Kompanija „Baltic Amadeus“ yra viena tų, kuri, nelaukdama Vyriausybės nurodymų, jau priėmė sprendimą masiškai grįžti prie nuotolinio darbo. „Situacijai šalyje nerimstant ir vis atsirandant naujų besimptomių atvejų, daugėjant kontaktų skaičiui su asmenimis, kurių aplinkoje yra sergančiųjų (vadinamųjų trečiųjų kontaktų), nutarėme nerizikuoti darbuotojų sveikata ir grįžti prie nuotolinio darbo. Nuo šios savaitės nusprendėme biuruose leisti dirbti ne daugiau kaip 30 proc. darbuotojų. Tie, kurie dėl tam tikrų svarbių priežasčių norės arba turės dirbti biuruose, privalės informuoti apie atvykimą ir užsiregistruoti. Registraciją vykdysime ir atnaujinsime kas dvi savaites“, – apie naująją darbo tvarką pasakoja kompanijos personalo ir marketingo vadovas Darius Dužinskas.
Pašnekovas sako, kad po karantino į biurus darbuotojai grįžo etapais, tačiau pasikalbėjus su darbuotojais, įvertinus situaciją, birželio pabaigoje nutarta dirbti lanksčiai. „Tris dienas dirbome biure, o dvi (ketvirtadienį ir penktadienį) pasirinktinai buvo galima dirbti iš namų arba iš biuro. Mums šis modelis pasiteisino ir juo naudojomės iki šiol“, – sako Darius Dužinskas.
Didžiausiu nuotolinio darbo iššūkiu, kilusiu karantino metu, kompanijos atstovas vadina klausimą: Kaip išlaikyti darbo efektyvumą? „Ieškojome, kaip galėtume šią problemą spręsti, bet neradę tinkamo įrankio, sukūrėme patys. Programėlės, skirtos platformai „Microsoft Teams“ – „Retro“ ir „Scrum Poker“ – padeda užtikrinti reguliarų grįžtamąjį ryšį bei tinkamai įvertinti, kiek laiko reikės paskirtoms užduotims atlikti. Iš esmės, be technologinių sprendimų, labiausiai mums padėjo keli svarbūs aspektai: nuolatinė komunikacija apie tai, kas vyksta ir kokius žingsnius įmonė planuoja keičiantis situacijai, padidėjęs vadovų dėmesys komandoms, skaidrumas ir atviras informacijos pateikimas darbuotojams, periodiniai kas savaitę vykstantys vaizdo skambučiai su vadovu, kurių metu ne tik kalbama apie projektus, sėkmes ir nesėkmes, bet ir užtikrinamas abipusis grįžtamasis ryšys. Kitaip tariant, visi žinojo, kas vyksta, ką darome ir kaip darome“, – pasakoja kompanijos personalo ir marketingo vadovas.
Didesnius pokyčius prognozuoja rudenį
„Ignitis grupės“ Žmonių ir kultūros departamento vadovė Renata Augustaitienė pasakoja, jog į kompanijos biurus didelė dalis darbuotojų sugrįžo dar iki liepos mėnesio pradžios. „Vis dėlto, panašu, kad artėjant rudeniui, vėl teks persikelti dirbti į namus. Atsižvelgiant tiek į susirgimo atvejus, tiek į galimai nuotolinį mokyklų darbo pobūdį“, – sako R. Augustaitienė.
Specialistė sako, kad didžiausi iššūkiai, su kuriais susidūrė įmonė, pirmosios viruso bangos metu, buvo nuotoliniams susitikimams pritaikytų erdvių ir techninės įrangos stoka. Taip pat ir „Baltic Amadeus“ atstovo Dariaus Dužinsko minėtas darbo nuotoliniu būdu efektyvumas.
