Pasak verslo procesų perprojektavimo specialistės, autokratinėje organizacijos kultūroje vadovaujamasi principu „skaldyk ir valdyk“. Toks stilius ypač būdingas prarastajai kartai, gimusiai 1944–1963 m.
Psichologai teigia, kad šios kartos žmonės nevengia kritikuoti, sunkiai pripažįsta savo kaltę, yra pakankamai emocionalūs ir nuoskaudas laiko savyje. Tokių vadovų pagrindiniai komentarai dažniausiai būna „tu esi kvailas“, „tu nieko nesugebi“, „tu negali padidinti pardavimų“. Darbuotojas arba pripranta prie nuolatinių nurodymų, šūksnių ir atbunka, neberodo iniciatyvos, arba neištvėręs išeina. Paprastai tokiose įmonėse ilgai nepadirba jaunesnių kartų atstovai, sakoma pranešime spaudai.
Su prekės ženklu iprocess.lt dirbanti specialistė atkreipia dėmesį, kad tada įsisuka užburtas ratas: nėra procesų valdymo sistemos, vadovybė kaltina darbuotojus, esą šie nesugeba dirbti, o darbuotojai savo ruožtu kaltina chaosą įmonėje ir emocijų nuolat nevaldantį vadovą. Dažnu atveju šios kartos vadovai nesupranta, ką sistema gali duoti, kam ji reikalinga ir kaip reikėtų vystyti organizaciją, naudojant technologijas.
„Kokios dar technologijos – jos milžiniškus pinigus kainuoja! – pasakytų prarastosios kartos vadovybė. – Geriausias įmonės valdymo būdas – žodžiu ir įsakymais, kuo daugiau biurokratijos – tuo geriau“. Tačiau procesai biurokratinėse organizacijose dūsta ir stringa, nes jiems deguonis yra laikas: kuo greičiau konkretus procesas įvyko, tuo organizacija kaip sistema geriau funkcionuoja.
Trys kartos – trys vadovavimo stiliai
X karta – kokybės ieškotojai (gimę 1964–1983 m). Ši karta yra pakankamai maištinga, išsilavinusi ir nemėgsta formalumų. Jos valdomose organizacijose pastebimos išlaisvėjimo tendencijos, būdinga demokratinė aplinka. X kartos vadovų valdomos organizacijos vystosi palaipsniui, koja kojon su technologijomis. Vadovai imlūs naujovėms, nebijo keistis ir mokytis, moka priimti kritiką, todėl jei organizacijoje nėra sistemos ir vyrauja veiklų chaosas, lengvai įsiklauso į darbuotojų paaiškinimus, kodėl nesiseka pasiekti norimų rezultatų, ir imasi veiksmų situacijai keisti.
Y karta – interneto, socialinių tinklų ir kompiuterizacijos pagrindu augę vaikai (gimę 1984–2003 m.). Jiems svarbu bendrauti, todėl nevaržomai gali keliauti, moka kalbų. Šios kartos atstovai yra kompetentingi ir savo srities profesionalai, kadangi nuo pat mažumės domisi naujovėmis, stebi, kas vyksta pasaulinėje technologijų rinkoje. Jiems labai svarbūs klausimai: o kas iš to; koks iš to bus rezultatas; kokių tikslų siekiame? Gali dirbti daug ir sunkiai, tačiau už tai tikisi pastangų verto atlygio.
Organizacijoje, kurioje nėra procesų valdymo sistemos, gali būti sunku atsakyti, kokių tikslų siekia kiekvienas darbuotojas individualiai. Bendri organizacijos tikslai, t. y. pardavimai, išreikšti konkrečiais skaičiais, – tai dar ne individualūs darbuotojo tikslai. Bendri organizacijos tikslai turėtų būti skaidomi smulkiau, per konkrečius procesus, kuriuose dalyvauja darbuotojai. Y kartos darbuotojas, negavęs individualių tikslų, ilgainiui gali išeiti iš tokios organizacijos, kadangi pradės jaustis nekomfortabiliai.
Z karta – ribų neturinti karta (gimę po 2003 m.; prognozuojama, kad ši karta tęsis iki 2023 m.). Jiems viskas įdomu, jie pakankamai aktyvūs pažindami aplinką, yra hiperžingeidūs, todėl labai svarbu tokius vaikus tinkamai auginti nuo pat kūdikystės. „Zetukai“ auga kartu su technologijomis – jau nuo mažumės žino, ką paspausti telefone, planšetėje ar kompiuteryje, kad galėtų pažiūrėti filmuką ar rasti reikiamos informacijos.
