„DI gali būti puikiu pagalbininku personalo valdymo procesuose, pavyzdžiui, efektyviai optimizuojant darbuotojų paiešką, palengvinant komunikacinių žinučių ruošimą, gelbėjant pasiruošti pokalbiams. Visgi, nors DI technologijos siūlo daugybę privalumų, kol kas dar ne daugelis organizacijų realiai išnaudoja jų potencialą. Dauguma įmonių vis dar ieško, kaip integruoti DI į savo kasdienę veiklą. Žinoma, kiekvienos organizacijos situacija individuali, bet auginti supratimą apie DI galimybes dabar jau tampa tiesiog būtina. Visgi svarbu pabrėžti, kad nepaisant visų privalumų, žmogiškas kritinis mąstymas šiame kontekste tampa tik dar svarbesnis“, – komentuoja Personalo valdymo profesionalų asociacijos (PVPA) vadovė Aušra Bytautienė.
„Befriend AI“ įkūrėjas, DI mokymų lektorius bei talentų medžiotojas Dov Zavadskis pateikia 10 praktinių patarimų organizacijoms, siekiančioms susidraugauti su DI.
Darbo skelbimo sukūrimas
Kuriant darbo aprašymus įmonėse, priklausomai nuo jų dydžio, dažnai už tai būna atsakingi samdantieji vadovai. Tačiau dėl laiko stokos ar patirties trūkumo jie neretai kreipiasi į personalo skyrių, prašydami pateikti anksčiau naudotą šabloną. Deja, tokie šablonai dažnai nėra tinkamai atnaujinami, juose pateikiama per daug nereikalingos informacijos ar trūksta aiškaus atitikimo vadovo lūkesčiams.
„Dažnai, kai kandidatų atrankos procesas jau prasidėjęs ar net vyksta interviu, paaiškėja, kad vadovas ieško visai kitokio žmogaus, nei aprašyta darbo aprašyme. Tuomet grįžtama prie pradinio darbo aprašymo ir pastebima, kad vadovas iš tiesų neturėjo aiškaus supratimo, ko ieškojo“, – situacija dalijasi specialistas.
Internete galima rasti įvairių patarimų, kaip patobulinti šį procesą – pavyzdžiui, įkelti seną aprašymą ir paprašyti, kad DI jį pataisytų. Tačiau, kaip pastebi D. Zavadskis, tai neveikia taip paprastai.
„Siūlau strateginį pokalbį su „ChatGPT“, sukuriant personalo vadovo eksperto personą, kuri užduotų klausimus apie rolę, komandą, įmonę, lūkesčius ir sėkmės apibrėžimą šioje pozicijoje. Atsakydami į šiuos klausimus, vadovai galėtų suteikti trūkstamą informaciją. Toks procesas ne tik sumažina galimas DI haliucinacijas, bet ir darbo aprašymas tampa unikalesnis ir tiksliau atspindintis realią rolę“, – pataria pašnekovas.
Pasiruošimas darbo pokalbiui
Kai darbo aprašymas sukurtas ir visa svarbi informacija perduota atrankų komandai, kitas reikšmingas žingsnis – vadovui pasiruošti darbo pokalbiui su kandidatais. Kiekvienas kandidatas yra unikalus, todėl nepakanka tik greitai peržiūrėti jų CV prieš pat interviu. Atsižvelgiant į nustatytus reikalavimus ir tikslus, vadovas gali pasitelkti į pagalbą „ChatGPT“.
„Vadovas gali, pavyzdžiui, paprašyti „ChatGPT“: „Padėk man suformuluoti klausimus, kuriuos turėčiau užduoti kiekvienam kandidatui, kad galėčiau įvertinti, ar jie atitinka pozicijos reikalavimus.“ Taip užtikrinama, kad visos svarbios savybės ir įgūdžiai būtų patikrinti pokalbio metu“, – pataria D. Zavadskis.
„ChatGPT“ gali padėti sukurti struktūrizuotą interviu planą. Vadovas galėtų nurodyti: „Pokalbis vyks trisdešimt minučių. Padėk man susidėlioti pokalbį taip, kad spėčiau aptarti svarbiausius aspektus.“
Be to, remiantis CV peržiūra, vadovas gali pridėti asmeninių pastebėjimų ir prašyti pagalbos suformuluojant aiškius ir tikslius klausimus. Pavyzdžiui, jei pastebima, kad kandidatas galbūt neturi reikiamo išsilavinimo, galima paklausti apie motyvaciją šiai pozicijai. Arba, jei kandidatas turi mažiau patirties ar dažnai keičia darbus, galima suformuluoti klausimus, kurie padėtų geriau suprasti jo motyvus ir siekius.
Svarbu pabrėžti, kad vadovas privalo laikytis BDAR reikalavimų ir nesidalinti jokia asmenine ar privačia informacija.
Kandidatų atrankos etapų nustatymas
Pasak D. Zavadskio, DI gali būti naudingas, kai reikia iš šalies pažvelgti į kandidatų atrankos procesą ir jį optimizuoti. Toks procesų įsivertinimas ypač vertingas organizacijoms, kuriose norintys įsidarbinti žmonės turi praeiti daug atrankos etapų.
