Progresyvios įmonės, naudodamos inovatyvius darbo principus, tikrai gali nesunkiai įveikti šiuos iššūkius. Tad kaip atpažinti rizikas, kylančias dirbant nuotoliu, ir kaip padaryti, kad komandos darbas išliktų efektyvus, o darbuotojai – įsitraukę, laimingi ir produktyvūs?
Nuotolinio darbo iššūkiai – „susvetimėjusios“ komandos, neišnaudojami potencialai
Po kelerių metų darbo nuotoliu pastebima, jog taip dirbantys darbuotojai dažniausiai būna „atitolę“ nuo visos komandos, ypač, jeigu jų komanda dirba fiziškai toje pačioje lokacijoje. Dėl to iškyla nemažai rizikų – tokie darbuotojai ilgainiui nustoja jaustis komandos dalimi, juos tampa vis sudėtingiau įtraukti į įvairiausius projektus.
Be to, pastebima, kad jie ir patys rečiau nori prisidėti prie kuriamų iniciatyvų, tampa ne tokie kūrybiški ir netapatina savęs su įmone, kurioje dirba. Darbuotojai, kurie nebesijaučia įmonės dalimi, negali ir patys savęs atskleisti, tad jų talentas arba stipriausios pusės lieka neišnaudotos, jų potencialas nebegali skleistis, o taip sumažėja ir pačių darbuotojų savivertė. Tokie darbuotojai anksčiau ar vėliau pradeda kvestionuoti savo kuriamą vertę komandoje ir įmonėje – tuomet prasideda „tyliojo atsitraukimo“ etapas, kuris yra bene daugiausia kainuojantis tiek įmonei, tiek komandai. Svarbu paminėti, jog labai dažnai nemotyvuoti komandos nariai demotyvuoja ir kitus, kas paskatina bendrai prastesnius konkrečios komandos ir visos organizacijos rezultatus.
Tad vadovai, turintys hibridines komandas, susiduria su didžiuliu iššūkiu: kaip sukurti komandiškumo jausmą komandoje, kurioje ne visi yra įsitraukę ir nebesukuria tiek vertės organizacijai, kiek galėtų.
Skirtingoms nuotolinėms komandoms – skirtingi darbo principai
Svarbu paminėti, jog kiekvienai organizacijai sprendžiant, kaip patobulinti darbą nuotolinėse komandose, reikėtų įsivertinti, kokios egzistuoja organizacijoje komandos ir kas joms labiausiai tinka. Komandas galime skirstyti labai skirtingais pjūviais, tačiau kaip du svarbiausius pjūvius būtų galima išskirti komandų sandarą ir geografiją.
Sandaros prasme komandos gali būti 3 skirtingų tipų, iš kurių kiekvienai reikėtų pasirinkti ir pritaikyti skirtingus darbo metodus.
Išsiskirsčiusios subkomandos. Tai tokio tipo komandos, kurių nariai yra daugiau ar mažiau vienodomis grupelėmis, po kelis žmones, išsiskirstę keliose lokacijose. Tokioms komandoms sudėtingiau augti, nes jos natūraliai tampa komandomis komandose, jos gali nesijausti kaip „vienas kumštis“ ir tiesiog stengtis dirbti skirtingus darbus.
Tokių komandų lyderiai turėtų užtikrinti, kad jos turėtų pakankamai „komandos formavimo“ užsiėmimų, kurie būtų rengiami reguliariai. Taip pat reikėtų stengtis darbus planuoti ir dalyti taip, kad subgrupės būtų „priverstos“ dirbti kartu ir dalytis užduotimis.
Iš dalies išsiskirsčiusios komandos. Tokių komandų branduolys dirba vienoje vietoje, bet jos turi kelis satelitinius komandos narius, dirbančius kur nors atskirose lokacijose. Tokie žmonės, dirbantys atskirai, gali jaustis kaip pašaliniai. Jų įtraukimas į komandos veiklą ir sprendimus gali būti gerokai mažesnis nei kartu dirbančių narių.
Tokio tipo komandų nariai, o ypač jų lyderiai, turi užtikrinti vienodą visų narių įtraukimą. Reikėtų vengti priimti sprendimus ar spręsti problemas „prie kavos aparato“, daryti tą tik tada, kai visi susirenka kartu, nesvarbu, ar gyvai, ar skaitmeniniu būdu.
Visiškai išsiskirsčiusios komandos. Tokių komandų nariai yra pavieniui išsibarstę keliose skirtingose geografinėse vietose. Nors šis modelis atrodo sudėtingiausias, išties jis geresnis nei prieš tai minėti, nes visi komandos nariai gyvena ir dalijasi tokia pačia komandinio darbo dinamika. Šiose komandose sunku sukurti visišką pasitikėjimą ir artimą ryšį vienas su kitu, nes tokie komandos nariai dažnai nesusitiks gyvai visi kartu.