„Svarbiausias klausimas, kaip pamatuoti, ar iš namų dirbama efektyviai. Vienas iš pasiteisinusių būdų tapo nuolatinis ir dažnas darbuotojų rezultatų ir savijautos aptarimas su vadovu. Visgi, intensyviai galvojame, kokias technologijas turėtume pasitelkti į pagalbą, kad tiek vadovams, tiek darbuotojams būtų lengviau matyti darbo eigą ir rezultatus. Norisi išvengti sekimo ir baudimo principo, bet turime rezultatus turime matuoti. Nespręsdami problemų iš karto, rizikuotume, kad metų pabaigoje, kai skaičiuojame rezultatus, sulauksime didelių nuostolių“, – kalba kompanijos Žmonių ir kultūros departamento vadovė.
Ilgalaikiuose kompanijos planuose – lankstus darbo būdas. Kuomet dalį laiko dirbama biuruose, o dalį – namuose. „Ties šiuo klausimu dirba specialiai tam suburta komanda. Jie mąsto, kaip sukurti efektyvią lankstaus darbo rutiną. „Jei, pavyzdžiui, naujo darbuotojo samdymas ir įvedimas į komandą didelių keblumų nesukėlė. Išryškėjo kita, gana didelė problema – pastebėjome, kad žmonėms buvo labai sunku rasti pusiausvyrą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo. Dirbant iš namų valandos tarsi išplaukdavo, pietų pertraukos išnyko, darbo reikalams būdavo skiriami ir vėlūs vakarai. Žmonės pervargo. Taigi, norėdami to išvengti ateityje, skiriame daug laiko ir pastangų efektyvios, gerai paskaičiuotos darbo rutinos namuose sistemos kūrimui“, – planais dalijasi Renata Augustaitienė
Darbas iš namų nėra didžiausias iššūkis
Kompanijos „Devbridge“ Žmonių ir organizacijos vystymo direktorė Raimonda Alonderienė pasakoja, kad jų įmonėje darbas nuotoliniu būdu vyko stebėtinai sklandžiai. „Įmonės rezultatai karantino metu buvo ypač geri. Produktyvumas didesnis nei prieš karantiną. Organizacijoje yra puoselėjama atvirumo kultūra – net ir prieš karantiną kiekvienam klientui įdiegiama programa, kuri rodo mūsų darbuotojų nuolatinį progresą projekte. Tad mums nereikėjo papildomai įvedinėti jokių kontrolės priemonių darbuotojams. Visgi, kai kurie kolegos prisipažino, kad pritrūko valios ir disciplinos sėkmingai dirbti namuose, išlaikyti pusiausvyrą tarp darbo ir asmeninio laiko. Kai kuriems buvo nelengva prisitaikyti, pavyzdžiui, vienoje erdvėje darbuojantis su kitais šeimos nariais. Ypač sunku buvo tiems, kurie turi ikimokyklinio amžiaus vaikų. Kiti iššūkiai, kuriuos paminėjo darbuotojai – sulėtėjusi komunikacija ir neformalių susitikimų trūkumas. Daugelis ėmė ilgėtis gyvų pokalbių su kolegomis ir malonių smulkmenų, kurias jiems siūlo biuras – geros kavos, nemokamų penktadienio pietų, stalo teniso su draugais per pertraukas“, – patirtimi dalijasi pašnekovė.
Įsigaliojus leidimui grįžti į biurus, įmonės vadovybė pradėjo svarstyti ilgalaikius darbo būdo pokyčius. „Apklausėme darbuotojus: kiek nuotolinio darbo tikėtųsi, kokius iššūkius turėtume palengvinti. Remdamiesi jų atsakymais, sudarėme galimybes dirbti iš namų iki kelių dienų per savaitę, susitarus su vadovu ir projekto komanda. Nepaisant to, kiekvienas darbuotojas, nepriklausomai nuo to, kiek dienų dirba iš namų, turi savo asmeninę darbo erdvę biure.