„Vadovams ir atrankų specialistams svarbu strategiškai įvertinti atrankos procesą – kiek etapų būtina įtraukti, kiek sąlyčio taškų su kandidatu turėtų įvykti, kad sprendimas dėl darbo pasiūlymo būtų pagrįstas. Per ilgas procesas gali atbaidyti kandidatus, o per trumpas – pritraukti netinkamus žmones.
„ChatGPT“ gali pasiūlyti, kuriuos etapus būtų galima sutrumpinti ar supaprastinti, neaukojant atrankos kokybės. Be to, vadovai gali naudoti DI strateginiams klausimams – kaip pagerinti sąlyčio taškus su kandidatais ar įtraukti papildomų etapų, kurie padėtų išsiaiškinti reikšmingiausius dalykus. Svarbiausia – šis procesas padeda sukurti labiau subalansuotą, efektyvią atranką, kuri užtikrina geresnę kandidatų patirtį ir tuo pačiu padidina galimybes rasti tinkamą žmogų“, – atkreipia dėmesį pašnekovas.
Bendravimas su kandidatu
PVPA vadovė atkreipia dėmesį, kad kiekviename atrankos etape dalyvaujantis kandidatas turi gauti grįžtamąjį ryšį. Tai ne tik užtikrina teigiamą kandidatų patirtį, bet ir stiprina įmonės, kaip darbdavio, reputaciją. Šioje srityje, papildo D. Zavadskis, DI gali būti labai efektyvus pagalbininkas.
„Pavyzdžiui, „ChatGPT“ galima naudoti aiškiai ir profesionaliai komunikacijai su kandidatais palaikyti, atsižvelgiant į skirtingus atrankos etapus. Vadovai ar atrankų specialistai gali pateikti konkrečius prašymus, kad DI padėtų sukurti atsakymus apie tolesnius žingsnius ar suformuluoti personalizuotas žinutes, kurios stiprintų kandidatų patirtį. Tai padeda ne tik sukurti teigiamą įspūdį apie įmonę, bet ir stiprinti pasitikėjimą organizacija“, – komentuoja D. Zavadskis.
Personalizuotas grįžtamasis ryšys
Efektyvus ir personalizuotas grįžtamasis ryšys reikšmingas kiekviename atrankos etape – nuo pirmojo pokalbio iki proceso pabaigos, atkreipia dėmesį A. Bytautienė: „Kandidatai vertina ne tik profesionalų bendravimą, bet ir konkrečią informaciją apie jų stiprybes bei tobulintinas sritis, nepriklausomai nuo to, ar jie gavo darbo pasiūlymą.“
„Vėlgi, pasitelkiant DI, pavyzdžiui, „ChatGPT“, šį procesą galima ženkliai pagerinti. Vadovas gali pateikti įrankiui informaciją apie kandidatą, pabrėžiant stipriąsias puses ir sritis, kuriose galima tobulėti: „Kandidatas Tomas puikiai atliko tam tikras užduotis, tačiau kai kurie kiti dalykai galėtų būti atlikti geriau.“ Tada „ChatGPT“ padės suformuluoti draugišką, empatišką ir konstruktyvų grįžtamąjį ryšį“, – pateikia pavyzdį talentų medžiotojas D. Zavadskis.
Jis papildo, kad tokia praktika ypač naudinga situacijose, kai kandidatas nepatenka į kitą atrankos etapą. Toks personalizuotas laiškas, kuriame ne tik paaiškinama, kodėl kandidatas nepraėjo, bet ir pateikiami naudingi patarimai ar palinkėjimai, padeda kurti teigiamą įspūdį apie įmonę.
Pagalba argumentams per derybas
Atrankų metu dažnai kyla sudėtingų situacijų, kai vadovai ar atrankų specialistai susiduria su kandidatų elgesiu ar derybinėmis aplinkybėmis, reikalaujančiomis tinkamo atsakymo.
„Pavyzdžiui, kai kandidatai pradeda praleidinėti pokalbius ar nuolat nukėlinėti susitikimų laiką, vadovas gali paprašyti „ChatGPT“ suformuluoti mandagų, bet aiškų pranešimą apie proceso stabdymą. DI gali pasiūlyti racionalius ir emociškai neutralius argumentus, pavyzdžiui, remtis tuo, kad kandidatas neatitinka įmonės vertybių ar lūkesčių. Toks požiūris padeda išvengti galimų nesusipratimų ir išlaikyti profesionalų toną“, – pataria D. Zavadskis.
DI taip pat gali padėti derybų metu, kai kandidatų lūkesčiai neatitinka įmonės galimybių: „Pavyzdžiui, jei kandidatas prašo didesnio atlyginimo nei anksčiau aptarta, „ChatGPT“ gali padėti suformuluoti argumentus, kurie pabrėžtų įmonės siūlomas vertes ir naudą. Vadovas gali pateikti dirbtiniam intelektui anonimizuotą situaciją, o šis padėtų rasti tinkamiausią būdą, kaip išlaikyti kandidatą, tuo pačiu išlaikant abipusį supratimą ir pagarbą.“
Naujų darbuotojų įvedimas
DI gali būti naudingas ne tik darbuotojų atrankos procese, bet ir padedant naujiems darbuotojams sklandžiai integruotis į organizaciją. Tradiciškai naujiems darbuotojams tekdavo peržiūrėti didelį kiekį informacijos – nuo įmonės politikų iki intraneto sistemų, tačiau DI padeda šį procesą supaprastinti ir optimizuoti.
