pavyzdžiui, kaip tai daroma lėktuvų saugumo instrukcijose keleiviams.
Labai svarbu suvokti, kad įmonės vidaus tvarkos turi apimti tik reikalingas nuostatas ir neperkrauti jų pertekline informacija.
Tad, nuo ko pradėti? Eiliškumas yra toks:
1. Jeigu įmonėje nėra nustatyta jokių tvarkų, pirmiausia reikia peržiūrėti vadovo įsakymus keletą metų atgal – galbūt buvo tam tikri darbo santykių klausimai aprašyti.
2. Nustatyti privalomų tvarkų sąrašą. Tam gali pasitarnauti Valstybinės darbo inspekcijos interneto svetainėje esanti informacija, aprašanti darbdavio vidaus reglamentus. Pagal poreikį sudaromos tvarkos, kai jų nėra reglamentavimo teisės aktuose, ir tai atlieka pačios įmonės.
3. Jeigu tam tikros tvarkos jau buvo sudarytos, jas peržiūrėti ir pakoreguoti, jeigu yra pasikeitimų.
4. Patogiausia visas darbo santykių reglamentavimo tvarkas laikyti viename segtuve ar kompiuterio laikmenoje.
5. Darbuotojai turi būti supažindinami su visomis tvarkomis, kurios jiems taikomos arba jie turi tų tvarkų laikytis.
Padės naudingi patarimai sklandžiam tvarkų sudarymui
Apibendrinant, galima teigti, jog:
1. Efektyviausia, kai vidaus tvarkos sudaromos pačioje įmonėje ir tą užduotį atlieka jos specialistai.
2. Vidaus tvarkos turi būti lakoniškos – tik tiek, kiek reikia reglamentuoti.
3. Galima surašyti vieną didelę tvarką ir joje turėti atskiras dalis. Pavyzdžiui, prie Darbo apmokėjimo sistemos sukurti Suminės darbo laiko apskaitos taikymo ir atostogų suteikimo tvarką.
4. Kai nėra konkretaus reglamentavimo teisės aktuose, praktinis situacijos sprendimas aprašomas vidaus tvarkoje arba įforminamas vadovo įsakymu.
5. Visas sudarytas ir taikomas tvarkas peržiūrėti bent kartą metuose ir, esant poreikiui, koreguoti.