Lyderiams šiose komandose reikėtų stengtis rengti kuo daugiau trumpų (galbūt kasdienių) nuotolinių susitikimų vienas kitam pažinti ir pokalbiams ne apie darbą. Taip būtų mezgamas tarpusavio ryšys. Taip pat rekomenduojama skatinti kuo dažniau dirbti tarpusavyje. Jei ne visiems kartu, tai poromis ar trijulėmis (svarbu tas grupeles nuolat kaitalioti ir maišyti), galbūt tikrinti vienas kito atliktą darbą, papildyti ar padėti vienas kitam.
Geografiškai nutolusios komandos – kaip išlaikyti komandiškumo dvasią?
Geografine prasme, komandas taip pat galime išskirstyti į tris grupes ir joms pritaikyti skirtingus ir geriausiai joms tinkamus darbo pricipus.
Lokalios, bet nuotoliu dirbančios komandos. Tokiose komandose nariai dirba skirtinguose ofisuose ar namuose, tačiau netoli vieni nuo kitų (galbūt skirtinguose miestuose, bet toje pačioje šalyje ar pan.). Tokios komandos, nepaisant to, kad dirba nuotoliniu būdu, gali ir turėtų pakankamai reguliariai susitikti (pavyzdžiui, įsivesti taisyklę: „trečiadieniai kartu“). Taip lengviau puoselėjamas tarpusavio ryšys ir priimami svarbūs sprendimai.
Komandos, dirbančios tame pačiame geografiniame regione. Nariai gali būti skirtingose šalyse, tačiau esančiose netoliese. Komandos narius laiko juostų prasme skiria vos viena ar kita valanda ir jie, esant poreikiui, gali nesunkiai susisiekti lėktuvu ar automobiliu. Tokios komandos turėtų daug investuoti į skaitmeninius įrankius ir įrangą, kad galėtų greitai ir lengvai bet kuriuo metu susisiekti ar tiesiog kartu dirbti virtualiai. Jie turėtų stengtis susitikti gyvai bent kelis kartus per metus.
Pasauliniu mastu išsibarsčiusios komandos. Šios komandos dirba skirtingose šalyse aplink visą pasaulį, visi labai skirtingose laiko juostose ir nukeliauti vieniems pas kitus yra sudėtinga, brangu ir netvaru. Kadangi šios komandos gyvai susitinka geriausiu atveju kartą per metus, jos turi ypač daug investuoti į skaitmeninius įrankius. Šioms komandoms rekomenduojama turėti aiškią darbų aprašymo, registravimo vietą ir tvarką, dokumentų valdymo ir kaupimo sistemas, bendravimo žinutėmis įrankius, kuo daugiau standartizuotų darbo praktikų, kad būtų išvengta nesusipratimų. Taip pat reikalinga gera įranga nuotoliniams pokalbiams, užtikrinamas geras nuolatinis interneto ryšys. Jei yra nors viena ar kelios valandos per dieną, kuomet visa komanda yra darbe, reikia jas išnaudoti ir tuo metu dirbti kartu, bendrauti, klausti, aiškintis bei padėti vienas kitam.
Kaip užtikrinti sklandų komandos darbą, dirbant nuotoliu?
Vis dėlto, visose komandose, nepaisant jų sandaros ar geografinės specifikos, taip pat galėtų egzistuoti bendri darbo principai, kurie padėtų komandos nariams išlikti įsitraukusiems, motyvuotiems ir sklandžiai dirbti drauge nuotoliu.
Pirmiausia, reikėtų burti nedidelio dydžio komandas. Ne veltui „Agile“ filosofijoje mėgstama sakyti, kad komanda turėtų būti tokia, kad ją būtų galima pamaitinti vos 2 didelėmis picomis. Tinkamai valdyti dideles komandas net būnant fiziškai kartu yra sunku, o nuotoliniu būdu tai padaryti itin sudėtinga. Kolegos nepažinos vieni kitų, turės per daug atsakomybių ir per mažai fokuso, lyderiui bus sunku visus pažinti. Tad buriant nuotolinę komandą yra rekomenduojama naudotis formule: 7±2 žmonės vienoje komandoje.
Komandoms taip pat reikėtų turėti aiškų ritmą. Rekomenduojama susitikti nuotoliniu būdu bent kartą per dieną, nors ir trumpiems (15 minučių) susitikimams darbams susiderinti ir sinchronizuoti. Kartą per dieną galima rengti ir trumpus nuotolinius „kavos susitikimus“, kur kolegos galėtų pabendrauti apie viską, tik ne apie darbą. Reguliariai (kas 2, 3 ar 4 savaites) reikėtų daryti ir komandos tobulinimo susitikimus, kur būtų kalbama apie tai, ką reikia keisti, kad komanda taptų dar geresnė („Agile“ metodikoje tai vadinama retrospektyvomis). Tai padės geriau sutarti, susiderinti, visada žinoti, kad yra erdvė iškelti vieną ar kitą klausimą, pažinti kolegas ir gebėti augti tiek individualiai, tiek kaip komanda. Svarbu paminėti, kad tai reikėtų daryti nuolat ir ritmiškai.