Čia supratome gana netikėtą dalyką – mums daugiau iššūkių kelia ne masinis nuotolinis, o mišrus darbas, kai dalis komandos dirba per nuotolį, o dalis iš biuro. Taigi, sutarėme, kad esant palankioms aplinkybėms, pagrindinius susitikimus organizuosime biure, naujokus kviesime gyvai susipažinti ir kurį laiką padirbėti su komanda. Mišriai dirbančioms komandoms rekomenduojame informuoti iš anksto, kas kur planuoja dirbti, įtraukti „zoom“ nuorodą į visus reguliarius susitikimus, kalbėtis įjungus kamerą ir nepriimti svarbių sprendimų po to, kai „zoom“ skambutis baigtas, nors biure esantys darbuotojai pokalbį pratęsia toliau. Taip norime išlaikyti stiprius santykius mūsų komandose ir išvengti „vaiduokliško“ jausmo, kai esi vienas kažkur anapus kameros“, – sako R. Alonderienė.
Pagrindinis dėmesys – bendravimui
JAV kompanija „Cognizant Technology Solutions“, net ir pasibaigus karantinui, grąžinti darbuotojų į biurus neskubėjo. Personalo direktorė Baltijos šalims Edita Znutienė sako, kad net šiuo metu didžioji darbuotojų dalis tebedirba iš namų. „Būdami lankstūs bei atsižvelgdami į darbuotojų pageidavimus bei Vyriausybės reikalavimus, sudarėme sąlygas daliai darbuotojų dirbti biure. Tad tie, kas pasigedo komandos narių, gyvo bendravimo – buvo kviečiami atgal į biurą, užtikrinant visas saugumo priemones. Ateityje planuojame dirbti taip pat lanksčiai kaip iki šiol. Žinoma, besikeičianti COVID-19 situacija šalyje gali pakoreguoti mūsų planus, bet pokyčiams esame pasiruošę“, – pasakoja E. Znutienė.
Pašnekovė sako, nepaisant to, kad darbuotojams reikėjo prisitaikyti prie naujos situacijos: kaip ir kur įsirengti darbo vietą namuose, kaip susidėlioti savo rutiną, kaip suderinti laiką darbui ir laiką šeimai – ypač jei namuose yra mažų vaikų, kaip užtikrinti savo produktyvumą, darbo kokybę, jie dirbo dar produktyviau nei iki tol.
„Kaip didžiausią prioritetą, pradėjus dirbti nuotoliniu būdu, matėme tinkamą komunikacijos valdymą. Pagrindinis tikslas buvo užtikrinti, kad darbuotojai gautų nuoseklią ir tikslią informaciją apie bet kokius pokyčius bei artimiausius planus, rasti naujus komunikacijos kanalus.
Didelis dėmesys buvo skiriamas vadovams. Skatinome juos rasti naujų būdų bendrauti su komanda. Jei anksčiau susirinkimai su komanda vykdavo kelis kartus per savaitę, tai šiuo periodu juos suaktyvinome ir skatinome daryti kasdien, kad galėtumėm geriau suprasti komandos nuotaikas, nusiteikimą bei poreikius. Karantino metu itin skatinome neformalų bendravimą, organizavome daug konkursų, virtualius talentų pasirodymus. Iki šiol kartą per savaitę siūlome darbuotojams užpildyti trumpą klausimyną, kuris parodo darbuotojų savijautą, įsitraukimą, padeda suprasti ties kokiais iššūkiais verta dirbti. Taip pat kartą per savaitę visi darbuotojai yra kviečiami į virtualią valandą su kava, kurios metu galime dalintis ir diskutuoti įvairiais klausimais, taip pat gauti atsakymus į rūpimus klausimus. Tiesa, vasaros laikotarpiu ši iniciatyva buvo sustabdyta ir grįš rudenį. Šiuo laikotarpiu taip pat buvo sukurta ir virtuali komunikacijos platforma, kuri kviečia visus darbuotojus bendrauti bei nenutolti nuo įmonės gyvenimo“, – patirtimi pasidalijo Personalo direktorė Baltijos šalims Edita Znutienė.