Z kartos atstovai ieško savo išskirtinumo, todėl labai tikėtina, kad jų vadovaujamos organizacijos bus išskirtinės savo sistemomis, technologijomis, o tai reiškia – turės didelį konkurencinį pranašumą. Ši karta auga visuotinės skubos ir bėgimo laikmečiu, mato, kaip jų tėvams trūksta laiko. Kadangi vaikai kopijuoja tėvus, tikėtina, kad jiems nuo mažumės į kraują bus įaugusi samprata, kad laikas yra vertybė.
Ką tai reiškia organizacijai? Organizacijos ir procesų valdymo sistemos bus kuriamos taip, kad būtų švaistoma kuo mažiau laiko. Jau šiandien šiuolaikinės technologijos pradeda stebėti, kaip užduotys vykdomos realiuoju laiku, vis labiau tobulėja klientų valdymo sistemos (CRM). Praktiškai kiekvieną gautų užduočių žingsnį galima fiksuoti tiek mobiliajame telefone, tiek planšetėje ar kompiuteryje, t. y. vadovas gali realiuoju laiku matyti, ką veikia kiekvienas jo darbuotojas.
Sistema naikina emocijas
Procesų optimizavimo esmė – naikinti besidubliuojančias funkcijas ir vertės nekuriančias operacijas. Todėl, pasak D. Lodienės, jau galima numanyti, kad Z kartos atstovų valdomos organizacijos bus daug spartesnės ir sistemiškesnės, nei tos, kurioms vadovauja prarastosios ar X kartos atstovai. Kuo organizacija sistemiškesnė, tuo paprasčiau naujam darbuotojui atlikti savo funkcijas.
Kaip rodo tarptautinių kompanijų pavyzdžiai, įdiegus procesų valdymo sistemą ir išgryninus atsakomybę bei funkcijas, kolektyvo papildymas naujais darbuotojais būna pakankamai sklandus. Jiems pradėjus darbą, visada aišku, ką ir kokios operacijos metu jie turi daryti – tada nebekyla noro be reikalo burnoti vadovybę.
Tikėtina, kad ateities organizacijose emocionalumo bus labai nedaug, kadangi visų operacijų atlikimas bus matuojamas mato vienetais: darbuotojui neatlikus jam paskirtos užduoties, tai iš karto parodys proceso eigos rodikliai. Nebereikės laukti galutinio proceso rezultato, parodančio, kad, pavyzdžiui, pardavimai nukrito. Jei prarastų pardavimų ir bus, bus žinomas ir darbuotojas, kuriam konkretaus proceso metu neatlikus užduoties, buvo patirta praradimų.
Dažnu atveju pardavimų smukimą arba nepakankamas apimtis lemia ne pardavimo atstovai, o klaidos ir netektys, užprogramuotos kituose procesuose, pvz., žaliavų tiekimo, projektų valdymo, gamybos padalinio darbo organizavimo ir pan.
Kuo pasidomėti renkantis darbovietę
„Jei įmonėje dažna darbuotojų kaita, kalti ne darbuotojai – kalta organizacijos sistema, o tiksliau – jos nebuvimas“, – teigia specialistė. Nesant sistemos, organizacijos vadovas būna piktas ir nepatenkintas rezultatais, o darbuotojai jaučiasi tiesiogiai už juos neatsakantys, nes kitame padalinyje esantis kolega laiku neatliko gautos užduoties.
Galima paklausti, kaip susijusi skirtingų padalinių darbuotojų atsakomybė? Ogi tiesiogiai: pagrindiniai procesai, generuojantys pajamas organizacijai, kerta padalinius, ir jiems nė motais, koks darbuotojas kuriame padalinyje dirba. Procesams svarbu veiklos, kurios turi būti atliktos nuosekliai viena po kitos.
Sustygavus procesų veiklas, o darbuotojus pavertus jų dalyviais, sukuriama organizacijos procesų valdymo sistema. Kai jos nėra, sukasi uždaras pykčio, emocijų ir nepasitenkinimo ratas. Norint iš jo ištrūkti, reikėtų išgryninti ir sudėlioti į sistemą procesus. Štai tada darbo vietoje puikiai jausis ir sėkmingai tiek savo, tiek įmonės rezultatus augins esamų ir ateinančių kartų darbuotojai.
„Jaunųjų kartų atstovams ieškant darbo rekomenduočiau pasidomėti, kokia procesų valdymo sistema veikia norimoje įsidarbinti organizacijoje. Ne įmonės valdymo sistema, o būtent procesų valdymo sistema, nes tai – du skirtingi dalykai“, – pabrėžia D. Lodienė. – Vadovai esą gali puikiai valdyti įmonę, tačiau jei nebus procesų valdymo sistemos, vyraus veiklų chaosas.
Savo ruožtu vadovams procesų optimizavimo žinovė rekomenduoja diegti ar tobulinti procesų valdymo sistemas tam, kad galėtų išsilaikyti vis labiau aštrėjančioje konkurencinėje kovoje ir tobulėjančių organizacijų rinkoje, nes Z karta – jau ant slenksčio.