Nuotolinėms komandoms visada taip pat padeda ir tinkami įrankiai bei aiškiai suformuluotos taisyklės, kada jais naudotis. Siekdami išvengti netikslios komunikacijos, pasimetusių darbų, pasiklydusių dokumentų, susitarkite dėl to, kokius įrankius ir kaip naudosite. Kokie komunikacijos kanalai bus naudojami kokiais atvejais: kada rašysite laišką, kada – žinutę, kada – komentarą intranete. Susitarkite ir taisykles, kur turi būti laikomi įvairūs dokumentai, kokia jų laikymo tvarka, atnaujinimo taisyklės. Taip paprasčiausiai išvengsite nemalonių nesusipratimų, kurie kartais gali ir labai brangiai kainuoti.
Labai svarbu, kad ir pats vadovas būtų įsitraukęs į savo komandos darbus, suprastų, kurie darbai šiuo metu yra prioritetiniai, kas laukia ateityje, kad dalytųsi su komanda ateities planais, taip gebėdamas valdyti darbų pasiskirstymą komandoje. Ne mažiau svarbu yra vadovui pažinoti savo komandą ir jausti jos pulsą – kas ir kuo gyvena šiuo metu.
Be to, siekiant užtikrinti sklandų komandos darbą, vadovo pagrindinis uždavinys yra palaikyti tinkamą santykį su savo darbuotojais. Santykius užmegzti puikiai padeda reguliarūs susitikimai su savo darbuotojais (angl. one to one), kurių metu patartina kalbėti ne apie darbus, bet labiau apie darbuotojo augimą, jauseną ir būseną dabartyje, darbuotojo lūkesčius karjerai. Reguliarūs susitikimai labai tinkami išsakyti ir vadovo lūkesčius savo komandos nariams, kokių kompetencijų stinga vienam ar kitam asmeniui arba kurias kompetencijas reikėtų dar labiau vystyti. Svarbu atkreipti dėmesį, kad tokie reguliarūs susitikimai neturėtų būti atšaukiami (nebent susiklosto tam tikros aplinkybės), nes tai yra laikas, kuomet darbuotojas ir vadovas tvirtina arba kuria tarpusavio ryšį.
Siekiant išlaikyti darbuotojų prisirišimą prie įmonės dirbant nuotoliu, labai svarbu nuolatos dalytis su darbuotojais įmonės rezultatais, nebijant atsakyti į iškilusius klausimus (tokie susitikimai gali vykti kartą per ketvirtį ar kartą per pusmetį). Kuo didesnis skaidrumas – tuo didesnė tikimybė, kad ir patys darbuotojai stengsis gerinti įmonės rezultatus ir dirbti bendro tikslo link. Dažnai organizacijose yra baiminamasi klausimų, kuriuos darbuotojai gali užduoti, tačiau kuo atviresnis ir betarpiškesnis bendravimas tarp įmonės vadovų ir darbuotojų, tuo geresnis santykis užmezgamas. Pasidalijimas įmonės problemomis su darbuotojais padės jiems susidaryti išsamų vaizdą, kuo šiuo metu gyvena įmonė, pasidžiaugti pasiektais rezultatais ir net atrasti tinkamus sprendimus susidariusioms situacijoms spręsti.
Jei įmanoma, dar vienas būdas, kuris gali padėti dirbti nuotoliu, – darbų vizualizavimas. Paieškokite būdų, kaip vizualizuoti komandoje šiuo metu esančius darbus ir užduotis. Dažniausiai tai bus virtuali „lenta“, kurioje kabės atlikti, dabartiniai bei laukiantys darbai. Tie darbai turi turėti aiškius savininkus, t. y. turi būti paskirtas komandos narys, galutinai atsakingas už kiekvieną užduotį. Tokio vizualizavimo tikslas: turėti visus darbus vienoje vietoje, kad bet kas, norintis sužinoti, ką šiuo metu daro komanda ar kuris nors komandos narys, galėtų atsidaryti virtualią „lentą“ ir pamatyti visą reikiamą informaciją. Svarbu, kad tas darbų vizualas būti atnaujinamas kuo dažniau, netgi keletą kartų per dieną.
Taigi, už efektyvias, darbu ir organizacija patenkintas komandas esame atsakingi visi – ir komandų lyderiai, ir kompanijos vadovai, ir kiekvienas darbuotojas. Nepaisant to, jog nuotolinis darbas gali sukelti daug iššūkių, progresyvios organizacijos, naudodamosi inovatyviais sprendimais ir darbo principais, gali sukurti efektyviai veikiančias komandas nuotoliu, kurios neša vertę organizacijai ir turi patenkintus bei įsitraukusius darbuotojus.