Pavyzdžiui, DI įrankiai gali susisteminti svarbiausius duomenis ir pateikti juos lengvai suprantamu formatu. Tokiu būdu nauji darbuotojai gali greičiau ir efektyviau įsisavinti informaciją, taip sumažinant stresą ir greitinant jų integraciją į komandą.
„Be to, DI gali padėti kuriant strategijas naujų darbuotojų mentorystei ar net lojalumo programoms. Tokie įrankiai gali išanalizuoti duomenis apie darbuotojų poreikius, jų stipriąsias puses ir galimus tobulinimo aspektus, o tai leidžia sukurti individualizuotas programas. Tačiau labai svarbu, kad DI būtų tik pagalbinė priemonė – vadovai ir personalo specialistai turi suteikti reikiamą turinį ir kontekstą. Nepamirškime, DI duoda geriausius rezultatus, kai jis naudojamas kartu su žmogaus žiniomis ir įžvalgomis“, – atkreipia dėmesį D. Zavadskis.
Darbuotojų apklausos
„ChatGPT“ gali padėti sukurti tinkamus klausimus, pritaikytus konkrečioms apklausos temoms ar tikslams, taip pat parengti aiškią komunikaciją, kuri paskatintų darbuotojus aktyviai dalyvauti.
Be to, nuasmeninus apklausos duomenis, DI gali analizuoti rezultatus ir pateikti svarbiausias įžvalgas. Vadovai gali paprašyti dirbtinio intelekto išskirti pagrindines tendencijas, pavyzdžiui, penkias priežastis, kodėl darbuotojai jaučiasi motyvuoti, arba sritis, kuriose reikėtų tobulėti.
„Kitas svarbus žingsnis – veiksmų rekomendacijos. Pasitelkus „ChatGPT“, galima ne tik identifikuoti problemines sritis, bet ir suformuluoti konkrečius veiksmus situacijai gerinti. Pavyzdžiui, vadovas galėtų paprašyti: „Atsižvelgiant į apklausos rezultatus, pateik rekomendacijas, kaip pagerinti bendravimą tarp komandų“, – sako D. Zavadskis.
Pokalbiai įmonės viduje
Tiek darbuotojams, tiek vadovams tenka reguliariai dalyvauti įvairiuose pokalbiuose, pavyzdžiui, metiniuose, ketvirčio, kasmėnesiniuose ar kassavaitiniuose susitikimuose. Tokiuose pokalbiuose aptariami darbo rezultatai, lūkesčiai, progresas bei kiti svarbūs aspektai. DI įrankiai, tokie kaip „ChatGPT“, gali reikšmingai palengvinti pasiruošimą šiems susitikimams ir pagerinti jų kokybę.
„Pavyzdžiui, vadovas gali pasitelkti DI, kad paruoštų pokalbio klausimus ar struktūrą, atsižvelgiant į konkretaus darbuotojo pareigas, tikslus ar ankstesnius rezultatus. Tam galima sukurti eksperto personą, kuri padėtų išanalizuoti turimą informaciją bei pateikti rekomendacijas“, - pataria D. Zavadskis.
Lygiai taip pat ir darbuotojai gali naudoti DI pasiruošti pokalbiui.
Pasitikėti aklai negalima
Abu pašnekovai atkreipia dėmesį, kad, nors DI siūlo daugybę galimybių, būtina jį naudoti atsakingai ir laikantis galiojančių reguliavimų. Visi veiksmai, susiję su darbuotojų atranka, patenka į aukštos rizikos kategoriją pagal Europos Sąjungoje priimtą Dirbtinio intelekto aktą (angl. AI Act), kurio įgyvendinimas šiuo metu vyksta ir Lietuvoje. Už šio proceso priežiūrą atsakingos dvi institucijos – Ryšių reguliavimo tarnyba (RRT) ir Inovacijų agentūra.
Tai reiškia, kad sprendimų priėmimą turi daryti žmogus, o ne DI sistema, Kitaip gali būti pažeisti teisiniai reikalavimai, o įmonė susidurti su rimtomis pasekmėmis. Kitaip tariant, DI gali padėti optimizuoti procesus, tačiau atsakomybė už sprendimus privalo išlikti žmogaus rankose.
Taip pat svarbu pabrėžti kritinio mąstymo svarbą. Nors DI gali suteikti įžvalgų ir generuoti idėjas, jo pateikta informacija gali būti klaidinga ar net „haliucinuojanti“. Tad visi duomenys ir pasiūlymai, gauti iš generatyvinio DI įrankių, turi būti patikrinti žmogaus. Tik taip galima užtikrinti sprendimų kokybę ir išvengti klaidų.
